L'implémentation du software asset management pour lutter contre le disruption gap

Il ne fait désormais plus aucun doute que de nombreux DSI sont aujourd’hui confrontés à une fracture entre les différentes entités métiers et les services informatiques à mesure que les comportements d’achat évoluent.

La  fracture qui se crée entre les différentes entités métiers et les services informatiques  nuit à la capacité du département informatique à fournir au directeur administratif et financier (DAF) des informations exactes et opportunes sur la planification budgétaire, la prévision de la consommation IT et l'analyse des dépenses. 

Auparavant, lorsqu'une entreprise avait besoin de la technologie pour soutenir de nouvelles initiatives, améliorer sa productivité ou encore sa rentabilité, elle se tournait vers le service informatique pour aider à la définition et à la gestion du projet. Aujourd'hui, grâce à l'explosion des applications cloud et mobiles, aux offres d'infrastructure en tant que service et à la tarification plus basse des systèmes d'entreprise, les business units (BU) se débrouillent de plus en plus de manière autonome pour définir, rechercher et gérer de nouvelles implémentations informatiques.

Toutes ces évolutions sont extrêmement bénéfiques pour les BU mais peuvent s'avérer désastreuses en termes de provisionnement et de dépenses informatiques. Cette tendance à "s’indépendantiser" crée un fossé entre la fonction informatique centrale, le directeur des systèmes d'information (DSI), et le reste de l'entreprise. En effet, 24% des responsables informatiques ont d'ailleurs récemment déclaré qu'au moins la moitié des dépenses informatiques dans leur organisation sont contrôlées par des BU[1].

Selon Gartner[2], d'ici 2021, 80% de toutes les décisions d'achat de logiciels pour les entreprises seront prises en dehors de l'organisation IT par des cadres dirigeants non techniques, contre 50% aujourd'hui. Cela signifie que le département IT aura moins de visibilité et de compréhension sur la façon dont l'organisation consomme (et est susceptible de payer) la technologie sous toutes ses formes. Quoi qu’il en soit, c'est toujours l'équipe informatique qui aura pour rôle répondre aux audits des éditeurs de logiciels.

Comment les décideurs d’entreprise peuvent-ils contrer ce phénomène ?

Le rôle principal du DSI au sein d'une entreprise est d'aider le DAF à planifier les dépenses futures de l'organisation et déterminer l’ensemble des investissements. En parallèle, ensemble ils doivent veiller à ce que l'entreprise dépense judicieusement et tire une valeur commerciale de ces investissements. Le "Disruption Gap" rend plus que jamais ces deux responsabilités difficiles à gérer. La visibilité est l'élément clé pour que le directeur des systèmes d'information puisse continuer à jouer son rôle de "gardien en chef" de la réalisation des investissements informatiques. Alors, comment ce dernier l’obtient-il ? Avec un système automatique multiplateforme de gestion des actifs logiciels qui s'étend des appareils mobiles aux ordinateurs de bureau, des centres de données au cloud. Ainsi, quel que soit l'endroit et le type de logiciel et de services consommés, il en sera informé.

Alors que le rôle du DSI évolue avec la transformation numérique, le rôle principal du DAF reste constant : se prémunir contre les risques et les dépenses excessives. Celui-ci doit avoir conscience que la transformation numérique est un réel plus pour l'organisation, mais il sait également que la probabilité d'augmentation des dépenses et des risques peut devenir exponentielle plus il y a de BU  qui contrôlent la majeure partie des dépenses informatiques de l'organisation. Face à la transformation numérique, un DAF avisé sait qu'il doit impliquer son DSI pour l'aider à remplir la tâche à la fois simple et complexe de protéger l'argent de l'organisation.

Au cours des dernières années, le software asset management (SAM) a évolué pour gérer un plus large éventail d'actifs et de processus métier, en allant au-delà de la simple conformité aux licences. Les pratiques SAM d'aujourd'hui incluent le contrôle stratégique des coûts, la gestion de l'infrastructure et le contrôle de la sécurité, en plus de l'optimisation des licences. Ces tâches figurent d’ailleurs en bonne place dans les programmes de la plupart des DSI et une bonne pratique du SAM va grandement aider les organisations et leurs DSI à passer au travers de ces difficultés.

En utilisant des technologies de software asset management, le DSI se place dans la position unique d'être la seule personne de l'entreprise à avoir une vue d'ensemble sur les investissements IT. Avec un aperçu de tous les domaines de l'entreprise, il peut alors redéfinir son rôle.

Le SAM, de part des fonctionnalités complètes de détection et de suivi de l'utilisation des applications basées sur le cloud, s’impose alors comme l'occasion pour les responsables informatiques et les professionnels de se réinventer en tant que facilitateur mais également fournisseur d'informations et de contrôle pour les décideurs technologiques de toute l'organisation.

[1] Etude Snow menée en partenariat avec IDG