6 règles d’or pour vivre en communauté

Pour survivre dans un open space, certaines normes doivent être édictées et respectées pour ne pas transformer un espace de travail en véritable capharnaüm.

"Hello tout le monde ! Tout va bien aujourd’hui ?"

Lorsqu’il a franchi la porte du bureau, j’ai immédiatement reconnu la voix tonitruante de notre collègue Marc, l’un des meilleurs de l’équipe ventes mais aussi l’un des plus bruyants.

Les anciens du bureau, habitués aux visites de Marc, ont tous pris l’habitude de le saluer. Pour les nouveaux, c’est une autre paire de manches : "Mais qui est cette personne qui viole notre espace de travail ?".

Une personne comme Marc peut chambouler le calme olympien d’une bibliothèque universitaire et la transformer en un vrai capharnaüm. Il a ainsi créé une vague de perturbation au milieu d’un espace feutré. Celui où nous travaillons et dont les discussions dépassent rarement le stade du murmure.

Les normes de groupe régissent la tranquillité établie au sein d’une salle de travail ou d’une bibliothèque. Les règles tacites ou règles d’or, régissent les paramètres d’un groupe et son schéma organisationnel. Le seul moment où nous nous rendons compte qu’elles existent, c’est lorsqu’elles sont transgressées. Mais si vous prenez le temps d’observer autour de vous, vous les verrez partout :   

- Finir sa réunion au moment convenu afin que l’équipe suivante puisse préparer la sienne

- Ne pas appeler ses collègues en plein milieu de la nuit. Les questions peuvent attendre le lendemain matin

- Manger aux endroits désignés et ne pas prendre la nourriture de nos collègues

Ces forces qui régissent notre vie au quotidien, mais qui sont invisibles, sont essentielles à la réussite de nos organisations aidant ainsi les groupes à éviter les conflits et gagner du temps. Ces règles évoluent au fil du temps afin de s’adapter au caractère de chacun. Chaque nouveau membre intégrant un groupe s’adapte aux règles préétablies par les personnes composant cette microsociété.

Parce que les normes sont cruciales pour le succès d’un groupe, les conséquences de leur violation peuvent être importantes. Ignorer ou violer les normes peut entrainer des conflits et la perte de confiance entre les membres de l’équipe, ce qui a des conséquences sur le moral et la performance du groupe.

Nouvelles normes, nouvelle manière de travailler

Pourtant les nouvelles méthodes de travail sont en train de remodeler notre échange sur les normes de groupe. La technologie nous permet de créer des équipes virtuelles et des groupes ad-hoc avec des membres d’origines socio-culturelles différentes.

Ainsi, lorsque les collègues travaillent à distance et que le travail devient virtuel, la culture de l’entreprise et ses valeurs, dictant les normes et conduisant le comportement de chacun, ne sont plus aussi fortes.

Sachant que les équipes virtuelles sont sensibles au facteur temps et qu’elles n’ont pas la possibilité de s’adapter aux lois, elles sont obligées d’en créer à distance. Voici 6 conseils qui vous aideront dans la création de normes efficaces pour les équipes :

- Commencez avec un objectif clair. Assurez-vous que vos normes de groupe soient liées à la stratégie globale de l’organisation et soient en phase avec le but et les objectifs de l’équipe

- Trouvez un équilibre. Pas assez de règles, c’est le chaos. Trop de règles et c’est un enfer administratif.

- Encouragez la participation.  Tous les membres d’une entreprise doivent être impliqués dans la mise en place des normes de groupe

- Concentrez-vous sur les comportements. Les normes déterminent le comportement dans de nombreuses situations. Lorsque l’on envisage une norme particulière, les membres du groupe doivent se demander : Est-ce la manière dont je voudrais que quelqu’un agisse envers moi ?

- Arrivez à un accord. A travers les normes que vous avez établies pour vous fondre au sein du groupe, les membres permanents de ce dernier doivent les accepter afin que tout le monde puisse s’y retrouver

- Mettez-les par écrit. Une fois que vous avez trouvé le juste milieu, trouvez un moyen pour que les futurs arrivants puissent assimiler ces règles facilement.

Les normes (cette force invisible et puissante) influencent nos comportements et sont au cœur même de notre productivité. Et comme nous l’avons vu au début, lorsqu’elles ne suivent pas le même chemin elles risquent de rentrer en collision. Je demanderai certainement la prochaine fois à Marc de nous téléphoner avant son arrivée.