L'audit à valeur ajoutée pour dynamiser l'entreprise

Comment utiliser l'audit en tant qu'auditeurs, audités ou commanditaires pour améliorer, gérer, mesurer une relation, une organisation, une entreprise ? L'audit est souvent vu comme un gagne-pain, un mal nécessaire ou une perte de temps. Et si cela devenait au contraire un atout ?

L'audit est bel et bien un outil indispensable au management, à la mesure, à l'adaptation, au progrès ... avec un objectif majeur : dynamiser l'entreprise.
L'audit et les autres moyens de contrôle, mesure, évaluation et surveillance

Que de mots et de sens : contrôle (vérification de la conformité, contrôle de gestion, contrôle interne), mesure (indicateur, comparaison à un étalon ou une unité), évaluation (examen, enquête, évaluation comparative ou benchmark…), surveillance (observation, supervision, monitoring…) et audit.
Tous ces mots et leurs sens sont regroupés ci-après sous le vocable « moyens de mesurage ».
Listons les principaux :
. contrôles et mesures de produit ou de processus (plan de test, carte de contrôle, maîtrise statistique des procédés, ...)
. tableaux de bord, indicateurs, outils de supervision, outils de monitoring, système de pilotage et autres moyens informatifs accélérant la transmission et la diffusion d’information tant quantitatifs que qualitatifs.
. contrôle interne (maîtriser et contrôler le fonctionnement des activités de l’entreprise et fournir une garantie quant à la réalisation des objectifs) s'appuyant par exemple sur des référentiels de type COSO (référentiel Internal Control – Integrated Framework).
. contrôle de gestion (contributeur au pilotage opérationnel et financier de l’entreprise).
. audit réglementaire, de conformité, de maturité, de performance, de progrès (outil de progrès permettant de challenger le fonctionnement, la performance et la maturité de l’entreprise).
. mesure de satisfaction des parties prenantes (susciter les réactions, collecter l’avis).
Tous ces moyens de mesurage sont adaptés à la taille, la nature, le contexte et les activités de l’entreprise. Ils sont relatifs, à la fois, à la législation, à la normalisation, au produit, à l’organisation au sens large ou encore à la responsabilité sociétal. Ils s’intéressent à la fois au passé (rétroviseur), au présent et au futur (pare-brise) de l’entreprise.
Certes, rien de bien réjouissant… et pourtant juste vital. En effet, comment mener le navire à bon port sans boussole ni compas, sextant, octant, astrolabe, sondeur, radar, GPS ou autre satellite ? Sans mesure… pas d’objectivité ! Rappelons que tous ces moyens de mesurage font partie du « Check » du PDCA (Plan-Do-Check-Act, roue de Deming) et permettent à l’entreprise de savoir si la route prise est bien la bonne pour atteindre le cap (stratégie), si elle est bien sur la route prévue, voire si elle n’est pas en train de dépasser les bornes. Sans mesure, nul progrès possible !
Vital certes, à condition que tous ces moyens de mesurage soient cohérents et complémentaires. Car il est vrai que pour mener le navire au port, tous les instruments de navigation ne sont pas utiles, en tout cas pas tous en même temps. Inutile donc a priori de procéder, pour un même sujet donné, à une enquête de satisfaction client, doublée d’un audit, couplée à un indicateur de suivi des réclamations et à des contrôles systématiques de livraison. Alors, comment faire pour construire un tout cohérent et utiliser les bons moyens au bon moment et au bon endroit ? Grâce à un alignement sans faille de la politique de mesurage, des objectifs de mesure et de la planification (programme d’audit, plans de surveillance, plans de contrôle…) avec la stratégie de l'entreprise.
Les pratiques l'audit à valeur ajoutée, pour dynamiser l’entreprise

L’audit est un outil de progrès de l’entreprise et de ses parties prenantes visant à dynamiser, challenger, booster, comparer… et ainsi, pousser l’entreprise à progresser, à condition qu’il soit à chaque fois apporteur de valeur ajoutée et capable d’atteindre les objectifs en mobilisant les moyens les plus pertinents, dans la durée la plus limitée possible.
Un outil de progrès, pour gagner en objectivité et performance
L’audit est un processus méthodique, indépendant et documenté permettant d’obtenir des preuves pertinentes et vérifiables, de les évaluer de manière objective et de déterminer dans quelle mesure elles satisfont le référentiel d’audit.
Décortiquons les points essentiels de cette définition : méthodique, indépendance, objectifs, référentiel.
L’audit à valeur ajoutée doit d’être méthodique. Pourquoi ? Pour être plus efficient (ne rien oublier, tout prévoir) et plus exhaustif et pour garantir la qualité des observations. Comment ? En travaillant en couches progressives, en croisant les points de vue, en répartissant les thèmes à auditer, en croisant les sources d’information, en travaillant sur les quatre niveaux d’analyse (stratégie, capital humain, processus et moyens et outils) et en accordant le plus grand soin à la planification de l’audit.
La notion d’indépendance est également importante. L’auditeur doit être indépendant de l’entité auditée, c’est-à-dire qu’il n’a pas de relation, tant directe qu’indirecte avec celle-ci.
Pour que la mesure soit objective et à valeur ajoutée, les objectifs de l’audit doivent être clairs. Ils sont divers et complémentaires selon les contextes : apporter des améliorations, mesurer une conformité, évaluer un niveau de maturité, d’efficacité, d’efficience selon une échelle graduée.
Le référentiel d’audit, quant à lui, dépend du type d’audit et intègre un ou plusieurs référentiels, soit générique (une norme, un recueil de bonne pratique, une réglementation), soit issu du système de management de l'entreprise (une procédure, un processus, une charte de valeur...), soit constitué sur mesure selon les spécificités du commanditaire (un plan qualité fournisseur, un contrat, une spécification, ...).
Un processus d'audit bien cadré, pour garantir le résultat de la mesure

