Gestion des congés : un outil de performance RH à part entière

Plus encore que n’importe quelle autre solution RH, les workflow, selfservice et autres «demandes de congés en ligne» se sont généralisés au sein des organisations ces dernières années. Ils constituent la brique SIRH la plus déployée après la paie.

La gestion des congés a acquis ses lettres de noblesses grâce aux dernières évolutions technologiques. Initialement simple module annexe de la gestion des temps où de la paie, la gestion des congés a réussi sa mue pour se hisser comme solution à part entière et propose aujourd’hui des fonctionnalités incontournables. Cette évolution s’est traduite par une mutation profonde des habitudes : le déploiement d’une gestion des absences dématérialisée révolutionne les pratiques managériales et charpente en profondeur les organisations qui déploient ces solutions.

Au départ était le papier

Comme toute informatisation, la gestion des congés s’est d’abord attachée à reproduire ce que l’utilisateur connaissait. Tout est parti du papier : une «　fiche congés　», un planning sur Excel imprimé ou même un simple tableau magnétique accroché sur un mur de l’entreprise. Les premiers équipements se sont très souvent réalisés au travers d’une solution informatique de paie ou de gestion des temps et plannings. Il ne s’agissait alors que d’un module «　périphérique　», souvent limité, inclus dans une problématique plus vaste.
La gestion des congés était ainsi traitée en annexe d’un projet principal.
Trois mouvements de fond ont accéléré la mutation des outils :

Les développements informatiques récents, et particulièrement les apports techniques du web2.0 et la démocratisation du SaaS (Software as a Service), ont ouvert les vannes d’un équipement en masse des organisations.
La «　révolution numérique　» a permis une diffusion de l’informatique au sens large auprès de l’ensemble du public. Ce qui était auparavant réservé au personnel de bureau ou aux personnes familières avec un ordinateur est rendu désormais accessible à tous.
Sur le même modèle, la généralisation des pictogrammes simples, la prise en compte de notions de design et d’ergonomie, le développement de différents support mieux adaptés aux multiples problématiques (tablettes, bornes…) ont facilité les possibilités d’utilisation.

Cette conjonction favorable d’une mutation des technologies de l’information, l’évolution de l’utilisateur et la simplification des produits aboutit en quelques années à l’équipement massif que nous connaissons. Aujourd’hui, presque toutes les organisations, quels que soit la taille ou le secteur d’activité concernés ont adhéré à ces outils.

La technologie accompagne l’évolution des organisations

Les retours d’expériences acquis depuis plus de deux décennies ont permis aux éditeurs d’inclure dans les solutions l’ensemble des cas de figure à gérer.
Cette complétude fonctionnelle va de paire avec une évolution de la logique des produits : si les premiers outils se contentaient de «　recopier　» le fonctionnement ancien (papier), les nouveaux outils inventent des schémas qui n’auraient pas été possibles sans l’informatique.
Par exemple, comment aurait-on pu dans le passer gérer facilement les congés d’un employé dépendant à mi-temps de deux services ? Qui aujourd’hui ferait l’impasse sur la synchronisation des absences sur les calendriers/agenda de messagerie ? Ou sur les contrôles de respect de règles –délais de prévenance, solde positif, minimum de personnes requis (…)　 pour pouvoir poser une absence ?
Parmi les nouvelles fonctionnalités de gestion des absences, voici quelques-unes fréquemment rencontrées dans les outils de gestion des congés :

Validation des absences selon le motif. Ex: un chef d’équipe valide les congés, un RH validera un CET ou une absence exceptionnelle,
Co validation　: Une personne dépendant de deux services pourra être validée soit/et par X, soit par Y,
Délégation de validation automatique　: Afin de fluidifier les échanges, une délégation vers X, Y ou Z sera mise en place automatiquement et selon une règle prévue (maladie, accident du travail, oubli de délégation pour des absences de plus de X jours…),
Définition de règles　: des règles de vérification de la validité ou non validité d’une demande permettent enfin de respecter au plus près le règlementaire et les pratiques des structures.
Sortir du paradigme du valideur　: l’ajout de nouveaux rôles tels que le receveur d’informations, la personne «　pour avis　» (éclaire le valideur de son avis), permet de développer un relationnel différent au sein de l’organisation et ainsi d’être au plus près des réalités du terrain,
La restitution d’informations (qui constitue pour les utilisateurs le principal bénéfice) :

Exemple 1　: le retour d’information. C’est une fonction utile et responsabilisante, appréciée des utilisateurs. Ainsi, on peut par exemple l'utiliser sur la question des soldes de congés et soldes prévisionnels de congés (…), elle permet ainsi à l’utilisateur de connaitre sa situation et également de gérer lui-même en temps réel ses soldes et compteurs de jours.
Exemple 2　: La gestion des plannings partagés, entre personnes, services, équipes projet ou simplement par l’envoi du planning dans l’agenda de messagerie.
Exemple 3 : La gestion des alertes e-mails, le but est à la fois de prévenir le valideur tout en luttant contre la «　spamification　», il sera recommandé de grouper ou filtrer les e-mails.

Une vraie révolution au sein des organisations

Au-delà des nouvelles règles d’usage nées de l’apparition de ces outils, la transition d’une solution figée et contraignante pour l’entreprise à une solution complètement paramétrable et ouverte aux interactions entre usagers met en évidence des questions organisationnelles plus vastes.
Le rôle de chaque acteur (utilisateur/manager/RH) se trouve bousculé pas les modifications organisationnelles induites par les solutions. La prise en compte des spécificités –de la culture même– d’une organisation devenue possible impose une réflexion sur les fonctionnalités et process vraiment souhaitables : le but est alors d’éviter « l’usine à gaz ». Tout ceci impose une phase de réflexion et une conduite de changement que seul un audit bien mené permet de définir.
A la différence d’un outil de gestion des temps qui se base sur un accord autour du temps de travail, souvent âprement négocié, écrit et signé, rien ou presque n’existe sur la validation des congés au sein des organisations.
En conclusion, l’informatisation des congés a profondément impacté les organisations qui les déployaient : du simple suivi des soldes de congés ou du planning pour l’utilisateur jusqu’à la conception d’une nouvelle architecture de validation, ce sont tous les aspects de la vie et du fonctionnement d’une organisation qu’il faut repenser suite aux nouvelles possibilités offertes par ces outils.
La mutation des solutions de gestion de congés accompagne la mutation des organisations dans la décentralisation, l’accélération des flux et le travail en mode projet. La gestion des congés aujourd’hui a une position singulière dans la dynamique d’optimisation des organisations : elle est à la fois moyen et résultat du changement.