Le Contract Cash Scoring : une nouvelle approche pour optimiser l’impact "cash-flow"

La question du cash-flow dans la gestion de projet occupe parfois une place secondaire à celle des coûts et des services lors de la négociation d’un contrat de prestations.

L’approche Contract Cash Scoring est une approche très facile à mettre en place par les équipes de commerciaux et d’acheteurs qui ont à négocier un contrat avec leurs clients et fournisseurs. Il permet surtout de minimiser les conséquences futures en cas de difficultés.

Chaque entreprise dispose d’une opportunité unique pour influencer la partie "cash-flow" lors de la phase de négociation de contrats de prestations. Pourtant toutes n’accordent pas autant d’attention à cette question qu’à celles du coût et des services. Nous avons acquis la certitude qu’aborder en amont la question de l’impact BFR sur les projets lors des négociations contractuelles –pour les Commerciaux et Acheteurs– permet à une organisation de traiter de façon pro-active les causes initiales ayant abouti à un cash-flow négatif, plutôt que d’avoir à faire face plus tard à des situations insolvables.

Dans notre approche méthodologique – baptisée Contract Cash Scoring - nous insistons sur l’importance de disposer d’un barème d’évaluation adapté aux négociations contractuelles et permettant aux équipes en charge des ventes ou des achats de connaître précisément l’impact "cash-flow" de chaque paramètre de négociation et ainsi doser les conditions offertes au client ou fournisseur dans l’exécution du contrat en fonction de l’équilibre cash-coûts-service.

Le contract cash scoring, ça marche comment ?

Dans notre approche méthodologique, nous utilisons un barème d’évaluation adapté aux négociations contractuelles et au sein duquel nous avons intégré les facteurs impactant le cash-flow résultant des contrats. Nous les avons rassemblés en deux ensembles baptisés "leviers" et "conditions".

Les 5 leviers sont : Acomptes-Echéancier et facturation ; Garantie ; Réception et Maintenance ; Ordonnances de modification / Travail Supplémentaire ; Service et Défaillance. Ils reflètent les échéances clés impactant le cash-flow durant la vie d’un projet.

A chaque levier sont par ailleurs associées 1 à 9 conditions de réalisation contractuelles. Par exemple le levier Acomptes/Echéancier et Facturation est associé aux conditions suivantes : Taux de Prépaiement, Type de Prépaiement, Fréquence de facturation, Base de Facturation, Facturation additionnelle adhoc, Durée de Réception des Travaux, Durée de Validation des Factures, Terme de paiement et Date de référence pour le Calcul, Date Echéance facture.

En total ce ne sont pas moins que 31 conditions qui peuvent être associées aux 6 leviers de notre modèle.

Les conditions elle-même comprennent pour certaines plusieurs options qui sont autant de choix relatifs à l’exécution des conditions contractuelles. Par exemple, pour la fréquence de facturation, les options vont de la facturation bimensuelle à la facturation en fin de contrat. Quant aux délais de paiement, ils s’étalent de 10 à 60 jours et plus.

Cette approche permet ainsi aux acheteurs et vendeurs d’être totalement sensibilisés à l’impact des paramètres contractuels sur le cash-flow généré tout au long du projet

Calculer et Pondérer le "Cash Score" d’un contrat

Pour chaque condition rattachée à un levier correspond une échelle de notation allant de 1 à 10, basée sur l’environnement opérationnel et ses spécificités. Les scores de chacun des leviers sont pondérés en fonction de leur impact cash-flow et ensuite agrégés, pour finalement générer une note qui reflète la qualité du contrat en matière de cash. Cela permet ainsi aux personnes en charge des négociations de valider ou de revoir certaines clauses, en pleine connaissance des implications.

Chaque levier comporte son pourcentage pondéral en fonction de son impact sur la notation du contrat. Les 6 leviers ne sont pas associés au même pourcentage. Par exemple le levier Acomptes-Echéancier et facturation est celui qui aura le plus d’impact sur l’orientation du contrat en matière de cash-flow. Son pourcentage est donc le plus élevé des 6 leviers et se monte à 55% dans notre exemple.

A l’identique, chacune des conditions – telles que délai de paiement ou prépaiement - comporte également son pourcentage pondéral en fonction de son impact sur le cash-flow avec des conditions pouvant également varier.

Le poids pondéral global est donc une combinaison entre le poids pondéral des leviers et celui des conditions. Dans l’exemple pris ci-dessous, le poids pondéral total est un multiple du poids pondéral de la condition Acomptes-Echéancier et Facturation (55%) avec le poids pondéral d’une condition individuelle (11%) ce qui aboutit à un total de 6,05%.

L’étape suivante consiste à multiplier la note d’une condition (0 – 10) par son pourcentage pondéral. Les 31 conditions pondérées sont alors additionnées et permettent d’obtenir la performance globale du contrat en matière de cash.

Cette performance prendra la forme d’un nombre échelonné ente 0 et 10, un score très élevé indiquant que le contrat fait une place privilégiée au cash-flow. Acheteurs et vendeurs pourront ensuite décider d’altérer telle ou telle partie du contrat en fonction de l’impact que ces modifications auront sur le barème final.

