Sharepoint 2013 : les Apps incontournables

Le fer de lance de Microsoft est clairement le Cloud et Office 365. On a pu le voir à la SharePoint Conference 2012 à Las Vegas, et cela nous a bien été confirmé aux Microsoft Worldwide Partner Conference à Houston.

Microsoft a mis en place le « SharePoint Store ». Ce store propose aux utilisateurs de SharePoint 2013 des applications utilisables sur SharePoint On-Premise (installé sur vos serveurs) ou Online (SharePoint Online pouvant être inclus dans les programmes Office 365).

Ce modèle d’applications est une des grandes nouveautés de SharePoint 2013. Grâce à ces « Apps SharePoint »  l'utilisateur dispose de composants permettant d'étendre les fonctionnalités de SharePoint.

Après dix mois de mise à disposition publique de ce magasin d'applications SharePoint, nous avons pris le temps de faire un constat sur les SharePoint Apps, et sélectionner celles qui sont incontournables ! Nous nous sommes focalisés sur les Apps disponibles pour les utilisateurs finaux, c’est-à-dire les visiteurs, contributeurs et webmasters, et non les outils d’administration (exemple : outil de migration) ou outils d’aide aux développements. A l'heure de la rédaction de cette chronique, le Store est composé de 224 SharePoint Apps, dont 142 sont gratuites (soit plus de 60 %).

Notre sélection des applications payantes :

• Newsfeed Notifier
  Newsfeed Notifier permet de mettre en avant les dernières notifications de son newsfeed, le flux d'activité du réseau social SharePoint 2013. Grâce à cette App, il n'est plus nécessaire de changer de page en cliquant sur son newsfeed pour voir si on a reçu des mises à jour : L'icône change avec le nombre de mise à jour. Le clic sur l'icône affiche dans une popin (popup au sein de la page) son newsfeed avec la possibilité de répondre, lancer une conversation. La mise en place est expliquée lors de l'installation de l'App (modification de la masterpage).
  

•  SofTract Copy/Move Items
  Cette App permet d'enrichir les bibliothèques de documents d'un nouveau bouton (au niveau du ruban et des documents) permettant la copie de l'élément sélectionné, ou son déplacement. Les métadonnées sont également copiées. L'utilisateur peut déplacer l'élément grâce un composant graphique représentant l'arborescence (Treeview). Un point négatif serait que ce "Treeview" est bien trop complet : l’utilisateur voit trop d'éléments et il ne peut pas naviguer dans les bibliothèques d'un autre sous-site.
  

•  ND|TagSearch
  Cette App permet de mettre en avant les métadonnées de vos documents (ou images) au sein d'un nuage de mots-clés (Tag Cloud). Ainsi, lorsque l'utilisateur affiche une bibliothèque, il peut cliquer directement sur un mot clé (la taille de la police étant proportionnelle à sa fréquence d'utilisation) et voir ainsi les documents correspondant. Pour affiner son choix, on peut sélectionner plusieurs mots-clés. Nous le voyons tous les jours, l’accès à l’information se fait aujourd’hui via la recherche d’information et cette App est très efficace pour la recherche de documents !

• TimeOff Pro/Lite
  TimeOff est une application permettant de gérer les demandes de congés/absences des employés. L'employé peut ainsi créer une demande d'absence, indiquer le nombre de jours, le type de congé (vacances…). Une fois proposée, la demande pourra être transmise au personnel autorisé qui l'approuvera ou non. Une vue graphique en mode calendrier est disponible donnant un rendu visuel bien réalisé grâce à de nombreuses interfaces. L'App est déclinée en deux versions selon les fonctionnalités : Lite et Pro.

• SharePoint Charts
  Voici une App permettant de créer des graphiques sous forme d'histogramme (bar charts) ou de camembert (pie). D'autres graphiques sont en préparation. Les valeurs sont stockées dans les propriétés de l'AppPart. Simple et pratique, cette App permettra d'illustrer plus facilement des données en supprimant des tableaux compliqués à lire.
  

• MetaEngine Tag Cloud, MetaEngine Easy Search
  Voici deux Apps permettant d'enrichir la recherche. MetaEngine Tag Cloud met à disposition dans le centre de recherche (Search Center) les mots-clés les plus populaires et les termes utilisés dans le site SharePoint. En cliquant sur le mot-clé, la liste des résultats correspondant est alors affichée. MetaEngine Easy Search rajoute une barre de filtre verticale au sein d'un menu, proposant par exemple de filtrer sur le type de document, la taille du document… L’App met également à disposition une recherche avancée. Les utilisateurs novices sur SharePoint se retrouveront plus facilement avec cette barre verticale, et les utilisateurs avancés auront le choix de combiner les filtres.

Notre sélection des applications gratuites :

• Bright Banner
  Lors de la conception d'un site intranet ou internet, on souhaite bien souvent l'égayer avec quelques visuels voire même des animations. Le carrousel est devenu incontournable : pour présenter des actualités, des produits, des départements de la société. Bright Banner nous permet de générer un carrousel personnalisable à partir d'une liste d'images et de légendes. L’utilisateur définit ainsi les articles à intégrer, les effets souhaités (13 effets disponibles), le thème, l'affichage de miniature, la taille… Le carrousel est intégrable via l'App Part ou bien par un code embed (script à intégrer via le composant SharePoint).
  
