6 conseils pour optimiser la gestion des télétravailleurs en période d'épidémie
Les cas de coronavirus se multiplient à travers le monde et les gouvernements avertissent les citoyens de la probabilité que la maladie se propage davantage : il est temps que toutes les entreprises mettent en place des solutions face à cette crise.
Compte tenu de l’aspect imprévisible de la maladie et au regard des dispositions prises par le gouvernement français, il est temps pour les entreprises de prendre de mettre en œuvre les stratégies d’éloignement voire de possible mesures de confinement plus sévères dans un avenir proche. Le Dr William Schaffner, spécialiste des maladies infectieuses de l'université Vanderbilt, a déclaré : "Nous devrions remettre à plat tous nos plans d’anticipation de pandémie et les appliquer très rapidement".
Pour les entreprises et autres organisations, cette préparation doit prévoir une importante implication des services IT pour garantir à l’ensemble des salariés la possibilité de travailler de chez eux et de pouvoir accéder aux systèmes, données et autres outils sans interruption et en toute sécurité. Agir dès aujourd’hui impactera positivement ou négativement la capacité d'une entreprise à poursuivre ses activités dans le cas où l’expansion du coronavirus devait contraindre une grande partie de la population à être assignée à domicile.
Que ce soit par le coronavirus ou tout autre pathologie, le maintien de l’activité professionnelle des salariés touchés exige des experts IT et de la cybersécurité de mettre en œuvre des stratégies pour assurer la continuité de leur travail tout en respectant les règles établies au sein de l’entreprise.
1. Supprimer les VPN peu fiables
De nombreuses solutions traditionnelles de sécurité permettant de travailler à distance dépendent de la technologie VPN ou VDI. Cependant, elles nuisent non seulement à productivité mais s’avèrent également inefficaces dans la protection contre les menaces les plus sophistiquées. Une étude a notamment révélé que 18 % des VPN ne chiffrent pas leur trafic et que 84 % de ces solutions utilisent des protocoles de chiffrement inappropriés pour protéger ce trafic.
Les grandes entreprises nécessitent une connexion plus rapide et plus sûre afin de permettre aux télétravailleurs d’accéder à leurs outils de travail depuis leur domicile (logiciels et fichiers). Ceci est clé, tout particulièrement dans un contexte épidémique (qu'il s’agisse du coronavirus ou bien d’une autre pathologie) soumis à un confinement et dans lequel de nombreux collaborateurs généralement habitués à travailler au bureau, se retrouvent à devoir travailler de chez eux pendant de longues périodes.
2. Des capacités indépendantes des appareils sont essentielles
Les équipes de l’IT doivent donc être capables de mettre en place un système efficace et robuste permettant d’effectuer un travail, quel que soit l'endroit, le moment ou l'appareil choisi par le salarié pour accomplir ses missions.
Les utilisateurs d'aujourd'hui ont des attentes très pointues quant à la manière dont ils veulent mener leurs activités. Une solution de travail à distance sécurisée doit pouvoir s'adapter à différentes plateformes de systèmes d'exploitation tout en aidant les personnes à accéder à n'importe quelle application web, site intranet ou fichier de données dont elles ont besoin.
3. Des logiciels de travail largement utilisés
Soyons réalistes : à l’heure du SaaS, il existe de nombreux logiciels de création de documents, de tableurs et de diapositives, qui n'ont jamais vraiment été adaptées à l'environnement des entreprises.
La plupart des salariés sont habitués à Word, Excel et Power Point, et ils ont besoin d'un accès transparent à MS Office pour maintenir leur niveau de productivité lorsqu'ils sont en télétravail. C'est aux services informatiques de trouver un moyen d'y parvenir : pour cela, il faut trouver des solutions ingénieuses et efficaces.
4. Maintenir la productivité, même dans les zones à faible couverture
Dans le cas où une grande partie des collaborateurs doivent rapidement s’isoler pour se protéger et protéger les autres (coronavirus ou autres maladies contagieuses), il est probable que beaucoup d’entre eux se heurteront à des problèmes de connectivité. Il faut donc choisir une plateforme de travail à distance disposant d'un mode hors ligne robuste permettant l'accès à toute une série de ressources, même sans connexion internet.
De plus, les entreprises doivent envisager les avantages des outils de communication conçus spécifiquement pour la collaboration en temps de crise. Un système de notification d'urgence peut être un outil indispensable lorsque les opérations commerciales sont interrompues lors d’une situation de crise.
Ces outils permettent aux responsables et aux dirigeants de rester informés sur un incident et ses évolutions, de connaître le statut des employés, ou encore des principaux actifs de l'entreprise. Pour les équipes, c’est une manière sûre et efficace d’accéder aux ressources internes et de poursuivre sereinement leur collaboration avec les services tiers externes.
5. Le travail à distance doit rester rapide et facile à mettre en œuvre
Même si les entreprises facilitent l'accès des télétravailleurs, elles doivent mettre une plateforme qui puisse maintenir une authentification continue afin de leur permettre d’accéder uniquement aux documents et aux systèmes dont ils ont besoin.
De plus, leurs appareils doivent être protégés par un système de défense basé sur l'IA, capable de faire face aux menaces telles que les attaques sans fichier ou les attaques zero-day sans impacter leur travail, ni consommer une quantité excessive de ressources de leurs appareils.
Enfin, l'ensemble du processus devrait également être facile pour les administrateurs. Pour faire face à un pic de nouveaux télétravailleurs, le service informatique aura besoin d'une plateforme qui peut simplement intégrer et déconnecter les utilisateurs.
6. Rester mobile en toute circonstance
Aujourd'hui, la plupart des responsables IT des entreprises reconnaissent que le télétravail n'est plus un avantage réservés à certaines personnes ou occasions : il doit être ouverts à tous. Les entreprises constatent que les jeunes générations considèrent de plus en plus le télétravail comme une condition de travail indispensable et non-négligeable.
Les accords tacites passés entre les travailleurs mobiles et les différents acteurs (le personnel juridique, le personnel saisonnier, les partenaires d'innovation etc.) soulignent l’importance d’un travail à distance transparent dans toute l’entreprise.
La récente épidémie de coronavirus met en exergue une autre raison majeure de construire une infrastructure permettant de soutenir le télétravail en toute sécurité : Un télétravail sécurisé et fonctionnel joue un rôle crucial dans la continuité des activités. Comme les experts doivent faire face à une situation sanitaire très préoccupante, il est temps de mettre en place les actions nécessaires pour faire face.