Décloisonnons la vidéoconférence d’entreprise
De plus en plus d’entreprises disposent de multiples outils de collaboration vidéo. L’approche des entreprises dans la sélection et la mise en œuvre de ces divers outils a un réel impact sur le développement de la collaboration vidéo.
Vers un usage professionnel avéré et de masse ...
Jamais les entreprises n'ont semblé autant convaincues de l'intérêt de la communication vidéo. Les arguments en faveur de ce service ne manquent pas : "réduire les frais de déplacement", "accélérer les prises de décision", "contribuer au développement durable », « améliorer les conditions de travail des collaborateurs", ...
Le marché de la communication vidéo (télé-présence et vidéoconférence) a connu une croissance de 18% en 2010 et les prévisions tablent sur une consolidation de cette tendance dans les années à venir.
La communication vidéo passe d'un mode de communication formalisé, occasionnel et réservé à une population restreinte à un mode de communication récurrent intégré dans les cycles de prise de décision et les processus des différents métiers (commerce, marketing, R&D, achats, production, ...).
Ainsi, les solutions de communication par l'image fleurissent au sein des entreprises : sur les sites centraux, des salles de télé-présence sont à disposition du top management ; la DSIC (Direction des Systèmes d'Information et de Communication) a repris, modernisé et migré sur le réseau IP le parc de vidéoconférence historiquement déployé et géré par les moyens généraux ; les MOA métiers, pour faciliter le travail en équipe, ont souscrits à des offres de web-conférence le plus souvent proposées par des prestataires externes ; suite au renouvellement de la téléphonie, une partie des utilisateurs s'est vue attribuer un client logiciel de communication unifiées intégrant une application de communication vidéo personnelle ...
Cette réalité concerne en premier lieu les grands comptes mais également les entreprises de taille plus modeste géographiquement dispersées ou devant échanger de manière récurrente avec des partenaires.
Une réalité d'usage freinée par des infrastructures en silos
Cependant, rares sont les entreprises à disposer d'outils de collaboration vidéo réellement unifiés, avec des salles de téléprésence, des salles de vidéoconférence et des postes de travail ou tablettes intégrés dans un ensemble cohérent et interopérable.
La multiplication de ces solutions de communications vidéo non unifiées engendre un risque de confusion des utilisateurs finaux qui se retrouvent alors confrontés à un choix d'outil à chaque cas d'usage.
La frustration s'ajoute à la confusion, voire au rejet, lorsque ces mêmes utilisateurs se heurtent aux limites d'interopérabilité des différentes solutions : "non, on ne peut pas réaliser de conférence entre une salle de télé-présence et une salle de vidéoconférence", "non, on ne peut pas se connecter en vidéo à une salle de vidéoconférence via l'outil de visio personnelle présent sur le poste de travail", "non, le partage de contenu entre une salle de vidéoconférence et l'outil de web-conférence ne fonctionne pas", ...
Par ailleurs, si à l'intérieur de l'entreprise les communications vidéo sont passées à l'IP, c'est rarement le cas pour les communications inter-entreprises.
En effet, les problématiques d'interopérabilité des systèmes et de gestion de la sécurité font que toute volonté d'interconnexion IP entre deux entreprises est souvent annihilée par l'effort que cela requiert. De tels projets nécessitent d'être traités au cas par cas par les entreprises souhaitant se rapprocher et créent des adhérences entre leurs systèmes limitant leurs libertés d'évolution respectives.
La conséquence de cette contrainte est que les interconnexions entre les entreprises sont encore assurées dans la grande majorité des cas par des liaisons RNIS qui agissent comme de véritables goulets d'étranglement qualitatif et fonctionnel en regard du potentiel des solutions actuelles.
Décloisonner pour mieux collaborer
Soyons clair, la présence des cloisons entre les services de communications vidéo à l'intérieur de l'entreprise s'explique par les limites d'interopérabilité des offres du marché, la complexité des paramétrages, potentiellement mal maîtrisés, et l'adhérence au réseau.
Mais, grâce à leurs positionnements de plus en plus transverses sur l'ensemble des solutions de communication vidéo, les acteurs majeurs se mettent en position de pouvoir faire converger les différents outils de leurs gammes.
C'est le cas par exemple de Cisco avec sa solution Cisco TelePresence WebEx OneTouch qui permet de créer des synergies entre la télé-présence et la web-conférence. Malheureusement ce genre de service reste encore trop rare.
