La dématérialisation fiscale de factures au centre des problématiques stratégiques des entreprises
Chaque année, plusieurs millions de factures sont éditées en France pour un coût global de traitement unitaire compris entre 15 et 20 euros. Dans ce contexte, la dématérialisation fiscale se positionne comme un enjeu majeur de productivité pour les entreprises et peut constituer un avantage concurrentiel significatif.
La dématérialisation fiscale fait référence à 2 articles de loi : l'article 289 alinéa 5 du code des impôts qui concerne les documents structurés EDI et l'article 289 Bis qui concerne les documents non structurés signés électroniquement.
Dans les deux cas, les objectifs sont d'optimiser les échanges entre les différents acteurs ( émetteur et récepteur), de garantir l'intégrité du document sur l'ensemble du processus et d'assurer un archivage légal durant une période préalablement définie (10 ans en France).
Pour valider ce mode de traitement, l'administration doit d'une part, être informée du type de dématérialisation pratiquée, mais aussi recevoir l'accord du destinataire de la facture.
A ce jour, le processus global de dématérialisation de factures est qualifié de fiscal car l'administration accepte de s'appuyer sur le document dématérialisé pour le calcul de la TVA. Pour être considéré comme valable, des règles propres à l'émetteur comme au récepteur doivent être respectées selon le type de dématérialisation ( données structurées ou fichiers images ...).
L'enjeu de la dématérialisation fiscale des factures ne doit pas seulement être considéré de manière économique car c'est aussi un problème légal et organisationnel. Ainsi, ces chantiers stratégiques sont rarement laissés à la seule initiative des Directions des Systèmes d'Information mais portés par les Directions fonctionnelles et le Top Management directement concernés par ces sujets.
En optant pour la dématérialisation de factures les entreprises :
- optimisent leurs coûts de traitement et frais de gestion ( économie moyenne de 10 euros par facture reçue et de 5 euros par facture émise)
- fiabilisent et garantissent l'intégrité et la sécurité des factures
- archivent électroniquement leurs documents
Aujourd'hui, de nombreuses sociétés, sous l'impulsion de leurs Directions financières, abordent la dématérialisation fiscale en respectant uniquement les obligations légales d'archivage et de signature d'une image de facture.
Cette première étape est un pas important dans la mise en oeuvre d'une démarche plus complète mais doit nécessairement s'enrichir d'une structuration forte du document pour proposer une information aussi riche que le flux EDI.
Cette démarche est aujourd'hui au centre des préoccupations stratégiques de groupes de premier plan, notamment dans le secteur de la distribution, qui poussent les différents fournisseurs du marché à innover et à leur proposer des offres de traitement adaptées à leurs besoins et en phase avec le cadre règlementaire.