Réussir son reporting
Le compte-rendu, plus souvent appelé reporting dans le langage pro, consiste à effectuer un rapport d'activité pour une mission ou une période donnée. Destiné à informer la hiérarchie de l'état d'avancement d'un projet ou des résultats obtenus, il sert aussi d'outil de réflexion voire de décision. D'où l'importance de le structurer de manière claire et cohérente.
Que s'est-il passé ? Pourquoi ? Quelles sont les prochaines étapes ? Voilà des questions auxquelles tout reporting construit intelligemment se doit de répondre. Celui-ci nourrit les prises de décisions les plus stratégiques d'une entreprise et ne doit pas être négligé.
Privilégiez la qualité à la quantité
Effectuer un reporting est plutôt rébarbatif. A tout prendre, privilégiez la qualité à la quantité. Mieux vaut choisir quelques indicateurs pertinents plutôt que de noyer le lecteur sous une masse d'informations. N'oubliez pas que votre responsable n'aura pas forcément beaucoup de temps à accorder à votre dossier. Peut-être même ne pourra-t-il que le survoler. Vous devez donc le rendre bref et concis. Adoptez une présentation aérée et n'hésitez pas à utiliser des graphiques, qui ont plus d'impact qu'un texte.
Faites attention au choix de vos indicateurs
Prenez un soin particulier à bien choisir vos indicateurs. Vous devez d'abord vous demander à qui vous vous adressez. Si le document est destiné au département financier ou au marketing, vous ne mettrez pas en avant les mêmes informations. Dans le premier cas de figure, vous privilégierez l'aspect économique en insistant sur le niveau de rentabilité du projet, le coût de la réalisation et les bénéfices attendus. Dans le second, vous ne manquerez pas de signaler les retombées en termes de notoriété et de relation client, les attributs qui permettront au projet de se différencier sur le marché. D'où l'importance de réussir à vulgariser votre discours, le reporting étant généralement adressé à des profils différents. Attention, il ne s'agit pas de l'appauvrir, seulement de ne pas rebuter le lecteur avec un document au vocabulaire trop technique et aux données trop arides.
"Ne vous encombrez pas d'éléments trop techniques"
Si vous êtes amené à effectuer votre reporting de manière périodique, prenez soin de ne choisir que des indicateurs que vous pourrez suivre dans le temps. Un indicateur renseigné à intervalle régulier a plus d'utilité et d'impact que celui qui n'est présent que dans un reporting sur deux. A quoi bon faire des reporting si vous ne pouvez pas vous appuyer sur des éléments de comparaison d'un mois ou d'une année à l'autre ?