Des retours d'expérience montrent par ailleurs que les entreprises ont la capacité d'abattre quelques cloisons par elles-mêmes. C'est le cas d'une grande entreprise française officiant dans le domaine de l'énergie. Cette entreprise disposait d'un existant de vidéoconférence hétérogène, chaque BU ayant sa propre infrastructure.
Les limites de ce modèle apparaissaient lorsque deux BUs souhaitaient collaborer ensemble : cela demandait une gestion au cas par cas chronophage qui complexifiait et allongeait considérablement les processus de communication.
A l'occasion d'un projet de téléprésence mené par cette entreprise, la DSIC a étudié l'opportunité d'utiliser la future infrastructure de téléprésence comme un élément fédérateur de l'ensemble des systèmes de vidéoconférence existants.
Ce projet a abouti et aujourd'hui, l'ensemble des salles de vidéoconférences historiques, de toutes les BUs peuvent collaborer entre-elles de manière transparente pour les utilisateurs. Ces mêmes salles peuvent également collaborer de la même manière avec les salles de télé-présence. Il est à noter tout de même une restriction d'usage non négligeable : le partage de contenu ne fonctionne pas encore entre les différents systèmes...
Pour ce qui est du décloisonnement des communications inter-entreprises (B2B), des initiatives sont lancées par les fournisseurs leaders de solutions de communication vidéo.
Grâce à Cisco Telepresence Exchange, Cisco permet aux opérateurs de commercialiser aux entreprises un service d'interconnexion des salles de télé-présence privées ou publiques.
Dans la même veine, Polycom a récemment créé le consortium OVCC (Open Visual Communications Consortium) qui a pour objectif de permettre aux opérateurs membres d'ajouter le même type de service à leurs catalogues pour l'interconnexion des salles de télé-présence et de vidéoconférence des entreprises ayant souscrit au service. La principale valeur ajoutée de ces offres réside dans le fait qu'elle met à disposition des entreprises un service packagé garantissant de bout en bout la qualité et la sécurité de leur collaboration vidéo B2B.
Quelle démarche pour les entreprises ?
Les entreprises ayant fait le choix de déployer la communication vidéo (téléprésence, vidéoconférence, ...) sont rarement amenées à le regretter. Néanmoins, on comprend que le décloisonnement entre les terminaux, les outils et les systèmes agirait comme un véritable catalyseur de la collaboration vidéo.
Ce décloisonnement permettrait de banaliser et de démocratiser l'accès au service tout en élargissant les cas d'usage et donc d'apporter une meilleure réponse aux attentes des utilisateurs finaux.
Grâce aux opérations d'acquisition, aux alliances, aux consortiums, les principaux acteurs du marché se placent dans des conditions idéales pour mettre au point des gammes de solutions de communication vidéo totalement convergentes et interopérables, du poste de travail jusqu'aux salles de téléprésence en passant par les salles de vidéoconférence et les tablettes et ce aussi bien à l'intérieur de l'entreprise qu'avec des partenaires ou clients.
La logicielisation des services de communication, même si elle ne résout pas tous les problèmes d'interopérabilité, devrait néanmoins accompagner et faciliter cette tendance. Espérons pour les entreprises et leurs collaborateurs que tout ce potentiel se concrétise dans un avenir proche par des offres convergentes.
Toutefois les entreprises doivent avoir conscience qu'elles disposent dès à présent de leviers pour éviter d'ériger ou pour se mettre en position d'abattre des cloisons. Elles doivent pour cela adopter une approche transverse de leur stratégie de communication vidéo mettant l'accent sur l'anticipation de leurs besoins et une veille active du marché afin de définir un schéma directeur garant de l'adéquation du service à leurs contextes, de la cohérence de leurs choix dans le temps et de la pérennité de leurs investissements.
Quelques définitions
· Télé-présence : Solution de communication vidéo packagée immersive de très haut de gamme (haute qualité audio/vidéo, échelle 1 :1, mobilier recréant un environnement « salle de réunion ») incluant le partage de données.
· Vidéoconférence : Gamme de solutions de communication vidéo standard ou sur mesure, offrant plusieurs niveaux de qualité, pouvant équiper des salles de différentes tailles (de l'amphithéâtre à une petite salle de réunion) et incluant le partage de données.
· Solution de communication vidéo personnelle : Solution matérielle dédiée ou logicielle déployée sur le poste de travail ou tablette, destinée à un usage individuel de la communication vidéo, offrant divers niveaux de qualité et incluant ou non le partage de données.
· Web-conférence : Solution logicielle de collaboration centrée sur le partage de données synchrone couplée à un service de conférence audio et, optionnellement, à un service de conférence vidéo.