Quel rôle pour le bureau ?

A l'heure du télétravail le bureau a un nouveau rôle à jouer: celui de lieu d'échange et de co-création.

Ces dix dernières années, les communications ont évolué à un rythme que les entreprises n’ont pas été en mesure de le suivre.

Les opinions varient sur le rôle et l’importance du lieu de travail dans l’entreprise moderne. De nombreux acteurs avancent que c’est la nature du travail qui importe, et non le lieu où il s’effectue. Des entreprises comme Google, par exemple, appliquent cette flexibilité en faisant du lieu de travail  un espace davantage dédié aux rencontres, à la créativité et à la collaboration qu’un endroit où les employés passent leur temps assis à expédier des e-mails.

Je souscris entièrement à cette philosophie : il faut désormais pouvoir travailler partout tout en montrant le même engagement qu’au bureau. Si un déplacement demeure nécessaire, cela doit se faire pour rencontrer ses collègues en personne.

Cependant, nous entendons aussi parler d’entreprises qui caressent l’idée de pousser cette démarche à l’extrême, en abandonnant purement et simplement leur lieu de travail. Pour ma part, je plaiderais fermement que non seulement il y a encore une vie au bureau mais que celle-ci connaît même un renouveau en faisant intervenir de nouvelles méthodes de travail. Il ne faut en effet pas oublier les avantages que cela représente.

La distance n'est pas synonyme de désengagement

L’essor du télétravail et la dispersion croissante du personnel tend à susciter une éthique du travail risquant d’aboutir à un certain détachement et à une perte de relation entre les employés. En outre, si les outils de communication et les technologies mobiles ont accompli des merveilles pour abolir les distances géographiques, bon nombre sont optimisés pour l’échange d’informations et de données mais ne favorisent guère un engagement ou une véritable collaboration entre les employés.

Cette situation change du tout au tout avec les progrès continus des communications unifiées (UC). Alors que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à déployer des solutions UC interopérables, nous constatons que les employés adoptent plus facilement ces technologies collaboratives, telles que la vidéoconférence et les réseaux sociaux ou encore de nouvelles méthodes d’accès, à l’image des accessoires connectés (wearables).

Dans un cadre de télétravail, la possibilité d’envoyer un message instantané à un collègue ou d’engager une vidéoconférence aussi facilement que l’envoi d’un e-mail favorise grandement les relations de travail et l’engagement du personnel. Il doit en être de même pour la vidéo et tout autre canal de communication utilisé, permettant de consulter ses e-mails sans sortir de la pièce. Nombre d’entreprises font appel à des outils collaboratifs tels que des réseaux sociaux internes afin d’encourager des échanges naturels entre leurs employés. Certaines vont même jusqu’à créer des environnements peuplés d’avatars et des univers rappelant celui des jeux pour rendre les communications professionnelles moins austères.

Toutefois, ces outils ne fonctionnent vraiment que s’ils sont intégrés et unifiés derrière une seule et même interface utilisateur, faute de quoi l’obligation d’utiliser des applications hétérogènes freinant la communication, aboutit souvent à un repli vers l’e-mail comme solution de facilité.

C’est en favorisant l’engagement et la productivité du personnel que nous pourrons privilégier la nature du travail plutôt que le lieu où il s’effectue.

Quel rôle pour le bureau ?

En dépit des multiples avancées des technologies de télétravail, les conclusions d’une étude européenne de l’observatoire Activeo* révèlent qu’en France 77% des salariés se rendent à leur bureau tous les jours. Selon moi, le bureau doit perdurer pour ceux qui souhaitent travailler dans ce type d’environnement. Notre vie au bureau est très animée et évolue avec nous, gagnant en fluidité grâce aux possibilités offertes par les nouvelles technologies et le télétravail.

Il semble que les communications unifiées résolvent toutes les problématiques du bureau moderne et du télétravail. Nous manquerions cruellement de clairvoyance si nous n’envisagions pas les effets de toutes ces technologies sur le bureau proprement dit. Des systèmes intelligents, optimisés pour les communications, qui non seulement personnalisent l’environnement de bureau mais encouragent aussi l’interaction entre collègues, peuvent considérablement stimuler la productivité et la créativité ainsi que l’engagement du personnel.

L’impact sur l’espace du bureau pourrait en être profond. Imaginez un environnement de travail qui vous reconnaît en tant qu’individu, que vous soyez un employé, un partenaire, un client ou un fournisseur. Un bureau capable de savoir qui entre dans le bâtiment, de quel accès physique cette personne a besoin, quels équipements elle porte sur elle et quelles informations pourraient lui être nécessaires. De plus, ce bureau connaît vos préférences en matière d’éclairage, de température et d’aménagement de la pièce. Il vous informe de l’arrivée dans les locaux de toute personne susceptible de vous être utile sur un projet en cours et peut même organiser automatiquement une rencontre avec celle-ci. Imaginez à quel point cela pourrait favoriser la collaboration et l’engagement des employés.

En conclusion, si la tendance à travailler à partir de n’importe où  est irréversible, j’encouragerais ceux qui sont prêts à reléguer le bureau traditionnel aux oubliettes à réfléchir de manière plus créative à ce que celui-ci a encore à offrir. Des technologies élaborées de communication et une stratégie UC efficace transforment d’ores et déjà les bureaux, et les entreprises bénéficieront bientôt d’environnements plus productifs et collaboratifs. C’est à ce moment-là que vous feriez bien d’être présent au bureau.

* Enquête Activeo/CSA 2014