Comment travailler au bureau comme sur un smartphone

Améliorer la productivité est une problématique majeure pour les chefs d’entreprise, mais des solutions existent pour améliorer les façons de travailler et faciliter le quotidien des collaborateurs.

Aujourd'hui, en tapotant simplement sur un smartphone ou une tablette ou en utilisant la fonction de commande vocale, nous pouvons consulter la météo, nos comptes bancaires, réserver une table dans un restaurant et même faire nos courses sur internet.

Les smartphones rendent la planification et la gestion de nos to-do listes beaucoup plus simples et rapides. Alors, comment les entreprises peuvent-elles transposer l’expérience utilisateur du smartphone à l'environnement de travail et permettre ainsi la réalisation de certaines tâches d'un simple tapotement ou glissement sur un écran ? Si vous lisez ces lignes sur votre téléphone, la réponse se trouve dans votre main.

Faciliter pour améliorer l’efficacité

Les applications pourraient bien révolutionner la façon dont nous réalisons certaines tâches professionnelles, soit en les automatisant totalement, soit en supprimant les étapes superflues, libérant ainsi du temps aux employés pour des actions plus utiles. Les nouvelles applications professionnelles font office de véritables assistants de bureau. Et si les employés ont déjà adopté cette façon de travailler, les entreprises restent à la traîne.

Quels sont les processus fastidieux qui gagneraient à être gérés de façon plus efficace ? Les applications peuvent-elles rationaliser les tâches administratives quotidiennes et améliorer la productivité ? Les entreprises doivent se poser ces questions, repenser leur technologie et intégrer l’usage d’équipements fonctionnant dans l’univers des applications à l’ensemble de leurs activités.

Le secteur de l’imprimerie, par exemple, est conscient des opportunités qu'offrent les applications. Plutôt que de remplacer les processus papier par des solutions numériques, les entreprises de ce secteur préfèrent aujourd'hui recourir à des applications offrant de nouveaux modes d’impression plus intelligents et plus performants.

Songez par exemple à l’ensemble des étapes nécessaires pour scanner un document : placer le document sur un scanner, le numériser manuellement, renseigner son adresse e-mail pour envoyer le fichier, enregistrer ce dernier dans le dossier approprié et enfin le télécharger sur un service de stockage dans le cloud afin de pouvoir y accéder ultérieurement.

En adoptant des applications professionnelles personnalisées, cette tâche, simple mais chronophage, peut être rationalisée et réalisée en quelques glissements de doigt sur un écran.

Fournir davantage de souplesse

Les applications offrent également une plus grande souplesse en nous permettant d’accéder aux informations à tout moment, en tout lieu et sur l’appareil de notre choix. L’époque où nous devions repasser au bureau après un déplacement, pour rattraper le retard sur certaines activités, est révolue. Grâce aux applications, nous pouvons nous connecter et accéder à nos dossiers depuis le domicile ou lors des déplacements.

Selon un récent rapport du cabinet IDC, les entreprises sont conscientes du besoin de mobilité. Le rapport prévoit que les dirigeants d’entreprise continueront à investir massivement dans le matériel, les logiciels et les services mobiles afin d’optimiser l’efficacité opérationnelle et la réduction des coûts. IDC table pour l’année 2017 sur un chiffre d’affaires mobilité de l’ordre de 224,8 milliards USD. Dans un tel contexte, les entreprises qui ne placent pas la mobilité au centre de leur stratégie, risquent de décrocher.

Repenser notre façon de travailler

Alors comment les entreprises peuvent-elles commencer à proposer une plus grande mobilité de l'environnement de travail ? Voici quelques étapes pour vous aider à avancer dans la bonne direction.

N’oubliez pas de fixer des objectifs clairs et concrets ; modifier des habitudes quelles qu’elles soient ne se fait pas du jour au lendemain mais, le plus souvent, de façon progressive. Et ce changement devient plus facile une fois cette première étape franchie.

Prenez le temps d’identifier les tâches quotidiennes répétitives qui ralentissent le travail. Une fois que vous aurez commencé à analyser la situation, vous serez certainement surpris du nombre d’aménagements simples susceptibles de rationaliser considérablement les workflows au sein de votre entreprise. Définissez des objectifs, faites valoir vos arguments, et modifiez progressivement les habitudes des utilisateurs.

Avec l'arrivée au sein du personnel d'une nouvelle génération de collaborateurs adeptes des technologies, la capacité d'adaptation d'une entreprise n'a jamais été aussi déterminante. Plus vite votre entreprise sera prête à entrer dans le monde des applications, plus vite vos employés pourront se consacrer pleinement à ce qui compte vraiment : fournir un travail de grande qualité et satisfaire vos clients.

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