Dexia Sofaxis : 6 mois pour déployer la gestion des temps
La filiale de Dexia a mis en place un système en gestion des temps articulé autour d'un logiciel et de badgeuses. Les délais tendus n'ont pas été sans provoquer quelques difficultés au démarrage.
Dexia Sofaxis spécialisée dans l'assurance du personnel des collectivités territoriales et hospitalières, s'est lancée en 2007 dans un projet de gestion des temps. C'est dans le cadre des négociations relatives à un nouvel accord 35 heures dans l'entreprise que direction et représentants des salariés se sont mis d'accord sur la nécessité de mettre en place un système de temps de travail capable d'apporter de la souplesse au niveau de la gestion des horaires.
"Jusqu'à cette époque, les modalités de temps de travail étaient figées avec des horaires stricts pour tout le monde de type 8h30-12h00 et 13h00-17h00. Cette grille a fini par ne plus correspondre à la fois aux attentes des salariés soucieux de concilier agenda professionnel et vie privée, et aux besoins de l'entreprise de renforcer la présence de collaborateurs à certains moments clés en cours d'année tout en étant plus souple à d'autres moments", fait savoir Yves Gaillot, DRH de Dexia Sofaxis.
Pressée par les délais, avec pour contrainte majeure de réaliser une mise en place opérationnelle du nouveau système de gestion des temps au 1er juillet 2009, la DRH met alors en place un comité projet début 2008 dans lequel sont représentées plusieurs directions clés (sécurité, sécurité informatique et technique).
"L'étendue de la couverture fonctionnelle couplée à une très bonne ergonomie et à un interfaçage natif avec notre logiciel de paye a conforté notre choix" (Yves Gaillot - DRH de Dexia Sofaxis)
Un prérequis indispensable pour être en mesure de proposer un cahier des charges définitif fin 2008, date à laquelle l'appel d'offres de la solution de gestion des temps doit être lancé à l'issue de la signature du nouvel accord 35 heures.
A l'été 2008, la filiale de Dexia commence donc à évaluer les solutions à même de répondre à ses besoins. Parmi les huit solutions en vue, celle de Gestor .NET de GFI Informatique, une autre utilisée par ailleurs dans d'autres entités du groupe bancaire franco-belge, et six "proposées par les principaux acteurs du marché".
"Après avoir définitivement signé les nouvelles modalités de répartition du temps de travail fin 2008, nous avons concrétisé notre appel à candidatures et signé avec GFI en février 2009. Cet acteur nous est apparu comme le mieux à même de répondre à nos besoins dans un temps de déploiement très court", raconte Yves Gaillot.
En termes de couverture fonctionnelle, la solution choisie se devait également de couvrir de façon exhaustive tous les besoins de la DRH en gestion des temps. De ce point vue, Gestor .NET a su parfaitement remplir sa mission. "L'étendue de la couverture fonctionnelle allant de la gestion des présences au calcul de débit/crédit horaire quotidien, couplée à une très bonne ergonomie et à son interfaçage natif avec notre logiciel de paye nous a conforté dans notre choix", explique Yves Gaillot.
Pour Dexia Sofaxis, les enjeux découlant de la mise en place du projet ont été nombreux. Ne disposant pas d'outil semblable avant la nouvelle solution Gestor .NET - mais seulement d'un outil de gestion des congés -, Dexia Sofaxis a d'abord dû penser à accompagner le changement, très en amont de la mise en œuvre opérationnelle, et ce, dès le début de l'année 2009. En particulier auprès des 60 managers de l'entreprise grâce à des formations dispensées par un consultant de GFI, puis plus tard, pour l'ensemble des collaborateurs, par le biais d'une hot-line et d'un support mail dédié.
Un outil interfacé avec la messagerie Outlook
Ensuite, la mise en œuvre de ce projet est apparue complexe dans un laps de temps réduit, comprenant à la fois le déploiement d'une solution logicielle internalisée mais également de badgeuses.
Huit jours avant la mise en production : un drame qui aurait pu coûter cher
Pour être en mesure de livrer dans les délais impartis, Dexia Sofaxis aura notamment dû mobiliser en interne un responsable projet à temps plein sur la première moitié de 2009, et jusqu'à 5 personnes du service RH à 50% de leur charge pour cette mission. Sans compter l'appui des consultants de GFI Informatique pour le paramétrage fonctionnel de la solution et l'implémentation des badgeuses.
Si la mise en place opérationnelle a eu lieu comme prévu au 1er juillet 2009, elle n'a pas été sans une grosse frayeur : "Huit jours avant le passage en production de la solution pour les 420 collaborateurs de l'entreprise contre 40 dans le pilote, une mauvaise manipulation a complètement bouleversé les droits et profils d'accès sachant que le manque de temps au niveau des tests de scenarii d'utilisation a provoqué ensuite une série d'anomalies sur les soldes horaires", se rappelle Yves Gaillot.
Après avoir de nouveau fait intervenir GFI pendant l'été, Gestor .NET a finalement été complètement opérationnel en septembre 2009 et donne depuis cette date satisfaction. Tant du point de vue des utilisateurs - les demandes quotidiennes d'informations à la hot line sont passées de 50 auparavant à 3 ou 4 aujourd'hui - que de la DRH. Et ce, même si quelques améliorations auront mis un peu plus de temps que prévu à être mises en place, début 2010.
"L'interfaçage avec Outlook a été perturbé l'année dernière par la montée de version des serveurs Exchange sachant que nous avons dû réaliser tout de même un petit peu de développement spécifique pour anonymiser la nature des congés payés et des motifs d'absence dans les alertes des calendriers partagés", conclut Yves Gaillot, DRH de Dexia Sofaxis.
| Source : Dexia Sofaxis | |
| Organisme | Dexia Sofaxis |
| Solution retenue | Gestor .NET (GFI Informatique) |
| Début du projet | 2007 |
| Mise en production | 1er juillet 2009 |