Une bonne digital workplace repose sur une gestion de l'information efficace
La généralisation du travail à distance s'est accompagnée d'une montée en puissance des digital workplace, faciles à utiliser pour partager des documents en interne mais aussi avec l'externe.
La transformation numérique fait le buzz depuis dix ans, et pour une bonne raison : selon la 2e édition du Baromètre France Num publiée par la Direction générale des entreprises en septembre 2022, pour 81% des dirigeants de PME, le numérique représente un bénéfice réel pour leur entreprise, il facilite la communication avec les collaborateurs pour 59% des répondants et il participe à améliorer la communication avec les clients pour 78% d’entre eux.
Dans notre monde moderne, les organisations sont obligées de proposer une véritable digital workplace pour permettre aux collaborateurs de travailler de n’importe où à tout moment, et d’avoir les informations dont ils ont besoin à portée de main. Un environnement de travail holistique et interconnecté supprime bien des tracas pour les équipes comme les clients et permet de gagner en productivité.
Pour que cela fonctionne, il faut que l’accès à l’information soit instantané. Choisir la bonne technologie est indispensable pour fournir la meilleure expérience utilisateur possible avec des tâches automatisées et un confort d’utilisation, une solution moderne qui contribue à maximiser le travail des collaborateurs, grâce à la productivité et la collaboration.
Une accélération depuis la pandémie
La pandémie a révolutionné la manière de travailler, la numérisation s’étant imposée comme un standard à un niveau jamais atteint auparavant. 80% des collaborateurs des grandes entreprises françaises et 74% des collaborateurs travaillant au sein de PME ont aujourd’hui la possibilité de travailler à distance un ou plusieurs jours par semaine selon une étude de mars 2023 réalisée par Sarah Proust, experte associée à la Fondation Jean Jaurès. Et ce critère peut être déterminant dans le choix d’une entreprise par les candidats.
Les entreprises ont également gagné en maturité sur la gestion de l’information et se sont montrées plus proactives pour se prémunir contre la fuite de données et se conformer aux réglementations en matière de conformité. Cette évolution a facilité la transition vers la digital workplace, les entreprises s’éloignant des documents papier pour adopter les nouvelles technologies qui leur permettent d’avoir plus de contrôle sur leurs informations.
Quelles sont les mesures à prendre par les entreprises pour garantir la cohésion et la performance de la digital workplace ?
Le secret : s’affranchir de la technique
Les utilisateurs ne veulent pas être contraints techniquement, ni avoir à déplacer tout le contenu vers un nouvel emplacement. Il se peut qu'une organisation utilise des dossiers et des documents partagés sur le réseau, des applications de synchronisation et de partage de fichiers ou des systèmes de gestion documentaires anciens.
L’utilisateur ne devrait pas se soucier de l’endroit où sont enregistrés les fichiers. Il devrait simplement y accéder rapidement et facilement avec une expérience utilisateur sans faille, peu importe où l'information est sauvegardée.
L’un des avantages de la digital workplace est qu’elle garantit un accès à l’information quel que soit le logiciel utilisé, l’appareil de connexion, à tout moment. Cela évite aux utilisateurs d'avoir à imprimer des documents pour les réunions, de partager des contenus via des applications de synchronisation et de partage de fichiers, ou de sauvegarder des copies de documents sur des clés USB, par exemple. L'information doit être accessible facilement et en toute sécurité, que l'utilisateur travaille au bureau, qu'il soit en déplacement avec son appareil mobile ou même qu'il travaille hors ligne.
L’importance des métadonnées dans la digital workplace
Il est important de réfléchir à la manière dont les informations numérisées sont stockées et gérées. L’organisation en dossiers repose sur le fait que les gens savent où l'information est sauvegardée. Si cette organisation par dossier fonctionnait pour le papier, elle n’a plus lieu d’être pour gérer l'information numérique.
Les métadonnées décrivent le contenu ou la donnée. Elles donnent des renseignements sur la nature et l’objet du document et non sur son emplacement. Elles peuvent indiquer si le document concerne un client, un projet ou une équipe, par exemple. Au lieu de rechercher l'emplacement du document, l’utilisateur recherche tous les termes relatifs à ce document, et aura accès à sa dernière version.
Utiliser le potentiel de l’IA
Il est important que la digital workplace facilite le quotidien des collaborateurs. Utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour classer automatiquement les informations permet de rationaliser le processus de gestion de l’informations et d'améliorer la cohérence et la conformité au sein d'une organisation. L’utilisateur n'aura plus à se demander où il doit enregistrer un document, comment il doit le classer ni même quelles métadonnées il doit appliquer, car l'IA peut aider à automatiser ce processus.
Le déploiement d’une plateforme de gestion de l’information est essentiel dans la mise en place d’une digital workplace mais son approche doit être soigneusement étudiée pour réduire les risques, les coûts et, surtout, garantir l'adhésion des collaborateurs, car cette dernière est primordiale pour réussir sa transformation numérique.
S'adapter à l'air du temps
La digital workplace est plus qu’une tendance, c’est à la fois le présent et le futur de l’environnement de travail et elle va devenir de plus en plus omniprésente. Par conséquent, les entreprises devraient donner la priorité à la mise en œuvre d'une infrastructure permettant aux collaborateurs de naviguer facilement dans les fichiers et les logiciels de l'entreprise, où qu'ils se trouvent dans le monde.
Une numérisation réussie augmente la productivité, la satisfaction des clients et l’autonomie des équipes.