Comment automatiser la validation de documents dans une entreprise ?

Voyons en détail comment automatiser la validation de documents dans une entreprise, en mettant l'accent sur le fonctionnement concret d'un workflow et ses avantages.

La digitalisation du monde des affaires est inéluctable, et avec elle, l'automatisation des processus internes gagne en importance. Parmi ces processus, la validation de documents joue un rôle clé, mais il est souvent laborieux et chronophage. C'est là que l'automatisation des workflows entre en jeu, offrant une solution moderne et efficace pour accélérer ces validations essentielles. Voyons en détail comment automatiser la validation de documents dans une entreprise, en mettant l'accent sur son fonctionnement concret et ses avantages.

Les avantages de l'automatisation des workflows

L'automatisation des workflows est une approche révolutionnaire pour rationaliser la validation de documents au sein d'une entreprise. Elle présente de nombreux avantages, notamment :

Gain de temps considérable

L'un des avantages les plus évidents de l'automatisation des workflows est le gain de temps. Les processus de validation de documents qui prenaient autrefois des jours, voire des semaines, peuvent désormais être accomplis en quelques heures, voire en quelques minutes. Cette rapidité s'explique par l'élimination des tâches manuelles répétitives et la réduction des délais d'attente.

Réduction des erreurs humaines

L'automatisation réduit considérablement le risque d'erreurs humaines. Les collaborateurs ne sont plus responsables de la saisie de données manuelles, ce qui diminue les risques d'inexactitudes et de données incorrectes. Les workflows automatisés suivent un ensemble d'instructions précises, minimisant ainsi les risques d'erreur.

Amélioration de la traçabilité

Avec l'automatisation, chaque étape du processus de validation de documents est enregistrée et traçable. Vous pouvez facilement suivre le statut et l'état de chaque affectation en temps réel, ce qui améliore la transparence et la responsabilité au sein de l'entreprise.

Comment fonctionne l'outil de l’automatisation des workflows ?

Un workflow ou circuit de validation électronique désigne le processus d'approbation de documents à travers l'exécution de tâches par différents intervenants impliqués dans la réalisation d'un processus métier. Ce mécanisme permet d'assurer une gestion efficace des documents en garantissant que chaque étape du processus est accomplie et validée par les parties concernées.

Grâce à cet outil, les entreprises peuvent optimiser leurs opérations en éliminant les retards et les erreurs souvent associés aux approbations manuelles. Voici comment cela fonctionne concrètement :

1. Plateforme no code, glissez/déposez application de flux de travail : l'utilisation d'une plateforme no code permet de créer des workflows sans nécessiter de compétences de codage. Il vous suffit de glisser et de déposer des éléments pour concevoir le flux de travail idéal pour votre entreprise.
2. Interface "WYSIWYG" ("ce que vous voyez est ce que vous obtenez") : permet de visualiser le flux de travail en temps réel. Vous pouvez voir exactement comment il se présentera pour les utilisateurs finaux.
3. Workflow personnalisé (linéaire/conditionnel) à votre processus métier : l'automatisation des workflows est entièrement personnalisable. Vous pouvez créer des flux linéaires ou conditionnels, en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Intégré à une solution de gestion électronique de documents, le workflow permet de définir différentes étapes de validation, d'affecter les tâches aux intervenants appropriés des différents services et de définir les règles de déclenchement des validations en fonction de critères prédéfinis.
4. Notification en temps réel des tâches à traiter : lorsqu'une tâche nécessite une validation, le système envoie automatiquement des notifications aux parties concernées. Plus besoin de surveiller constamment les documents en attente de validation. Les utilisateurs recevront une notification en temps réel leur indiquant les tâches qui nécessitent leur attention, ce qui leur permet de prendre des mesures rapidement et d'éviter les retards. Des rappels peuvent être configurés pour un suivi efficace.
5. Accessibilité également en déplacement : les collaborateurs peuvent valider les tâches en déplacement, depuis leur téléphone ou tablette, ce qui améliore l'efficacité et la réactivité de l'entreprise.
6. Suivi en temps réel du traitement des documents et des tâches : la visibilité en temps réel est essentielle. Vous pouvez suivre le statut de chaque affectation, identifier les goulots d'étranglement et prendre des mesures correctives rapidement. La traçabilité vous permet d'identifier les problèmes potentiels et d'améliorer continuellement vos processus.

Le top 5 des workflows implémentés en entreprise

En étant intégré à un système de gestion électronique de documents (GED), le workflow peut être adapté à votre secteur d'activité et peut être intégré à vos applications métiers grâce à des connecteurs API. Cette approche offre la possibilité d'automatiser plusieurs types de tâches et de lier des documents à différents services.

Pour mieux comprendre comment l'automatisation des workflows peut bénéficier à votre entreprise, voici une sélection des cinq workflows les plus couramment mis en place par les entreprises.

• Demande d'achat : le processus de demande d'achat commence par la création de la demande, suivie de la validation de la direction. Une fois validée, la demande est envoyée au fournisseur, accélérant ainsi le processus d'approvisionnement.
• Facture fournisseur : l'automatisation de la réception de la facture jusqu'à la validation du paiement améliore l'efficacité comptable et garantit que les paiements sont effectués en temps opportun.
• Contrat de travail : la rédaction et la validation des contrats de travail sont simplifiées grâce à l'automatisation. Une fois validés par le département des ressources humaines, les contrats sont communiqués aux salariés et signés électroniquement, réduisant les délais.
• Demande de congés : les demandes de congés sont simplifiées grâce à des formulaires électroniques. Après validation par le département des ressources humaines, des notifications sont envoyées aux collaborateurs concernés, améliorant ainsi la gestion des congés.
• Réclamation client : l'automatisation de l'enregistrement et du traitement des réclamations clients accélère la résolution des problèmes et renforce la satisfaction de la clientèle. Des notifications sont envoyées au client pour le tenir informé de l'avancement de sa réclamation.

En conclusion, l'automatisation des workflows offre une solution efficace pour accélérer la validation de documents au sein des entreprises. Elle présente des avantages considérables, notamment un gain de temps, une réduction des erreurs et une meilleure traçabilité. En implémentant des workflows adaptés à vos besoins spécifiques, vous pouvez améliorer considérablement l'efficacité de vos processus internes.