Le bureau de demain sera ouvert et partagé ou ne sera pas !

Les principes d’ouverture et de mutualisation correspondent aux besoins de l’entreprise actuelle et fonctionnent, à condition que l’on accompagne leur mise en place.

En dépit des polémiques sur le sujet, les bureaux ne seront pas re-cloisonnés. Les principes d'ouverture et de mutualisation correspondent aux besoins de l'entreprise actuelle et fonctionnent, à condition que l'on accompagne leur mise en place. La préoccupation économique n'est pas absente non plus. Les coûts globaux immobiliers, deuxième poste de dépense après les salaires dans le tertiaire, sont constitués à 70% par la consommation de mètres carrés. Même si les valeurs sont à la baisse, une réduction significative des loyers passe par la réduction des superficies occupées, donc le partage des espaces et des postes de travail. Les économies réalisées peuvent être en partie réaffectées, sans peser sur le modèle économique, à la qualité de vie au bureau, équipements, mobilier, conciergerie, salle de sport...
Les débats sur l'environnement de travail, que ce soit au travers des médias, ou dans le dialogue social au sein des entreprises, se bornent trop souvent à d'inextricables histoires de superficie, guidées notamment par une recommandation AFNOR datant de 1945, et de cloisons à enlever ou à remettre. Est-ce à cela que l'on mesure la qualité des aménagements d'une entreprise ? A quoi va ressembler le bureau de demain ?

Les locaux constituent un support à l'organisation du travail, un outil au service des ses collaborateurs. La réponse à des besoins fonctionnels ne se résume pas à des mètres carrés. Tout d'abord, quelle réalité recouvre le terme de bureau ? Aujourd'hui, dans le tertiaire, on est isolé à son poste à 50% de son temps de travail seulement. Autrement, on est en réunion, en conversation avec un collègue, en rendez-vous extérieur, ou encore chez soi, avec son ordinateur portable et son téléphone mobile. Par ailleurs, la polyvalence, le développement du travail en mode projet, les réorganisations ponctuelles, supposent une flexibilité presque totale dans la configuration des postes de travail et le positionnement des personnes.
 
Le salarié du tertiaire au XXIe siècle est, à quelques exceptions près, un nomade. Cela ne change pas pour autant ses aspirations fondamentales et légitimes quant à son environnement de travail, le confort, la qualité, le sentiment d'appartenance à l'entreprise. Et il se montre suspicieux à l'égard de termes comme open-space ou desk-sharing. En dépit d'échecs retentissants, la généralisation de ce type d'aménagement se poursuit pourtant dans les entreprises, et cela fonctionne dans la majorité des cas. Quelles en ont été les conditions de réussite ?
 
Si flexibilité, mobilité et communication caractérisent les nouveaux environnements de travail, on ne peut les concevoir sans déterminer au préalable la façon dont on va y travailler. On ne peut non plus imposer un changement de telle nature sans l'accompagner. Avant de penser aménagement, il faut définir le projet de l'entreprise, dans ses dimensions organisationnelles, humaines, opérationnelles et économiques.
Après avoir dessiné la future organisation de son activité, il est possible de dessiner les espaces de travail. Ceux-ci, quantifiés et qualifiés selon les besoins exprimés de façon très précise, ne se cantonnent plus aux bureaux. L'open-space signifie que tous les espaces de l'entreprise sont ouverts et mutualisés. Les salles de réunions, box de communication, cafétérias...  revêtent désormais une importance au moins égale à celle des postes de travail, qui sont de moins en mois attribués à une personne en particulier. La mobilité suppose aussi des outils technologiques et une adaptation des process internes, avec des questions fondamentales à la clé, comme le travail à domicile ou les déplacements professionnels.
 
Travailler autrement signifie ainsi manager autrement. La présence plus ponctuelle des salariés au sein des locaux suppose de renforcer le rôle des managers de proximité. Il leur revient de créer le lien, de donner du sens, d'encadrer l'organisation du travail de chacun dans l'autonomie et la confiance, de proposer des temps de rencontre. Ils doivent être formés à cela, et soutenus à la fois par leur hiérarchie, la direction des ressources humaines et la communication interne.
Ateliers, consultation des représentants du personnel et de la médecine du travail, association des collaborateurs à certaines décisions, création d'une newsletter ou d'un site Intranet, conduire le changement nécessite de mettre en place un dispositif complet pour expliquer, impliquer, informer, former et partager ainsi le projet avec tous les collaborateurs.

Autour du même sujet