Le knowledge management : un retour sur investissement immédiat et durable

Le départ d'un collaborateur est un événement coûteux pour l'entreprise qui n'a pas mis en place de politique de gestion des connaissances. Il suffit de faire le calcul...

Cette période de crise dans laquelle nous sommes tombés depuis quelques mois est une opportunité ! Eh oui, je suis persuadé que les périodes difficiles nous obligent à mettre en œuvre toutes nos facultés et toutes nos intelligences pour dépasser les difficultés supplémentaires engendrées.

 

Alors la situation se résume ainsi :

1. vous allez avoir des départs massifs en retraite ;

2. vous devez conserver les connaissances-clés des experts métiers qui partent ;

3. vous allez devoir intégrer de nouveaux collaborateurs et leur transmettre ces savoirs ;

4. vous subissez de plus des contraintes de compétitivité qui vous imposent de réduire, entre autres, les périodes d'apprentissage ;

5. et en plus c'est la crise...

Alors comment ne plus perdre les connaissances essentielles détenues par une partie importante de vos collaborateurs ?


Combien coûte le remplacement d'un collaborateur ?

Pour encore mieux préciser les impacts pour votre organisation, prenons quelques exemples chiffrés. La plupart des entreprises des pays industrialisés vont devoir, sous l'effet du papy-boom, renouveler une partie importante de leurs effectifs. Les coûts engendrés dans cette situation sont les suivants :


- Une perte de temps considérable pour que les collaborateurs se réapproprient les connaissances perdues. Estimons-la maintenant en prenant comme hypothèse une population de 10 collaborateurs qui vont quitter votre entreprise. Le temps moyen constaté par collaborateur, pour que l'entreprise revienne à la même situation d'efficacité est de 9 mois. Durant cette période, les collaborateurs, reprenant à leur charge les activités concernées, vont consacrer 30 % de leur temps à reconstituer ces savoirs et donc 30 % de leur temps à ne pas faire ce pour quoi ils sont rémunérés. Le salaire moyen brut annuel (source Insee 2006 tous secteurs, toutes catégories socioprofessionnelles et tous sexes confondus hors charge salariale et frais généraux) en France est de 22 552 €. Soit dans notre exemple 101 481 €consacrés à se réapproprier ce que l'entreprise possédait déjà.

 

- Continuons notre démonstration  avec l'exemple de vos experts métiers. Dans ce cas, le temps moyen constaté est de 12 mois avec un taux d'occupation de 40 %  pour reconstituer les savoirs essentiels qui constituent les éléments différenciateurs de votre entreprise par rapport à la concurrence. Pour chaque expert-métier cela représente 18 041 €.

 

- Comme dernier exemple, nous allons prendre la période d'apprentissage consacrée aux nouveaux arrivants pour qu'ils puissent effectuer leurs métiers le plus efficacement possible.

Le constat est simple, toutes les sociétés qui n'ont pas mis en place de capitalisation des connaissances dans leur processus d'apprentissage consacrent le double de temps pour que les nouveaux arrivants soient totalement opérationnels. Ce qui représente 1 879 € par nouvel arrivant et par mois d'apprentissage consacré à son intégration.


Comment agir ?

Ces différents exemples démontrent qu'à chaque changement d'organisation dans l'entreprise, celles qui n'ont pas en place une stratégie de capitalisation des savoirs vont devoir réinvestir pour se réapproprier ce qu'elles savaient déjà. Sans compter que ces coûts ne prennent pas en compte les charges sociales, les frais de recrutement, la perte de chiffre d'affaires et de surcroît la perte de confiance des clients qui subissent la baisse de la qualité de service.

 

Il est temps d'agir !

Dans chaque exemple présenté ci-dessus, le coût du projet à mettre en œuvre pour capitaliser les connaissances s'élève au plus à 50 % des pertes estimées. Le retour sur investissement est donc immédiat et surtout pérenne. En investissant dans cette initiative vous favorisez la mise en place et la capitalisation des éléments fédérateurs des évolutions et transformations futures de votre stratégie d'entreprise. Plus de pertes inutiles à chaque changement d'organisation individuel ou collectif.

 

En revanche une telle initiative ne s'improvise pas. Il faut l'organiser pour assurer son appropriation par vos collaborateurs. Détaillons maintenant notre démarche pour vous donner un éclairage des actions à mener pour garantir le succès d'une telle initiative.

 

La démarche globale se décline en 7 étapes :

Etape n°1 : Affermir l'identité

Il s'agit ici d'extraire les connaissances essentielles détenues par la communauté professionnelle concernée.

 

Etape n°2 : Développer la confiance

Maintenant il faut clarifier, valider et formaliser les connaissances essentielles avec la communauté professionnelle et les communautés professionnelles en relation avec elle.

 

Etape n°3 : Favoriser l'apprentissage

L'intégration des connaissances essentielles, dans les parcours professionnels de votre organisation, permet de réduire de plus 50 % les périodes d'apprentissage de vos collaborateurs.

 

Etape n°4 : Capitaliser les connaissances

La mise en place d'une plate-forme collaborative facilite l'accès aux connaissances essentielles dans le cadre des actions quotidiennes de vos collaborateurs.

 

Etape n°5 : Valider les relations

Il s'agit ici d'extraire les connaissances essentielles échangées entre la communauté professionnelle source et les autres communautés travaillant avec elle.

 

Etape n°6 : Accroître le dynamisme

Par la mise en place des outils de mesure qui garantissent la capitalisation et le transfert des connaissances.

 

Etape n°7 : Possédez une vision claire

L'entreprise organise l'évolution et la transformation de sa stratégie en s'appuyant sur ses bases de connaissances et ses communautés de pratiques.

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