Quel est l’intérêt de mettre en place une Telecom Policy en entreprise ?

Les télécoms sont en train de basculer dans le monde de l’IT. Un nombre croissant d’entreprises mettent en place une stratégie d’achat télécom, d’allocation d’actifs et de suivi des contrats. A quoi cela sert-il ? Pour quels bénéfices ?

Les télécoms sont en train de basculer dans le monde de l’IT, qui a depuis longtemps mis en place des chartes d’utilisations (Internet, poste, etc). Les budgets de mobilités voix, DATA, les tablettes, capables de faire presque la même chose qu’un PC, commencent à devenir une réalité aussi bien d’un point de vue financier que sécurité. Fortde ces constats, de plus en plus d’entreprises décident de mettre en place une stratégie d’achat télécoms, d’allocation d’actifs et de suivi des contrats. Il s’agit là d’une politique de Telecom Policy. Alors, à quoi cela sert-il ? Y-a-t-il un véritable intérêt pour les entreprises ?

La Telecom Policy : quelques règles au service de l'entreprise

La Telecom Policy est la mise en place par une entreprise, de règles d'usage des outils de télécommunication, pour mettre à la disposition des salariés des outils de télécommunication adaptés, en toute confiance et en toute sécurité.
Le but est de respecter la charte de l'entreprise. Par exemple, dans le secteur automobile, aucun téléphone portable ne contient d'appareils photos,car la charte de l'entreprise protège ses biens et ses créations.

L'objectif est triple : optimiser le travail, sécuriser les échanges et maîtriser les coûts. Grâce à sa Telecom Policy, l'entreprise s'assure de la pertinence de la mise en place d'un nouvel objet de télécommunication comme les tablettes, très tendances en ce moment. La tablette PC sera mise à disposition des collaborateurs en ayant bien pris en amonttoutes les dispositions nécessaires pour que son usage soit efficace, et que la tenue de la facturation et les contraintes de sécurité soient entièrement maîtrisées par la société.

4 principaux obstacles à surmonter

Faire acheter en fonction des usages
Le responsable des achats doit tout d'abord avoir conscience des besoins en télécommunications de son entreprise afin d'acquérir la bonne solution qui correspondra réellement à l'utilisation qui en est faite. Des experts en Telecom Expense Management (TEM) peuvent accompagner la société en réalisant un audit des usages afin d'établir une cartographie des véritables besoins selon les différents métiers de l'entreprise. L'acheteur peut ainsi se concentrer sur son métier, c'est-à-dire la négociation, et s'assurer de la bonne corrélation entre ce qu'il achète et les contraintes de l'entreprise en termes de budget alloué.

Faire appliquer les règles d'achat dans la gestion courante des télécoms
Le second obstacle majeur, est la mise en place des outils de suivi de commande et de gestion qui vont permettre de pérenniser les contrats négociés.A ce stade, le responsable des achats passe la main au responsable IT ou télécoms qui, pour être efficace, peut avoir recours à des outils de TEM qui intègrent à la fois des modules de suivi, de gestion et de commande. L'autre solution est de confier à un prestataire externe la gestion des contrats télécoms, de manière plus ou moins importante. Cet expert télécoms va s'occuper concrètement de la bonne application des règles d'achat en termes d'allocation d'actif en fonction des profils d'utilisateurs que se soit en téléphonie mobile, en réseau, en accès internet, en vidéo conférence, etc...

Sécuriser les « device » mobiles
Le responsable télécom ou DSI doit aussi s'assurer que les matériels mobiles déployés dans les entreprises ont des niveaux de sécurité adaptés. La croissance des smartphones et tablette PC en entreprise (iPhone / BlackBerry / iPad / Android .....) est considérable : +30% par an. Elle a non seulement des impacts forts sur les usages, les coûts, et la productivité (internet / data /mail / applications....), mais surtout sur les aspects de sécurité. Tout transit sur ces appareils (mails entreprise, contacts, pièces jointes,agendas...).

Aujourd'hui des solutions simples à mettre en œuvre existent pour maitriser les aspects de sécurité et d'usage de ces matériels. Ainsi la partie loisirs peut être restreinte avec des profils d'usage. Il est aussi possible de gérer à distance, comme des PC, via des solutions de Mobile Device Management, le contenu des appareils mobiles et de mettre en place des mesures de sécurité(effacement des données, blocages, backup...). Ces solutions de MDM peuvent être intégrées dans un même outil TEM unique permettant de gérer les actifs télécoms, les commandes et toutes les analyses d'usages et facturations.

Intégrer la gestion de la facturation dans l'environnement de l'entreprise
La capacité de gestion de la facturation de ces prestations télécoms est le dernier obstacle, les enjeux étant d'en maitriser le coût important et de contrôler la mise en œuvre de la politique d'achat. Il faut donc avoir la capacité de pouvoir traiter cette facturation, pouvoir la ventiler dans une organisation interne, dans un budget, l'intégrer dans des outils de contrôle de gestion, de comptabilité, de sourcing... La facturation télécoms est un vrai casse-tête pour les entreprises qui n'ont pas les ressources en interne pour les contrôler efficacement.

De la même façon, le responsable IT peut se reposer sur des solutions logicielles de TEM ou sur l'externalisation en service managé, afin de pouvoir intégrer industriellement toute ces factures opérateurs (data, réseau, voix,etc), de façon complètement automatisée et bien moins chronophage.

Un retour sur investissement très rapidement constatable

Jusque là, les entreprises ne voyaient pas tout de suite l'intérêt économique de mettre en place une Telecom Policy. Aujourd'hui, ils constatent qu'il ne s'agit pas seulement d'un contrat que l'on a signé avec un fournisseur, ou de factures incomprises ou incohérentes. Avoir la connaissance de ce qui se passe en termes d'usage et de facturation,c'est déjà un premier retour sur investissement de taille.

La connaissance permet de contrôler. L'entreprise peut s'assurer que le fournisseur/opérateur respecte bien les conditions contractuelles. Les taux moyens d'erreurs de facturation des opérateurs dans le cadre d'une Telecom Policy tombent à 5% au lieu de 10 à 12%. D'autre part, se donner les moyens d'appliquer sa Telecom Policy, c'est pour l'entreprise la garantie de ne pas voir des commandes « sauvages » ne pas bénéficier des conditions d'achats mûrement réfléchies et âprement négociées en central.

Le besoin d'un collaborateur peut évoluer (changement de poste, élargissement de missions...), ou l'entreprise peut décider de changer ses matériels télécoms. Dans ces cas là, la facturation ne suit plus... Une Telecom Policy permet donc d'ajuster et d'optimiser réellement la facturation et les solutions opérateurs par rapport aux besoins et aux usages qui en sont faits. Cela représente également un considérable gain de temps. Dans le cadre d'une Telecom Policy, les personnes qui sont en charge de passer des commandes auprès des opérateurs, d'en faire le suivi, vont avoir véritablement des outils qui vont leur permettre de se concentrer sur leurs tâches quotidiennes et de mieux répondre aux demandes internes.

Aujourd'hui, les grandes entreprises ne peuvent plus passer à côté de cette nécessité de mettre en place une Telecom Policy, non seulement pour des raisons de sécurité et d'économies, mais aussi si elles souhaitent rester à la page en termes de technologies de télécommunication à intégrer.