Comment améliorer sa productivité et alléger sa charge mentale ?

Dans un monde idéal, l'information circule au bon moment, au bon endroit et auprès des bonnes personnes pour que chacun puisse travailler efficacement et sereinement...

En pratique, organiser ses tâches au quotidien est un processus parfois difficile, d’autant plus si l’on travaille avec plusieurs clients/partenaires externes et des équipes distribuées. Cette nouvelle organisation n’est pourtant pas sans conséquence : d’après une étude d’IDC France, une gestion du travail inefficace coûterait 20 à 30% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise. D’où l’importance d’éliminer les silos, de repenser le travail collaboratif et d'adopter les bons outils pour gagner en productivité. Tout cela contribue bien souvent à alourdir la charge mentale des collaborateurs, ce qui a un impact négatif sur leur bien-être, mais aussi sur leur productivité.

Dans ce double contexte, comment améliorer sa productivité et alléger sa charge mentale ?

Comment la gestion des connaissances a changé d’échelle

Lorsque la discipline de la gestion des connaissances est apparue dans les années 1990, elle était principalement axée sur le domaine des technologies de l'information. Aujourd'hui, l'innovation et la collaboration sont ses principaux objectifs. Les dirigeants de toutes les entreprises, toutes tailles et tous secteurs confondus sont de plus en plus attentifs aux outils utilisés par leurs équipes.

Pour autant, les questions d’alignement et de rationalisation des outils ne sont pas encore résolues. Selon le dernier rapport Businesses at Work d’Okta, les entreprises utilisent en moyenne 88 outils différents rien que pour effectuer leur travail quotidien et ce chiffre monte à 175 pour les grandes entreprises.

Dans ce contexte, rationaliser la gestion des connaissances est un levier indispensable pour aider les individus comme les équipes à être plus productifs. Une enquête européenne menée par SD Work démontre que pour 34% des sondés, leur job est mentalement stressant. En France, 3 salariés sur 10 estiment également subir des contraintes physiques liées à leur travail une ou plusieurs fois par semaine.

Des outils nouvelle génération pour concilier productivité et bien-être

Pouvoir organiser, partager ou archiver l’information s’avère aujourd’hui un impératif de première importance. Il en va de l’efficacité de l’organisation interne/externe et au final de la compétitivité d’une entreprise dans sa vie quotidienne.

La constitution de silos d’informations étanches nuit à l’efficacité opérationnelle. Les tâches répétitives pourtant automatisables, les heures perdues à trouver un document, à identifier le bon interlocuteur ou pire encore la perte de données, constituent des freins au bon fonctionnement de n’importe quelle organisation. L’information doit être rapidement disponible pour pouvoir être utilisée à bon escient et partagée avec les interlocuteurs concernés, qu’ils travaillent au bureau ou à distance.

Il est aussi primordial pour prendre soin de son cerveau : il est important de prévenir le surmenage et d’éviter le stress et la charge mentale liés à ces situations, synonyme de perte de temps et d’inconfort.

Le témoignage de MakeSense - organisation non gouvernementale qui agit pour bâtir une société inclusive et globale - illustre cette double quête de performance et de bien-être. La centralisation des informations clés de l’entreprise dans leur outil "tout-en-un" de collaboration leur facilite la gestion et le suivi de l’ensemble de leurs réalisations. L’entreprise peut ainsi mieux piloter ses enjeux de productivité. Présente sur cinq continents, l’ONG s’appuie sur l’outil collaboratif pour faciliter la collaboration, mais également pour créer des liens entre ses 130 salariés malgré la distance.

Être productif et rester zen en rationalisant le travail !

En entreprise, il est possible de concilier bien-être et productivité, sous réserve de trouver le bon équilibre et d’appliquer quelques bonnes pratiques :

Centraliser les connaissances dans une seule et même interface, facilement personnalisable selon les besoins de chacun. En rassemblant les individus, les connaissances et les documents dans une plateforme centralisée et transparente ("simple source of truth"), ils sont source d’alignement et de confiance. Ces plateformes offrent l'avantage de tenir tout le monde au courant des informations qui les intéressent, peu importe où et quand ils travaillent.
Privilégier des outils tout-en-un, offrant un niveau d'interopérabilité élevé et calibré pour le travail hybride et en équipes pluridisciplinaires. Cela évite également la fatigue mentale induite par les aller-retours incessants d’une application à une autre.
Intégrer les utilisateurs finaux dans le choix de leurs outils : ce sont les principaux intéressés et il est important pour le management de tenir compte de leurs préférences et desiderata.
Adopter des outils modulables qui permettent d’unifier les individus et les informations et agissant comme un deuxième cerveau structuré qui allège la charge mentale de chacun.
Œuvrer au bien-être des employés. Un enjeu qui implique de tenir compte de leurs préoccupations quotidiennes et de leur charge mentale.

Bien s’organiser permet de reprendre le pouvoir sur son travail pour gagner en productivité et aussi en sérénité. Discipliner sa façon de collaborer, c'est au final assouplir son état d’esprit et son fonctionnement, pour être plus ouvert au changement et à la nouveauté. La discipline crée de la liberté !