Domiciliation en ligne : les règles à savoir en 2021
Vous pouvez choisir le local d'habitation, le local commercial, la domiciliation collective et enfin la domiciliation commerciale. Cette dernière est la plus intéressante par les nombreux avantages qu'elle apporte.
En se référant à la législation française, il est obligatoire pour tout entrepreneur désireux de créer sa propre entreprise, de se soumettre à la réalisation de diverses formalités. Certaines d’entre elles sont plus importantes que les autres, tout en ayant un impact majeur sur la vie future de la société à créer. L’étape de la domiciliation en fait partie, une démarche possédant un caractère obligatoire pour une entreprise, puisque sans elle, de nombreux paramètres concernant sa vie sociale seront fortement compromis. Actuellement, nous sommes dans l’ère du digital, une époque où toutes les formalités peuvent s’effectuer en ligne, d’une manière dématérialisée. Découvrons ensemble dans cet article tout ce qu’il y a à savoir concernant ce procédé en 2021.
I. Brève notion sur la domiciliation d’entreprises
- La domiciliation d’entreprises, en quoi cela consiste-t-elle ?
Avant toute chose, cette étape est une formalité obligatoire et indissociable au moment de créer une entreprise donnée, quelle que soit sa forme juridique. Par définition, elle consiste à lui attribuer une adresse de siège social, en procédant à diverses démarches, inhérentes à cette étape si cruciale pour sa vie sociale. Cette adresse sera donc celle avec laquelle l’entreprise effectuera toutes les affaires relatives à l’administration. En d’autres termes, il s’agit ici d’une adresse juridico-fiscale, mais aussi sociale.
En outre, il faut savoir que le lieu du siège social correspondra à l’endroit où se situe la direction effective de la société, c’est-à-dire, où toutes les décisions importantes et officielles concernant son organisation et son fonctionnement seront prises. Cependant, l’adresse où sera exploitée l’activité professionnelle peut se situer à un tout autre endroit.
- L’utilité de la domiciliation d’entreprises
Comme il a été susmentionné, cette formalité revêt un caractère obligatoire. Ceci est justifié par le fait que l’adresse du siège social sera nécessaire pour déterminer divers éléments qui constituent l’identité même de l’entreprise, et essentiels pour son existence juridique. En effet, grâce à elle, il sera possible de connaître la nationalité de la société, ainsi que la loi qui lui sera applicable. Par ailleurs, le tribunal compétent en cas de différend lié à l’exploitation de l’activité professionnelle sera aussi connu.
En outre, une entreprise nouvellement formée doit impérativement être immatriculée au niveau du RCS ou registre du commerce et des sociétés en cas d’activité commerciale, et au RM ou registre des métiers en cas d’activité artisanale. Afin de jouir de cet enregistrement, une attestation de domiciliation sera utile, délivrée grâce à un contrat de domiciliation.
II. Les solutions existantes en termes de domiciliation d’entreprises
- 1re solution : un local d’habitation
Ce choix est souvent pris pour les auto-entreprises ou les entreprises indépendantes. Cette alternative consiste à implanter le siège social de l’entreprise en question dans le local d’habitation de son représentant légal, qu’il soit locataire ou propriétaire. Pour la réaliser, il faut s’assurer qu’aucune règle ne vient l’empêcher. On parle notamment des règles de l’urbanisme ou celles liées à la copropriété, mais également d’éventuelles clauses au contrat de bail. Dans le cas où ces différentes dispositions se présentent comme obstacle, alors la durée de la domiciliation ne sera que provisoire (cinq ans). En outre, l’autorisation du bailleur sera toujours nécessaire avant de procéder à cette solution.
- 2e solution : un local commercial en guise de siège social
Pour la plupart des entrepreneurs, ce type de domiciliation est rarement choisi, plus particulièrement pour ceux dont les moyens financiers sont très limités. En effet, afin de réaliser cette pratique, l’entrepreneur doit être soit le propriétaire du local en question, soit le louer. C’est ce dernier cas qui pose problème, puisqu’il sera nécessaire de payer un loyer mensuel, loyer qui peut revenir très cher sur le long terme. Le seul avantage majeur ici c’est que ce local sera parfaitement adapté pour recevoir une clientèle. En outre, l’entrepreneur pourra l’aménager à sa guise afin qu’il soit en parallèle aux attentes de l’activité professionnelle.
