Comment alléger votre charge mentale en rationalisant les flux de travail ?

Comment les managers peuvent-ils aider leurs employés à réduire leur charge mentale? Quels sont les outils qui peuvent les aider dans cette démarche? Petit tour d'horizon des bonnes pratiques.

Fatigue pandémique telle que décrite par  l’OMS, “zoom fatigue” ou fatigue virtuelle liée aux cycles infinis de réunions à distance, fatigue oculaire liée à une surexposition aux écrans, les Français  doivent digérer de plus en plus d'informations venant de toute part et leur charge mentale est mise à rude épreuve. Les entreprises, de plus en plus sensibilisées à l’importance du bien-être au travail doivent prendre le sujet à bras le corps car le lien entre environnement de travail positif et réussite des entreprises n’est plus à démontrer. Comment les managers peuvent-ils aider leurs employés à réduire leur charge mentale? Quels sont les outils qui peuvent les aider dans cette démarche? Petit tour d’horizon des bonnes pratiques à mettre en place au sein des équipes. 

L’automatisation des tâches, une première étape 

L'automatisation des tâches est en train de s'imposer de plus en plus dans les entreprises. Cette approche, qui consiste à remplacer des tâches manuelles, répétitives et sans grande valeur ajoutée, par des processus effectués par des logiciels, permet de renforcer l'agilité, d'augmenter la productivité et aboutit sur un allègement de la charge mentale en réduisant le nombre de tâches à gérer par chaque collaborateur. 

Les plateformes de messagerie collaborative par canaux suivent cette même logique car elles peuvent automatiser des actions quotidiennes et répétitives, grâce à un large éventail d‘intégration d'applications tierces.

C’est ainsi que Veepee, la licorne du e-commerce, a mis en place une plateforme collaborative par canaux auprès de ses 6 000 employés, ce qui a révolutionné sa manière de travailler. Concrètement, l’utilisation des intégrations de Airtable, Zapier et PagerDuty ont permis d’automatiser un grand nombre de processus au sein de leur QG numérique. De plus, le flux de travail rationalisé de l’équipe Veepee est notamment basé sur des canaux d’incidents et soutenu par des intégrations prêtes à l’emploi, des applications personnalisées et des bots. Grâce aux canaux et aux automatisations de ces plateformes collaboratives, il y a eu une diminution de 67% des incidents chez Veepee, permettant aux équipes de concentrer leurs efforts sur d’autres sujets et d’alléger leur charge mentale liée aux sujets liés aux incidents.  

La transparence et l’absence de silos,  gages de paix mentale 

D’après une récente étude OpinionWay pour Slack, les plateformes collaboratives par canaux sont désormais utilisées par près d'un tiers des salariés français (27%). Elles sont avant tout plébiscitées pour leur capacité à partager rapidement des connaissances et des documents, communiquer de manière efficace entre collaborateurs, travailler en mode hybride ou encore créer un environnement de travail numérique complet. 

Grâce au QG numérique, il y a plus de transparence et moins de silos ce qui contribue également à réduire la charge mentale. En effet, les canaux des plateformes collaboratives offrent un moyen d'organisation plus simple, plus agréable et plus productif entre collaborateurs dans un seul et même lieu rapide, flexible et ouvert à tous quel que soit l’endroit où l’on se trouve. Via cette approche centralisée du travail, les équipes ne sont plus parasitées par des mauvaises habitudes de travail chronophages. Elles se retrouvent ainsi en meilleur disposition pour concentrer leurs efforts sur leurs véritables priorités : échanges rapides entre collègues, résolution de problèmes urgents, organisation de réunions de travail de dernière minute, pour que le travail se poursuive sans interruption.

Chez Veepee, la transparence et l’absence de silos se traduit par l’utilisation d’un seul et même système de communication pour les 70 équipes de produits de Veepee qui dépendent les unes des autres.  Ainsi, le QG numérique a permis de relier 5 équipes réparties dans 10 villes différentes de 6 pays européens. De plus, afin de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment, le canal #annonces a été mis en place par le groupe pour communiquer de façon transparente toutes les annonces et changements importants au sein de Veepee. Finalement, le canal #changements offre de la visibilité à toutes les équipes, qui peuvent consulter en temps réel les changements en cours.

L’objectif sur le long terme est de permettre aux collaborateurs d’accéder à l’essentiel du travail pour atteindre le « flow » , l’état mental qu’atteint une personne lorsqu'elle est complètement plongée dans une activité et qu'elle se trouve dans un état maximal de concentration, de plein engagement et de satisfaction dans son accomplissement. 

Le GQ numérique est un excellent outil qui contribue à alléger la charge mentale des employés. Mais cette stratégie ne peut réussir que si elle s’appuie sur des mesures complémentaires comme des pratiques managériales bienveillantes, la détection des signaux faibles chez les collaborateurs ou le développement de l’écoute active des collaborateurs.