Conférer une valeur probatoire à une image numérique sera le véritable « accélérateur » de la dématérialisation

Les marchés de la dématérialisation et de l’archivage électronique sont en pleine expansion dans les entreprises et les collectivités locales. Ce développement s’explique par l'arrivée de la génération Y et par le déploiement de nombreux services de confiance numérique.

La majorité des documents numériques sont ceux qui traitent des relations entre l’entreprise et son écosystème. Ils doivent faire l’objet d’une conservation durable parce qu’ils « engagent » l’entreprise. C’est ce que l’on appelle des « documents de gestion » qui concernent la gestion financière (factures, bons de commande, etc.), les ressources humaines (e-bulletins de paie, contrats de travail, mise à disposition de personnel intérimaire, etc.) ou encore les relations contractuelles.
Les secteurs qui ont mis en place les premiers des solutions de dématérialisation et d’archivage sont, au sens large, le commerce, la distribution et le secteur banque/assurance. On constate également que les TPE/PME commencent sérieusement à s’y ouvrir, notamment grâce à la nouvelle vague du « cloud computing » et aux solutions techniques déployées qui ne leur étaient pas accessibles jusqu’à présent.
Plus de manipulation de document, d’impression, de mise sous pli ou encore d’affranchissement : les processus de dématérialisation et d’archivage permettent indéniablement de faire des économies, de se libérer de certaines tâches administratives et d’offrir une qualité de service renforcée. À titre d’exemple, la ville de Paris, qui a commencé à dématérialiser ses pièces justificatives de dépenses en septembre dernier, a divisé par 2 son volume de photocopies. Quant au temps de traitement d’un dossier qui était en général de 2 semaines, il est passé à moins de 6 jours !
À ce propos, l’enquête réalisée par le cabinet Arthur D. Little révélait que 80 % des coûts de traitement d’une facture sont dus à des process réalisés par du personnel, la mise en place de processus de dématérialisation et d’archivage permettant de diviser au moins par 2 ce pourcentage.
L’entreprise ou la collectivité ont le choix pour dématérialiser, internaliser ou externaliser un service de confiance. En externalisant, elles pourront faire des économies grâce à la mutualisation des coûts. En effet, elles partagent avec d’autres utilisateurs les coûts d’exploitation de la plateforme. Il en est de même pour l’archivage : elles pourront faire appel à un tiers de confiance archiveur.
En fin de cycle, le tiers de confiance archiveur garantit une valeur probante aux documents confiés : l’utilisateur est ainsi assuré qu’il ne pourront être modifiés. De plus, le coffre-fort électronique va garantir l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité en ligne et une durée de conservation intègre grâce aux différents moyens techniques mis en place : horodatage, calcul d’empreinte, scellement et indexation.
Paradoxalement, il est plus facile d’apporter des éléments de preuve sur un document électronique que sur un document papier. En effet, on ne connaît jamais de source sûre celui qui est à l’origine de ce dernier, alors qu’il existe un certificat que l’on nomme « signature électronique » permettant d’authentifier de manière certaine l’auteur d’un document électronique archivé.
Afin que les marchés de la dématérialisation et de l’archivage poursuivent leur développement, il faudrait renforcer l’accès des TPE/PME et petites collectivités aux différents services de dématérialisation, et généraliser cet usage dans les autres types de structures.
Au niveau jurisprudentiel, il faudrait donner la même valeur à un document numérisé qu’à un document natif électronique, à la condition qu’on y applique le même niveau de sécurité. Conférer une valeur probatoire à une image numérique sera dès lors le véritable « accélérateur » de ces marchés.