Conservation des archives publiques : quels documents conserver et combien de temps ?
De prime abord, et dans le cas des Français que nous sommes, les archives publiques constituent l’ensemble des archives documentaires engendrées par toute personne physique ou par tout personne morale dont le domaine d’activité touche de près ou de loin (par mission, organisation structurelle ou autres…) au service public et aux organes publics français. Tout cela est bien joli, mais qui est censé s’en occuper, de toutes ces archives ?
Si l’on considère que l’archivage a pu commencer à l’époque de la deuxième révolution française (si pas la première), vous imaginez bien que la quantité de documents – de paperasse en tout genre – accumulée jusqu’à notre temps doit être colossale, phénoménale. C’est pour cette raison que l’on a vu émerger des prestataires spécialisés dans la gestion des archives publiques.
Dans cet article, nous vous proposons de rentrer en profondeur dans le travail de ces prestataires afin de mieux cerner la méthode à adopter dans le processus de conservation de vos documents de nature publique.
Définition
Ce que l’on peut entendre par « archive » doit se comprendre en fonction d’un certain nombre de critères. Ces critères sont ceux d’une indépendance du concept d’archive vis-à-vis de paramètres spécifiques, parmi lesquels notamment :
- La date de production du document : qu’il
date de la révolution française ou qu’il date d’hier, il sera considéré comme
faisant partie des archives publiques à partir du moment où il existera
physiquement et officiellement.
- La forme du document : à partir du moment
où il s’agit d’un texte écrit, il sera considéré comme archive et ce, qu’il
soit manuscrit, dactylographié, imprimé, sous forme de plan, d’affiche ou
autres…
- Le support matériel du document : il peut ainsi s’agir d’un document sur papier, mais il pourra tout aussi bien s’agir de photographies, de documents sonores, audiovisuels ou encore informatiques…
Archives publiques : un arbre à plusieurs branches !
Comme mentionné ci-dessus, la date ne compte pas. Cependant, afin de rendre les procédures d’archivage plus claires et plus performantes, les personnes travaillant dans le domaine des archives à caractère public (il s’agira alors de préposés au triage, de directeurs des archives ou encore de moult archivistes spécialisés) ont réparti celles-ci en trois branches. Les voici.
Les archives courantes
Il s’agira alors de documents destinés à une utilisation habituelle et sujets à un contrôle par les Archives de France. Ce genre d’archives publiques permet d’assurer une transmission permanente d’informations dans le cadre de la gestion courante du service dont il est question.
Ces archives-là se différencient des autres en cela qu’elles vont être sollicitées de façon très régulière par le service public dont elles découlent. Ledit service s’en servira pour pérenniser son action administrative et appuyer ses différentes prises de décision.
Les archives intermédiaires
Elles servent à justifier les droits et les obligations en vigueur. On les ressort en définitive lorsqu’il devient nécessaire d’avancer une ou plusieurs preuves lorsque, par exemple, une contestation est soulevée par une personne du service, ou extérieure au service. Il est abordé dans cet article, les contraintes juridiques liées à l'archivage.
Les archives définitives
On les appelle également les archives historiques. Elles sont d’une importance capitale puisque ces archives publiques sont (ou deviennent) avec le temps, des reliques. Elles sont la trace écrite de l’Histoire avec un grand H. C’est vers elles que l’on se penche lorsque l’on est historien – par exemple – et que l’on réalise un travail de recherche approfondi sur une période donnée de l’Histoire de France.
Il demeure important de noter que ces trois grandes catégories ne se rattachent pas chacune à une fonction différente. Un service spécialisé dans l’archivage pratiquera souvent les trois formats. Cependant, il est tout à fait envisageable pour lui de se spécialiser dans une branche spécifique.
Dans ce document – qui servira à titre d’exemple – vous pourrez en apprendre davantage sur les archives tombées dans le domaine public, dont nous n’avons fait que survoler les intrications et pour lesquelles une bonne compréhension nécessitera de prendre du temps.