Le "Contract Cash Scoring" en pratique

Nous avons choisi d’illustrer notre approche de "Contract Cash Scoring" en prenant l’exemple de projet portant sur une période de 4 mois et une valeur de €450.000, pour une marge nette de 11%. Nous allons tenter d’étudier l’impact sur le Contrat Cash Score et de la génération de cash-flow possible en changeant (en pratique, en renégociant) certaines des conditions rattachées à l’un des leviers le plus important, Acomptes-Echéancier et Facturation.

Dans le scénario 1, il ne figure pas d’acompte dans l’Echéancier, la facturation est trimestrielle en fonction de la réalisation et réception des points clés des travaux/prestation et le délai de paiement est de 60 jours à réception de facture. Dans notre exemple le contrat ne spécifie pas de délai de réception des travaux/prestation. En se basant sur la méthode décrite ci-avant et en tenant compte dans cet exemple d’un pourcentage pondéral de 50% attribuer au levier Acomptes-Echéancier et Facturation, nous aboutissons à un Cash Score de 1,17, un chiffre très faible sur une échelle de 1 à 10.

Dans notre scénario 2, un acompte de 20% a été négocié, la facturation devient mensuelle sur la base de dates à échéance fixe et le délai paiement est de 30 jours à réception de facture. Dans ce cas, le délai de réception des travaux/prestation n’est pas nécessaire puisque l’échéancier de facturation est fixé à l’avance. Nous aboutissons cette fois ci à un Cash Score de 3.05.

Parce que le Contract Cash Scoring est un outil d’amélioration de la qualité, indiquant un "score", il est important de le combiner avec des outils prédictifs en matière de cash-flow projets afin de modéliser et visualiser la courbe cash-flow d’un projet durant sa réalisation.

Dans notre scénario 2, on observe que la renégociation du contrat a permis une amélioration significative du cash-flow. En outre il a permis au vendeur de recevoir le dernier règlement un mois après la fin du projet, quand dans les conditions initialement prévues, il aurait dû patienter cinq mois.   

Les avantages à suivre précisément et rigoureusement la méthodologie "Contract Cash Scoring"

Intégrer le Contract Cash Scoring au processus de négociation des contrats – du point de vue vendeur et acheteur – ne permet pas uniquement de disposer d’une bonne base pour évaluer la place du BFR dans la négociation.

Il permet aussi de disposer d’un outil de comparaison entre projets et d’introduire des améliorations au fil du temps.

Dans l’exemple choisi, nous avions choisi de traiter un projet unique. Dans la réalité les organisations peuvent avoir à négocier régulièrement de nouveaux projets avec de nombreux clients ou fournisseurs différents. Disposer d’une mesure objective sur plusieurs contrats permet d’améliorer la qualité d’exécution et la place occupée par le cash-flow. Il permet aussi d’identifier les indicateurs clés de la performance pour un contrat classique et également selon un segment client ou un type particulier de prestation.

En poussant l’analyse de vos contrats et en maintenant à jour une base de Contract Cash Scoring, il vous sera également possible d’identifier lequel de vos leviers est le moins bien négocié et essayer d’en comprendre les raisons. Vous pouvez par exemple créer un reporting sur l’évolution des scores dans le temps (Fig. 6). Vous pourrez ainsi travailler en tandem avec vos vendeurs et/ou acheteurs afin de renforcer la négociation de certaines conditions d’exécution du contrat.

Dans notre exemple de reporting ci-dessous les deux leviers à améliorer sont Acomptes-Echéancier et Facturation et Ordonnances de modification / Travail Supplémentaire.

Points à considérer dans l’utilisation d’un modèle de "Contract Cash Scoring"

Pour maximiser les bénéfices de la méthode Contract Cash Scoring, nous recommandons de suivre le même barème de notation, au lieu d’essayer de le personnaliser à chaque entité. Néanmoins, dans la pratique on constatera des scores plus ou moins élevés en raison du type de clients. Pour certains projets une unité peut obtenir un score très positif de 5 quand une autre sur la même prestation peut obtenir un score plus bas car elle traite avec des clients institutionnels ou gouvernementaux avec lesquels les négociations de certains leviers/conditions sont moins aisés.

Et parce que le Contract Cash Scoring est une évaluation qualitative, vous ne devriez pas vous limiter à en faire l’usage lors de la phase de négociation du contrat.  Vous pouvez tout aussi bien étudier d’autres voies de sorties en considérant d’autres facteurs liés aux objectifs de ventes et d’achat et envisager parfois des compromis pour trouver l’équilibre cash-coûts-service. Tout comme le cash, l’aspect service est parfois négligé pendant les négociations. Or il est tout à fait possible d’expliquer à un Directeur des Achats que si les conditions de règlement sont correctes, le service rendu par le fournisseur sera plus qu’optimal et pourra excéder les attentes du client.

Adresser la question du BFR et l’impact Cash-Flow de vos projets de manière proactive et non réactive

Le Contract Cash Scoring est une méthodologie aisée à déployer mais peut rapidement avoir des implications significatives sur les contrats que produira votre organisation et les performances financières qui pourront en découler. Si cette méthode est correctement implémentée auprès des départements Achats ou Ventes, il en découlera un réflexe systématique de "Contract Cash Scoring" et une meilleure mise en avant de l’aspect "cash-flow" rattaché aux négociations, dès qu’un projet de contrat se présentera à l’horizon. Mis en place efficacement et multiplié par autant de projets concernés, il permet d’aboutir à des résultats financiers très substantiels.