5 facteurs de dépenses excessives dans l'entreprise... et comment les combattre

Les dépenses trop élevées sont courantes dans les entreprises, exacerbées par l'incertitude et l'instabilité économiques. Mais, vous pouvez les limiter facilement.

Le niveau trop élevé de dépenses est un problème courant dans les entreprises, exacerbé par l'incertitude et l'instabilité économiques. Cela ronge la rentabilité, étouffe l'innovation et freine la croissance. Malgré tous les efforts de responsabilité financière et d'ajustement des budgets dans cette optique, les entreprises multifacettes (surtout celles qui ont tendance à fonctionner en silos) font facilement des dépenses inutiles sans le vouloir.

Et quand le cycle d'augmentation des dépenses est enclenché, il est difficile d'en sortir quand plusieurs départements contribuent au problème. Mais bonne nouvelle : vous pouvez limiter les dépenses inutiles, et sans changement drastique.

Il existe un domaine dans lequel vous pouvez actionner toute une variété de leviers pour ajuster les dépenses, et auquel vous n'avez sans doute pas pensé. L'ingénierie est essentielle pour toute entreprise qui opère dans l'univers des technologies ou en est proche (et dans le climat commercial moderne, cela concerne presque tout le monde). Bien que l'ingénierie mérite de plein droit un budget sain, elle nécessite quand même un examen attentif. Un peu plus de précision peut faire une énorme différence, libérant des réserves de trésorerie et réduisant les dépenses sans impacter la croissance.

Commençons par identifier les coupables habituels des dépenses excessives. Ces facteurs ne sont pas propres à l'ingénierie, mais il est judicieux d'en discuter avec vos responsables ingénierie pour être sûr d'obtenir une image complète de la situation.

Domaines où vous risquez des dépenses inutiles

Licences logicielles et abonnements 

L'une des principales causes de dépenses inutiles concerne les licences logicielles. Les entreprises tombent souvent dans le piège qui consiste à acheter le type de licence le plus cher, sur la base de suppositions plutôt qu'en fonction de décisions reposant sur des données. Les abonnements peuvent aussi s'accumuler, avec des services redondants ou sous-utilisés qui siphonnent vos ressources. (Astuce de pro : en faisant appel à un fournisseur unique avec une vitrine unique rationalisée et intégrée, vous pouvez rendre vos achats de logiciels bien plus efficaces, ce qui facilite la vie de tout le monde.)

Formation et conseil 

Même s'il est indispensable d'investir dans le développement des collaborateurs, des services de formation et de conseil mal gérés peuvent vite faire gonfler les coûts sans apporter les avantages attendus. Vous risquez aussi de trop dépenser en formation si vous choisissez des solutions trop lourdes. La formation (et le dépannage) est d'autant plus simple que le logiciel est intuitif.

Hébergement dans le Cloud 

L'attrait de l'évolutivité et de la flexibilité de l'hébergement dans le Cloud conduit souvent à une expansion incontrôlée de l'infrastructure, dont la facture risque de vous surprendre. Plus grand ne veut pas toujours dire mieux. Choisissez des solutions capables de fonctionner à la fois à plus grande et à plus petite échelle, de façon réfléchie dans les deux cas.

Externalisation et augmentation du personnel :

L'externalisation peut optimiser les coûts, car vous pouvez adapter vos effectifs en fonction de vos besoins, mais usez-en avec sagesse. Gérer un trop grand nombre de partenaires externes peut devenir difficile. L'absence d'examens périodiques et de regroupement des fournisseurs peut entraîner des dépenses excessives.

Contrats pour l'augmentation du personnel :

Il n'y a pas de recette miracle. Lorsqu'il s'agit de contrats, choisissez le type le mieux adapté aux besoins et aux objectifs de la mission. Il peut s'agir d'une offre fixe, de délais et de matériaux, ou d'une autre option, mais les inefficacités financières se multiplient si vous ne choisissez pas le type adapté. Et n'oubliez pas que ces besoins et objectifs peuvent changer avec le temps, alors révisez régulièrement vos contrats.

Maintenant que nous avons examiné le problème, voyons les solutions qui aident les responsables à éviter les dépenses inutiles et à rediriger les ressources là où c'est le plus important.

Solutions pour éviter les dépenses inutiles

Prioriser les services essentiels

Créez la liste des services indispensables, qui impactent directement la fidélisation des clients, la génération de profit et la croissance future. Donnez la priorité à ces services en fonction de leur impact et allouez-leur des ressources en conséquence.

Définir des objectifs et des mesures précis

Avant de faire appel à des services externes, établissez clairement vos objectifs et définissez les mesures de réussite. Assurez-vous que chaque investissement peut être justifié par rapport à ces objectifs.

Mesurer et répéter

Mesurez sans cesse votre retour sur investissement. Commencez petit, mesurez régulièrement, et préparez-vous à augmenter, réduire, maintenir ou cesser un investissement en fonction des résultats. Ce processus répétitif doit avoir lieu au moins tous les trimestres.

Responsabilité et imputabilité

Assurez-vous que les équipes d'ingénierie assument entièrement la responsabilité de toutes les décisions d'achat et rendent des comptes. Chaque dépense doit être justifiée par rapport aux éléments de base de l'entreprise. 

Récompenser et reconnaître l'efficacité

Mettez en place un système de récompenses qui distingue ceux (personnes et/ou équipes) qui vous apportent efficacité, productivité accrue et expérience améliorée. Envisagez de réinvestir certaines économies dans des projets d'innovation et de proposer des « récompenses ponctuelles » pour les meilleures contributions en matière d'économies.

En conclusion, pour améliorer vos résultats

Les responsables ingénierie ont toujours eu une responsabilité financière, ce n'est pas nouveau. En revanche, elle n'a pas été aussi étroitement mesurée et analysée qu'elle devrait l'être. Aujourd'hui, il vous faut une approche plus responsable, basée sur les données. Pour lutter efficacement contre les dépenses inutiles, les entreprises doivent commencer par reconnaître les facteurs opérationnels plus larges qui contribuent à ce gaspillage, puis mettre en place des stratégies claires pour des dépenses responsables et efficaces.

N'oubliez pas : il ne s'agit pas de réduire les coûts tous azimuts. Il faut allouer judicieusement les ressources pour stimuler la croissance, favoriser l'innovation, booster la productivité, améliorer l'efficacité et maintenir un avantage concurrentiel. Ce faisant, les responsables ingénierie jouent un rôle prépondérant pour orienter leur entreprise vers une meilleure santé financière et une croissance durable.