Pourquoi le temps est venu pour la DSI d’innover
Le rôle du directeur des services informatiques (DSI) s’est largement transformé ces dix dernières années. Longtemps cantonné au back-office, il évolue désormais sur le devant de la scène avec pour mission de concrétiser la stratégie numérique de l’entreprise.
Le développement des technologies numériques et mobiles rend stratégique l’expertise de la Direction Informatique. A présent, c’est aux DSI que l’on attribue les bienfaits de la transformation numérique. Maintenant que la technologie revêt une importance croissante dans les entreprises du monde entier, les départements IT cherchent moins à faire des économies qu’à produire de la valeur. Selon l’édition 2016 de l’étude Harvey Nash CIO Survey, la priorité des entreprises est passée de projets IT vecteurs d’économies (37%) à des projets générateurs de profits (63%). Et les DSI occupent de plus en plus des postes de direction. Selon l’étude Harvey Nash CIO Survey de 2016, la proportion de DSI siégeant au conseil d’administration ou au comité de direction a atteint son plus haut niveau en 11 ans, ce qui prouve que le rôle du DSI a évolué du maintien opérationnel de la technologie à celui de vecteur de croissance par l’innovation.
L’innovation prend de plus en plus la forme de technologies nouvelles. Une étude de Insight Enterprises révèle que 48% des entreprises prévoient d’augmenter leur budget IT l’an prochain, contre 6% seulement qui ont l’intention de réduire leurs dépenses cette année. Les entreprises de taille moyenne dépensent plus volontiers dans la technologie et 60% prévoient d’augmenter leur budget de 17% en moyenne. Cette tendance à la hausse des investissements témoigne d’un changement de cap des stratégies IT de la seule maintenance à la création de valeur en s’appuyant sur les connaissances du service IT pour s’approprier les innovations technologiques.
Et cette approche produit effectivement des résultats. Une étude d’IDG Research auprès de plus de 260 responsables IT de grandes entreprises conclut que les avantages potentiels de la collaboration entre l’IT et d’autres départements inclus : une productivité accrue (87%) ; des décisions mieux avisées (83%) ; un alignement entre les salariés (82%) ; une plus grande satisfaction des utilisateurs (80%) et des coûts réduits (75%).
Ceci s’explique dans un contexte où les pratiques métiers standard, mobiles, sociales, analytiques et CRM, requièrent toutes le soutien et le leadership du département IT pour produire les meilleurs résultats. Dans un environnement où les changements s’opèrent rapidement, le département IT est l’instigateur discret d’une transformation numérique vouée à optimiser le fonctionnement de l’entreprise moderne par des gains d’efficacité opérationnelle et l’amélioration des workflows.
Un domaine où les départements IT peuvent faire une énorme différence est celui, souvent négligé, de la gestion documentaire. Selon Harvey Nash, les gains d’efficacité opérationnelle demeurent la priorité absolue des DSI à 61,2%. Les volumes de contenus numériques progressent à un rythme exponentiel au point que la somme totale des contenus en 2020 devrait être 44 fois supérieure à celle de 2009, selon CSC. Un workflow efficace, assorti d’une gestion optimale des documents, est désormais plus important que jamais.
L’entreprise moyenne traite toujours la plupart de ses documents manuellement. C’est coûteux et chronophage. Selon IDC, Un employé de bureau consacre en moyenne 2,5 heures par jour ou 30% de son temps de travail à rechercher de l’information. Pour les entreprises, c’est une charge équivalente à près d’un tiers du salaire moyen chaque année. Et IDC estime que 35 à 50% environ de toute l’information d’une entreprise n’est pas indexée de façon centrale, ce qui la rend difficile à localiser.
On comprend aisément que, partout, les entreprises cherchent les moyens de réduire ces coûts. Et plus la réglementation devient stricte, plus les entreprises sont contraintes de conserver davantage d’archives, soit davantage de documents qu’il faut numériser et classer. Pour contribuer à réduire les coûts d’administration, les départements IT peuvent apporter leur aide par la mise en œuvre de systèmes efficaces de gestion des documents.
Il existe des solutions technologiques qui permettent de faire face à ces nouveaux défis. Elles se présentent sous la forme d’un logiciel qui extrait l’information principale et indexe automatiquement le fichier lorsqu’un salarié numérise une page; les données capturées sont enregistrées aux endroits prédéfinis et rendues accessibles aux applications métier en aval. De tels outils font gagner du temps aux entreprises et les aident à éliminer des dépenses superflues.
Les services IT sont mieux positionnés que jamais pour identifier les outils qui aideront les entreprises à rationaliser leurs processus métier. C’est surtout vrai à mesure qu’une entreprise se développe et qu’elle a besoin que l’information circule avec un maximum de fluidité. Plus que jamais, la DSI est bien placée pour identifier les pratiques de travail du futur et mettre en œuvre des stratégies vouées à impliquer les salariés et les aider à collaborer plus efficacement.