Entre bonheur au travail et gestion de la sécurité : risques et avantages du BYOD
Sécurité des données, équilibre entre vie privée et professionnelle, formation des collaborateurs : voici quelques conseils pour faire face aux nouvelles tendances (BYOD, télétravail, mobilité) du monde du travail.
Depuis l’apparition des téléphones portables dans les années 1990, nous avons tous appris à jongler entre plusieurs appareils dans le cadre de notre travail.
Selon une étude Citrix publiée en avril 2014, 6 entreprises françaises sur 10 fournissaient des PC ou tablettes à leurs employés, et 1 sur 2 des téléphones mobiles. D’autre part, 28% des entreprises utilisent des applications de Mobile Device Management (MDM) pour gérer la flotte des appareils mobiles selon une étude de F-Secure, datant d’août 2015.
Ces nouvelles pratiques apportent une dimension nouvelle à la communication du lieu de travail : les actifs d’aujourd’hui sont de plus en plus dépendants du mobile dans leur vie professionnelle, en particulier les employés de terrain qui voyagent à travers le monde.
Les deux avantages du recours au mobile sont :
Rester informé à tout moment. Notre façon de travailler est en train de sortir du schéma conventionnel 9h-18h ; de plus en plus de décisions professionnelles sont prises pendant les déplacements. Prenons l’exemple d’un responsable des ventes : s’il fut un temps où le travail de terrain impliquait pour le commercial d’attendre le lendemain pour pouvoir accéder à Salesforce et au VPN sur son ordinateur de bureau, aujourd’hui, avec un bon accès mobile, il peut effectuer toutes ses tâches en déplacement en utilisant l’appareil de son choix.
S’assurer du bon équilibre entre travail et vie privée pour les employés. La démonstration n’est plus à faire qu’un employé heureux est un employé productif, offrant un meilleur service client, et assurant la bonne croissance de l’entreprise. En tenant compte de tous ces paramètres, toutes les entreprises devraient faire leur maximum pour permettre à leurs employés de venir à bout de leurs tâches professionnelles pendant leurs heures de travail.
Les technologies mobiles semblent donc être la solution toute trouvée pour rendre les employés heureux et les inscrire dans la modernité. Mais est-ce aussi simple que cela ?
Si les technologies mobiles offrent de nombreuses opportunités, elles représentent également un risque que le secteur doit envisager avant de placer un appareil mobile dans les mains de tous leurs employés. L’indépendance conférée par le BYOD donne toute liberté aux employés d’ignorer les politiques habituelles de régulation que les entreprises ont mises en place pour de bonnes raisons, mais que les employés ont tendance à oublier. Les entreprises doivent maintenant réfléchir à la mise en place de nouvelles mesures efficaces sans être trop intrusives pour encadrer le nouveau modèle BYOD. Cela représente une économie de temps et de ressources comparé à une stratégie de management plus autoritaire.
Les conseils suivants s’adressent principalement aux travailleurs à distance qui ne suivent pas le rythme traditionnel du 9h-18h :
Protéger vos données. La sécurité est une préoccupation croissante pour le secteur informatique. Entre les fuites de données et les piratages, qui font presque quotidiennement la une des journaux, les entreprises sont de plus en plus soucieuses vis-à-vis des informations et données que les employés transportent physiquement avec eux au cours de leurs déplacements. Et le phénomène n’est pas prêt de s’atténuer avec le recours croissant aux portables dans le milieu professionnel. Il est maintenant indispensable de sécuriser correctement les données et de transformer les politiques internes de prévention des fuites de données en de véritables directives auxquelles les employés doivent se conformer.
Investir dans la formation. Les entreprises mettant à disposition de leurs employés des appareils mobiles doivent également investir dans les compétences des personnes qui vont les utiliser. En effet, il est important pour les employés de percevoir et de prendre en compte le risque que représente un mauvais usage des appareils mobiles. La formation devient une étape essentielle pour vous assurer que vos employés suivent bien la même stratégie mobile que vous, et respectent les mesures de sécurité. Il est conseillé aux entreprises de déployer les technologies mobiles au sein d’un programme plus large de transformation, centré sur la productivité et l’intérêt de pouvoir travailler en toute sécurité depuis n’importe quel endroit.
Se doter d’un système de communication unifiée adapté aux appareils mobiles.En parallèle à cette tendance croissante à l’utilisation des outils mobiles, le système téléphonique des entreprises, mis en place depuis parfois de nombreuses années, peut montrer quelques signes de résistance face à cette évolution. En effet, assurer l’unification des communications du lieu de travail se complique forcément si on y ajoute une strate supplémentaire avec la flotte de téléphones portables fournis par l’entreprise, en plus des appareils personnels des employés. Ce type de situation est bien souvent le signe révélateur d’un système de communication dépassé, qui doit être remplacé pour assurer une meilleure productivité à l’entreprise.
Considérer le MDM. Un logiciel de MDM (Mobile Data Management) peut s’avérer très utile pour vous aider à gérer les informations contenues par les appareils de vos employés. Le MDM permet aux employeurs d’automatiser la gestion des appareils mobiles qu’ils fournissent aux employés et les aide à instaurer des décisions suivant les exigences de l’entreprise. D’autre part, cela permet aux employés qui souhaitent utiliser leur propre appareil de le faire le plus confortablement possible. Pour cela, ils ont seulement besoin d’obtenir un accord ("opt in") et doivent accepter que les données contenues sur leur appareil puissent être effacées si l’appareil est perdu ou volé.
Garder un œil vigilant sur les applications externes. Les applications grand public peuvent s’avérer très utiles pour créer une collaboration et une expérience plus harmonieuse sur le lieu de travail, d’autant plus qu’elles peuvent maintenant être intégrées grâce aux communications unifiées. Du côté des employeurs, l’enjeu est de trouver un équilibre entre l’utilisation par les employés des applications qu’ils jugent les plus faciles à pratiquer et un système complètement ouvert dans lequel le recours au mobile présente des risques. La meilleure façon de réussir ce challenge est d’avoir une politique claire et régulièrement réévaluée pour s’adapter à l’environnement changeant et être mise en œuvre au sein de l’organisation entière.
Avoir des employés plus mobiles est le gage d’une meilleure productivité des employés qui travaillent la plupart du temps à l’extérieur du bureau, pour des missions de vente ou de service. Ce sur quoi les entreprises doivent travailler aujourd’hui, c’est trouver le moyen de gérer cette opportunité pour maximiser la productivité et minimiser le risque.