Le processus d’audit est composé d’étapes. Chaque activité de chaque étape est importante. Or, dans le feu de l’action, ou après avoir gagné en confiance suite à la réalisation de nombreux audits, chaque auditeur peut avoir tendance à adapter plus ou moins ces étapes et ces activités en fonction de sa sensibilité et de son expérience... et perdre ainsi une bonne part de valeur ajoutée.
Une chose est donc vitale : ne rien oublier et ne pas négliger les incontournables :
. L’étape d’expression de besoin de l’audit (de loin l'étape la plus importante car c'est elle qui conditionne le fait que le résultat sera à la hauteur des exigences du commanditaire exprimée ici).
. L’étape de compréhension de l’audité et de son contexte (pour savoir de quoi on parle et à qui on s'adresse).
. L’étape de préparation de l’audit pour bien cadrer l'audit (revue préliminaire, plan d'audit global).
. L’étape d’audit préalable « documentaire » (afin d'éviter de perdre du temps sur site à analyser des documents).
. L’étape d’audit sur site (consacrée à l'audit « terrain » et aux vérification in-situ) .
. L’étape de restitution.
. L’étape de suivi de l’audit (un audit sans suivi perd de sa valeur).
Pour parfaire l'efficience de ce processus, la boîte à outils de l'auditeur est indispensable. Elle est composée de check-lists, de questionnaires, de modèles, de guides, de plans-type... intégrant le savoir-faire et les retours d'expérience de l'auditeur. Elle est d'autant plus solide et performante qu'elle est partagée, alimentée, consolidée, utilisée par d'autres auditeurs (appartenant par exemple à la même communauté ou à la même société, travaillant pour le même commanditaire, formés à la même école...).
L'audit, avec encore plus à valeur ajoutée

En audit, mieux vaut toujours être plus rapide. Quelques clés pour y parvenir :
. gagner du temps : ponctualité, respect du plan d'audit, compromis entre ses propres priorités et les contraintes des audités, maîtriser le temps (le temps prend la place qu'on lui accorde, gérer les imprévus, traiter sans tarder les interruptions, appliquer les 20/80, échantillonner, décider car l'indécision prend du temps).
. gérer ses priorités : les réévaluer en permanence en tenant compte des risques, des observations précédentes, des audits antérieurs, ....
. adapter le processus classique d'audit : renforcer l'étape de revue préalable documentaire pour alléger l'audit sur site, alléger l'audit sur site en mobilisant un seul auditeur assisté ponctuellement par des auditeurs à distance...
. avoir le bon auditeur au bon moment (mobiliser un auditeur le plus proche possible du contexte audité, le plus polyvalent possible, renforcé par des experts consultables sur des sujets pointus).
Et au delà d'être rapide, l'auditeur doit aussi être
innovant :
. disposer d'une base de connaissance (retours d'expérience, synthèses thématiques, informations sur les sociétés, les secteurs et les métiers, ...)
. disposer d'une base d'experts (auditeurs ou experts techniques ou spécialistes sectoriels ou professionnels de tel ou tel référentiel...)
. avoir accès à une boîte à outils (matrices d'audit, documents de travail, plan type, modèle de rapport, support de restitution, ...)
. participer aux opérations de fertilisation croisée (interaction avec d'autres auditeurs, conférences, forum, ...)
. pratiquer une veille technique, technologique, sectorielle, culturelle, ...
. intégrer un maximum de thématiques pour avoir le référentiel d'audit le plus complet possible (audit intégré multi-référentiel, mesure du niveau d'intégration....)
. mesurer la maturité, la performance, l'excellence... bien au delà de la conformité.

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Pour en savoir plus :
* « Solutions pour… Pratiquer l'audit à valeur ajoutée », V. Iacolare, Afnor Editions, mars 2010.
* « L'entrepreneur durable », V. Iacolare Afnor Editions, janvier 2012.
* ISO 19011:2011 « Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management »

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