Quatre conseils pour mieux sécuriser sa gestion documentaire

Mettre en place un système de sécurisation des données dans le cadre de sa gestion documentaire est indispensable pour toute entreprise. Mais comment faire?

Les entreprises manipulent un nombre croissant de documents ; contrôler la sécurité des flux documentaires peut alors être chronophage. Pour une sécurisation complète et un gain de temps optimal, il est recommandé d’adopter des conseils de sécurité simples et efficaces pour l’ensemble de ses workflows de traitement de documents. 
 

Conseil #1 : Sécuriser le processus d’impression  

Chaque tâche d’impression contient des informations qui ne doivent pas tomber entre de mauvaises mains. Sécuriser l’imprimante n’est pas l'unique action à mener. La sécurisation se pose à trois moments du processus d’impression :  

•  La tâche d’impression doit pouvoir être envoyée en toute sécurité via l’utilisation d’identifiants uniques, permettant d’identifier le profil de l’utilisateur. Les logiciels d’authentification unique (SSO) permettent d’accéder facilement et en toute sécurité à plusieurs applications et outils du réseau.  
• L'enregistrement provisoire des demandes d’impression est une autre étape cruciale. Toute personne bénéficiant d’un accès sécurisé peut enregistrer ses impressions en cours, sans que celles-ci ne soient accessibles aux autres utilisateurs. Cette sécurité évite l’accès d’informations potentiellement confidentielles. 
• La troisième étape intervient lorsque l’utilisateur récupère l’impression. Il est impératif de lui demander de s’identifier sur l’imprimante de manière sécurisée, afin de vérifier qu’il s’agit du bon collaborateur. Un pass d’accès, par exemple, ou un code PIN personnel à 6 caractères comprenant des chiffres, des lettres et des signes sont des solutions idéales.  

Conseil #2 : Ne pas négliger l'impression mobile 

Depuis les smartphones ou les tablettes, l’impression mobile est une méthode simple et rapide pour les collaborateurs, mais elle n'est pas sans risque. Pour que ces appareils et ces données restent protégés , il est important que l’entreprise mette des appareils mobiles à disposition des collaborateurs dont elle a la propriété et le contrôle.  Si ce n’est pas envisageable, il faut alors s’assurer que les employés n’utilisent pas d’appareils obsolètes, qui seraient susceptibles de laisser fuiter des données.  

Le processus d’impression mobile doit également être paramétré proprement à l’aide d’un logiciel de gestion de l’impression. Celui-ci offrira aux impressions mobiles le même degré de sécurisation que l'impression classique. 

Conseil #3 : Sécuriser la numérisation

Lorsqu’une entreprise numérise des documents, ces derniers restent enregistrés dans le cloud, dans un système de gestion des documents, voire dans le scanner directement. Il convient de protéger ces emplacements contre les cyberattaques potentielles en choisissant un partenaire de confiance qui veillera constamment sur les données enregistrées.  

Il est également judicieux de verrouiller les documents et de les protéger par mot de passe afin qu'ils ne soient pas lisibles par autrui. 

Protéger les documents n’est pas seulement utile contre les cybercriminels, il existe aussi des risques liés à l’environnement interne, notamment lors d’envois ou d’impressions de documents. Pour réduire ce risque, il faut ajouter des « tampons de sécurité » automatiques aux documents enregistrés dès qu’ils sont imprimés, copiés ou envoyés par e-mail.  Cela permettra d'identifier l'utilisateur, le département et l'heure à laquelle l'action a eu lieu. Il sera plus facile d’identifier les utilisateurs, internes et externes, en cas de problème, et ainsi de les dissuader de manipuler négligemment des documents. 

Conseil #4 : Interdire certaines impression

Légalement, certains documents ne peuvent ni être copiés ni numérisés. C’est notamment le cas des titres, tels que les billets de dollars ou d’euros. Il est donc essentiel que les imprimantes reconnaissent de tels documents et les protègent contre la copie, l’impression et la numérisation. La plupart des imprimantes multifonctions sont déjà protégées contre ce genre de manipulation. 

Il peut aussi être souhaitable d’empêcher la numérisation ou l’envoi de certains documents confidentiels. Pour ce faire, l’entreprise peut mettre en place un logiciel de numérisation à reconnaissance de formulaire.  

Cette solution permet d’informer le logiciel sur les documents ne pouvant pas être numérisés ou envoyés. Naturellement, ce programme enregistrera et rapportera ces manipulations aux gestionnaires, évitant ainsi aux organisations d’être accusées de pratiques illégales.