• Location Finder
  Plusieurs Apps permettant de la géolocalisation sont disponibles sur le SharePoint Store, mais c'est "Location Finder" qui nous a le plus convaincu. L'App permet d'afficher plusieurs points sur une carte Google Maps (idéal pour les implantations de la société). Il est possible de définir la localisation par latitude / longitude, ou bien par adresse. Disponible en tant que AppPart, le composant peut être intégré au sein d'une page. Les fans de Bing Maps ou autre système de géolocalisation devront se tourner vers d'autres Apps existantes sur le Store.
  
• SPoodle Scheduling
  Spoodle Scheduling est le Doodle intégré à SharePoint. Cette App facilite l'organisation de réunion. En effet, il est toujours compliqué de trouver une date de réunion où tous les participants sont présents. L'organisateur propose alors plusieurs dates, et Spoodle génère une interface pour que chaque participant indique sa disponibilité pour chaque proposition. L'organisateur a ainsi une vue d'ensemble sur les meilleures possibilités.
  
• Galleriffic App for SharePoint
  Afin de dynamiser l'intranet en le rendant plus coloré, on souhaite également intégrer des photos. Galleriffic App for SharePoint vous donne la possibilité de déposer des photos puis de générer une galerie. Les photos sont affichées à gauche (miniatures avec pagination), et l'image sélectionnée est affichée en plus grand. L'App propose un mode slideshow.
  
  
• Vialutions vZIP
  Cet App permet d'enrichir le ruban des bibliothèques de documents avec un bouton "Zip". Cette fonctionnalité est très intéressante car elle permet de pouvoir télécharger un ensemble de documents compressé en zip. A noter que la conversion se fait grâce à un site en mode Cloud qui peut être bloqué par le proxy de l'entreprise (port non standard du site).
  
• Important Messages
  L'App "Important Messages" permet de mettre en avant des notifications plus ou moins importantes sur votre site. L'administration permet de classer les messages au sein de catégories qui pourront être associées d'une image / pictogramme. Idéal pour prévenir les utilisateurs d'une maintenance sur l'intranet, ou pour leur fournir une information qu'ils ne doivent pas louper.
  
• Collaboration Suite Quick Access
  Pour permettre de retrouver et d'accéder très rapidement à un site SharePoint (site d'équipe, de publication…), Collaboration Suite Quick Access propose une zone de recherche qui vous retournera les sites disponibles. Les résultats s'affichent dès la première touche saisie et permet de vous rediriger vers le site choisi. Idéal lorsque vous avec un nombre important de site d'équipe/TeamSite.
  
• Contact Us Form
  Un besoin qui est très souvent émis est de mettre à disposition des visiteurs ou collaborateurs un formulaire pour obtenir des informations. Que ce soit un formulaire de contact (c'est d'ailleurs le nom de l'App), ou encore un formulaire d'inscription. Cette App propose la création de questions (libellé, description, type de question texte/mail/bloc commentaire, champ obligatoire ou non, réponse par défaut), et enregistre toutes les réponses dans une liste SharePoint. Cette App semble très prometteuse car elle permet de créer des formulaires modulables très simplement, mais malheureusement n’était pas stable lors de notre test.
  
• Web Analytics Integration
  Les webmasters des sites internet sont très friands de statistiques. SharePoint 2013 permet en natif de générer certain nombre de statistiques. Toutefois, si l’administrateur souhaite avoir des statistiques spécifiques ou bien qu'il a l'habitude d'utiliser une plateforme Web Analytics spécifique, Web Analytics Integration est à votre disposition ! Cette App permet ainsi d'intégrer des services de statistiques externes, tel que Webtrends, Google Analytics, XiTi (AT Internet)…
  
• AvePoint Meetings for SharePoint Online
  Voici une App très complète qui permet d'organiser des réunions et de fournir une interface attrayante et accessible à tous. Une fois la réunion créée, réunion périodique ou non, l'organisateur peut définir l'ordre des jours, les actions à suivre, les décisions actées, ajouter des commentaires, des documents… Les données sont stockées dans des listes SharePoint de tâches, d’annonces et calendrier. Sur les réunions périodiques, cette App a beaucoup d'intérêt car elle permet d'informer l'utilisateur de toutes les réunions via une interface unique et sans changement de page. Pratique lors de son utilisation pendant la réunion, elle permet de devenir un support de compte-rendu.
  

Le SharePoint Store est en plein essor et on voit de nombreuses nouvelles Apps disponibles depuis cet été. Il est toutefois dommage de voir que la catégorisation n'est pas toujours logique (pourquoi toutes les Apps de localisation/maps ne se retrouvent pas au même endroit, c’est-à-dire dans la catégorie "Navigation"). Dommage également que certaines Apps ne soient pas fonctionnelles : heureusement nous pouvons les tester ! Les Apps payantes ont pour la plupart la possibilité d'être essayées. Dans tous les cas, les Apps SharePoint sont très intéressantes car cette possibilité permet à une société qui investit dans Office 365 d'améliorer son site SharePoint natif !
Enfin, le développement d'Apps et l'installation dans le catalogue d'Apps interne à la société est possible, avec SharePoint Online ou sur un SharePoint On-Premise ! Il serait intéressant de refaire un point dans 6 mois pour vérifier la pérennité de certaines Apps, mais également l'enrichissement du Store.