Dématérialisation des bulletins de salaire : les 5 règles incontournables

Avant la mise en place du bulletin de salaire électronique au sein de l’entreprise, l’employeur doit prévenir les salariés de cette nouvelle procédure, au moins un mois avant le 1er envoi de ce type, ou au moment de l’embauche. En effet, si la gestion du bulletin de salaire électronique est aujourd’hui facilitée, celui-ci n’a toutefois pas de caractère obligatoire. Aussi, les salariés doivent être informés de leur droit à s’y opposer.

Une personne qui souhaiterait conserver la mise à disposition du bulletin de paie en format papier (envoi postal ou remis en main propre) peut en faire la demande. Dans ce cas, l’entreprise dispose de trois mois pour revenir à l’ancien process. 

Une transmission au format électronique implique la mise à disposition sécurisée des documents. Il faut donc créer les conditions nécessaires pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données. Pour cela, il est indispensable de faire appel à un acteur de confiance pour la gestion des bulletins de salaire. Le document transmis devra ainsi être totalement sécurisé, à l’instar d’un PDF signé électroniquement à l’aide d’un certificat numérique qui en garanti l’intégrité. Ce document ne pourra être ouvert que du seul salarié depuis son espace personnel sécurisé. 

L’employeur qui décide de digitaliser les bulletins de salaire doit aussi en assurer la disponibilité durant une certaine période : 50 ans après l’émission du document ou jusqu’au 75 ans du salarié.

Dans tous les cas, le service utilisé pour l’archivage électronique doit permettre de récupérer à tout moment ces documents de manière relativement simple et "dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive" explique le Code du Travaik.

La disponibilité des documents est un principe clé et toutes les situations sont à envisager. Ainsi, en cas de fermeture du service dédié, celui-ci a le devoir d’informer les salariés au moins 3 mois avant la cessation d’activité pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Intégrité et disponibilité : c’est à ces deux conditions que le bulletin de salaire électronique acquiert sa valeur légale, équivalente à celle de son prédécesseur papier.

Comme toute innovation qui franchit les portes de l’entreprise, accompagnement et anticipation sont nécessaires en interne. Si les obligations légales quant aux salariés ont été vues précédemment, il convient aussi d’être vigilant à la mise en œuvre technique. Il faut s’assurer de la fiabilité du prestataire et de sa capacité à traiter un volume de documents qui peut être conséquent dans le cas de grandes entreprises.

Il s’agira également d’adapter son organisation administrative, notamment au sein du pôle RH, et de s’assurer de la robustesse de son système d’information pour garantir les conditions d’un envoi mensuel à la fois massif et personnalisé.

Le Compte Personnel d’Activité (CPA), une initiative phare de la Loi El Khomri, vise à mettre à disposition de tous les actifs un espace professionnel unique regroupant un ensemble de services numériques. Le titulaire du CPA doit pouvoir notamment y consulter ses bulletins de paie électroniques. Une nouvelle fois, c’est à l’employeur, via son prestataire dédié, de garantir l’accessibilité des documents depuis ce service en ligne.

Une fois les règles connues et les écueils évités, la mise en place du bulletin de salaire électronique devient un atout majeur pour l’entreprise : une gestion plus efficace, des tâches à faible valeur ajoutée supprimées (impression, mise sous pli, affranchissement) et un coût maîtrisé (moins de 0,50 € par bulletin dématérialisé).