- 3e et dernière solution : la domiciliation collective
On parle essentiellement de la domiciliation grâce aux « incubateurs d’entreprises », appelées communément les pépinières d’entreprises ainsi que de la domiciliation commerciale. Pour le premier type de domiciliation, il s’agit ici d’une solution fréquemment choisie par les nouvelles entreprises, les start-ups, ceux dont l’activité n’est qu’en phase de démarrage. Elle est très avantageuse notamment en termes de matériaux (local avec bureau équipé, des accompagnements techniques aussi), mais également sur le domaine du « réseautage ».
Quant à la domiciliation commerciale, c’est sans conteste la solution la plus utilisée de nos jours, consistant à passer par une société de domiciliation pour attribuer une adresse de siège social à une entreprise donnée. Les avantages sont également très intéressants. Découvrons-les ci-dessous.
III. La domiciliation commerciale : les étapes en ligne et les avantages de ce procédé
Comme il a déjà été mentionné plus haut, c’est à travers la domiciliation commerciale que la démarche dématérialisée est la plus sollicitée. Cette solution consiste à entreprendre une domiciliation d'entreprise (le domicilié) par le biais d’une société experte en domiciliation (le domiciliataire). La popularité de cette alternative réside dans le fait qu’elle apporte une multitude d’avantages pour l’entreprise domiciliée.
En effet, ce dernier pourra non seulement bénéficier d’une adresse de prestige, connue par la majorité du public (un atout majeur vis-à-vis des clients, surtout en matière de crédibilité et de notoriété), mais également de nombreux services complémentaires tels que l’assistance téléphonique (service de secrétariat), une gestion intégrale du courrier et la mise à disposition des bureaux équipés tels que des salles de réunions et ceux adaptés pour la réception d’une clientèle, le tout à un prix très compétitif. N’oublions pas les accompagnements en matière de formalités juridiques et administratives.
- Les étapes proprement dites
Les démarches en ligne sont à la fois rapides et fiables, permettant d’apporter plus de fluidité au processus de domiciliation. En premier lieu, l’entrepreneur doit d’abord faire un tri, et choisir avec quelle société de domiciliation il souhaite travailler. Ensuite, il suffit de se rendre sur leur site internet et d’y sélectionner une adresse de siège social parmi les nombreuses qui sont proposées. Puis, il sera nécessaire de remplir un formulaire de souscription, en y mentionnant les coordonnées de l’entrepreneur (son identité, son adresse pour la réexpédition du courrier… etc.).
L’étape suivante consistera à choisir ou non de souscrire aux divers services annexes que le domiciliataire proposera en cochant les cases y afférentes, et en précisant par la même occasion la durée de l’engagement pris (trois mois au maximum, mais renouvelable par tacite reconduction). Enfin, la dernière étape sera de facturer les services par le mode de paiement par carte bancaire dans la majorité des cas. Après la réalisation de toutes ces démarches, un contrat de domiciliation sera généré automatiquement et signé en ligne. Grâce à ce contrat, une attestation de domiciliation sera délivrée, permettant à l’entrepreneur de se concentrer sur la formalité suivante, celle de l’immatriculation au RCS.
- Quelques règles à prendre en considération
D’abord, la société de domiciliation doit respecter les conditions suivantes :
1) Avoir un agrément préfectoral ;
2) Être apte à proposer des locaux qui assurent une confidentialité recherchée par les clients ;
3) Notifier le greffe du tribunal en cas de modification de situation pour la domiciliation dans ses locaux, et de donner une liste de ses utilisateurs (identité et adresse).
En outre, l’entreprise domiciliée doit aussi respecter quelques règles, notamment en matière d’utilisation des locaux d’une manière exclusive. Enfin, elle doit aussi prévenir la société domiciliataire pour toute modification quant à son fonctionnement et son organisation.