Les charmes de la checklist: 5 bonnes raisons d’y succomber

Bien employée, la check-list peut littéralement révolutionner votre productivité. Vous êtes sceptique ? Voici 5 bonnes raisons d’utiliser une check-list au quotidien.

Longtemps la check-list a été, dans l’imaginaire collectif, assimilée à un truc ringard, pratiqué par le collègue rigide du bureau d’à côté, celui qui taillait ses crayons chaque matin à 8h30 et chronométrait sa pause sandwich…

Mais cette époque est révolue. Nous sommes tous, tout le temps, débordés par des projets multiples aux nombreuses partie-prenantes. Heureusement, avec la généralisation du smartphone et du cloud il existe maintenant beaucoup d’applications pour nous aider à faire face et (un peu) mieux gérer cette nouvelle donne. Et, comparée aux myriades de "techniques révolutionnaires pour « booster sa productivité", la check-list pourrait désormais passer pour un vieux dinosaure... Il serait pourtant regrettable de la réduire à un genre de liste de courses griffonnée sur un bout de papier.

Bien employée, la check-list peut littéralement révolutionner votre productivité. Vous êtes sceptique ?  Voici 5 bonnes raisons d’utiliser une check-list au quotidien.

1. La Check-list vous motive

Dans son ouvrage Leading change, le gourou du management John Kotter rappelle une étape indispensable dans la conduite d’un changement, les petites victoires.

La check-list, à son échelle, joue sur cette constante de la psychologie humaine. En cochant une case, vous voyez l’avancée concrète de votre travail. Ceci permet d’entretenir la motivation et de ralentir l’essoufflement de votre projet.

La raison en est avant tout physiologique. La dopamine que votre cerveau sécrète à chaque case cochée agit comme une forme de récompense et vous motive à continuer sur votre lancée.

2. La check-list vous aide à éviter les erreurs

Peu le savent, mais la check-list est officiellement recommandée par l’OMS pour la prévention des erreurs chirurgicales. En effet, elle permet de définir et de vérifier au fur et à mesure d’une opération que tout se déroule selon les plans, ce qui évite les mauvaises surprises.

C’est pourquoi Atule Gawande, auteur de The Check-list Manifesto défend mordicus la généralisation de la check-list à toutes les sphères d’activité. Pour ce chirurgien, c’est l’un des outils les plus simples et les plus efficaces dont nous disposons à l’heure actuelle pour prévenir les erreurs et limiter les risques.

3. La check-list vous aide à mener (enfin) un projet à son terme

Qui n’a jamais été découragé devant la démesure d’un projet ? Sur le papier, l’idée est géniale, mais le chemin à parcourir vous parait tellement long…

La Check-list permet de scinder le gros projet en petites étapes concrètes. À chaque case cochée, vous vous sentirez un peu comme un cycliste du tour de France qui se repose à la fin d’une étape difficile.

Mais attention, encore faut-il respecter quelques règles de base. La règle Smart est ainsi facilement utilisable pour éviter l’écueil de listes trop confuses. Il faudra ainsi que chacune de vos étapes soit :

·        Spécifique

·        Mesurable

·        Atteignable

·        Réaliste

·        Temporelle (avec une durée) 

a 4. La check-list vous permet de commencer un projet en douceur

Un auteur illustre le disait déjà "On admet généralement, en effet, que le commencement est plus que la moitié du tout". On le sait tous d’expérience, la première marche est souvent la plus difficile.

La check-list est ainsi un excellent intermédiaire entre la théorie et la pratique. Elle n’est pas vraiment dans l’action puisqu’elle se contente de décrire les étapes à parcourir, mais elle est déjà partie intégrante du projet, dans la mesure où elle permet de le lancer.

En bref, pour chacun de vos projets,  "faire une bonne check-list" devrait être la première case à cocher.

5. La check-list vous permet d’y voir plus clair dans vos projets

On connait tous cette désagréable impression de flou avant un projet. La check-list a l’avantage de vous forcer à mettre le nez dans le concret. En imaginant les étapes, vous dissiperez peu à peu le brouillard et vous éviterez de tomber dans le piège d’un projet trop confus ou déconnecté du réel. C’est un excellent moyen pour commencer votre travail en toute sérénité ou, au contraire, éviter de vous lancer dans une entreprise sans queue ni tête  

Choisissez bien votre appli

Savez-vous que nos claviers ne sont pas optimisés pour l’écriture rapide?
Et pour cause : à l’époque, les machines à écrire s’enrayaient trop facilement.  À l’ère de l’informatique, cette contrainte a heureusement disparu. Mais comme tout le monde était habitué aux vieux claviers, l’agencement des touches n’a pas été modifié.

Il n’y aurait rien de plus frustrant que de vous habituer à une application pour vous rendre compte, trop tard, qu’une autre aurait été bien plus utile. Aujourd’hui, beaucoup d’applis sont des to-do-list, c’est-à-dire des listes de "choses à faire". Une bonne appli pour s'organiser ne se réduit pas à une simple to-do-list. Elle doit aussi vous permettre de mieux vous situer dans toutes les tâches que vous avez à réaliser. Pour mieux vous organiser il est à la fois important d'avoir une vue d'ensemble sur votre projet, mais aussi la possibilité d'une vue plus précise grâce à des checklist qui détailleront vos tâches. Cela vous permettra par exemple de lister vos ingrédients à acheter au supermarché, ou les "bullet points" pour votre "prez" de la semaine prochaine. Pratique, non ?

Indémodable, la check-list a sans aucun doute de beaux jours devant elle. Les raisons pour l’utiliser ne manquent pas, mais la plus convaincante de toutes ne se lit pas, elle se pratique.
Alors, on va sur le store de son smartphone et on s’y met ?