Klépierre refond son système de gestion documentaire
La filiale de BNP-Paribas a enrichi sa gestion de contenu sous Open Text Livelink grâce à des briques fournies par Adobe. Des synergies ont également été réalisées avec son ERP SAP.
Société spécialisée dans la propriété, la gestion et le développement de centres commerciaux, Klépierre a réalisé en 2009 un chiffre d'affaires de 845 millions d'euros. Afin de gérer plus efficacement ses flux de documents papier et leur assurer une meilleure traçabilité, la société s'est lancée en 2006 dans un vaste chantier de refonte de son système de gestion documentaire.
La première pierre de ce projet a été posée avec la mise en place d'un service documentation. S'en est suivie une étape de création d'une chaine de numérisation de documents avant de se lancer dans la phase de choix d'un outil de compression automatique de fichiers au format PDF.
Klépierre assurait jusqu'alors une compression manuelle de ses documents papiers numérisés au format PDF qui ne permettait pas d'exploiter tout le potentiel de son système de gestion du cycle de vie des documents reposant pour majeure partie sur la solution Open Text Livelink.
"En fin d'année 2006, nous nous sommes mis en recherche d'un outil permettant de compresser automatiquement en PDF les dizaines de milliers de documents papier numérisés en aval de notre chaîne OCR et avons alors étudié plusieurs solutions Open Source qui ne nous ont pas donné satisfaction", explique Christian Vadot, DSI de Klépierre.
"Adobe PDF Generator a montré toute sa capacité d'intégration et de déploiement dans notre chaine de gestion documentaire" (Christian Vadot - DSI Klépierre)
C'est finalement vers la solution PDF Generator, un outil de la gamme LiveCycle de l'éditeur Adobe, que Klépierre oriente son choix. Notamment pour des raisons de facilité et de simplicité de déploiement mais également pour sa palette fonctionnelle qui permettait alors de compresser des documents depuis n'importe quel point d'entrée réseau de l'entreprise.
Aussi bien en central qu'en région et ce, indépendamment du type de systèmes de photocopieurs, scanners et imprimantes utilisés.
"Nous avons apprécié Adobe PDF Generator qui a montré toute sa capacité d'intégration et de déploiement dans notre chaîne de gestion documentaire et depuis tous nos points de gestion d'impression à savoir aussi bien nos gros scanneurs à plat en central utilisés par les deux personnes du service de la documentation que nos plus petits systèmes Ricoh accessibles aux 700 collaborateurs de la société", fait savoir Christian Vadot.
Implémentée courant 2007, Adobe PDF Generator n'a pas posé de souci particulier à Klépierre qui a dédié en interne deux personnes pour prendre en charge ce projet de bout en bout. Fin 2007, la plus grande partie des documents papier de la société est alors numérisée qui a concerné dans un premier temps les documents patrimoniaux et les actes de propriété des immeubles, puis ceux relatifs à la gestion administrative et enfin en 2008 les factures fournisseurs.
Klépierre n'a par ailleurs pas manqué de compléter son socle de gestion documentaire avec d'autres solutions issues de la gamme LiveCycle d'Adobe. Au premier rang desquelles Adobe Output permettant d'optimiser la production de documents depuis l'ERP SAP et également Adobe DRM pour assurer une gestion complète des droits d'accès, d'impression et de transfert des documents. Cette dernière solution, achetée fin 2009, est d'ailleurs actuellement en cours de déploiement.
"Le fait de détecter et compresser les documents nous permet d'obtenir des gains qualitatifs très appréciables. Les collaborateurs ne passent plus de temps à les chercher", poursuit Christian Vadot.
Et le DSI de Klépierre de conclure : "afin de rendre le processus de gestion documentaire totalement transparent pour l'utilisateur, nous avons commencé à mettre en place une interface commune entre Open Text Livelink, SAP et Adobe LiveCycle pour permettre de créer des synergies en termes de publication, de sauvegarde et de fluidité d'accès aux documents".
| Source : Klépierre | |
| Organisme | Klépierre |
| Solutions retenues | Adobe LiveCycle (PDF Generator, Output et DRM) |
| Début du projet | 2006 |
| Première implémentation | Courant 2007 |
| Coûts | 85 000 euros de licence + 15 000 euros de maintenance annuelle (Adobe PDF Generator), 20 000 euros de licence + 4 000 euros de maintenance annuelle (Adobe Output) et 15 000 euros de licence +3 000 euros de maintenance annuelle (Adobe DRM). |