8 habitudes pour améliorer sa productivité

Ceux qui atteignent des niveaux de productivité élevés n’ont rien d’extraordinaire. Mais ils ont su développer des habitudes simples qui leur permettent de réaliser en un an ce que la plupart des gens mettent 10 ans à réaliser. N'importe qui peut améliorer ainsi sa productivité en intégrant ou en renforçant les habitudes ci-après.

1. L’habitude de mettre ses objectifs par écrit

Il y a ceux qui ont une mémoire extraordinaire avec une capacité de concentration impressionnante sur leurs priorités. En général c’est qu’ils n’ont que peu de priorités et savent faire recours à cette technique extraordinaire qu’on appelle la procrastination créative pour éliminer autant de futilités pour se concentrer sur l’essentiel. Si vous êtes sûr de pouvoir utiliser la même technique et que vous avez les mêmes capacités, vous n’aurez pas besoin de mettre vos objectifs par écrit. Dans le cas contraire, il faudra développer l’habitude de mettre vos objectifs par écrit. Nous recevons trop d’information à traiter chaque jour et finalement il n’y a que ces documents portant la mention « Urgent » qui obtiennent le plus souvent notre attention. Alors, mettez vos objectifs par écrit avec la mention « Urgent » ou « A faire absolument » et il y aura de plus fortes chances que vous les lisiez et travailliez sur eux.

2. L’habitude de savoir clairement le résultat à atteindre et la bonne chose à faire.

Le fait de ne pas savoir clairement le résultat à atteindre, cet indicateur qui montrera que nous sommes entrain de faire la bonne chose, nous amène souvent à bien faire la mauvaise chose. L’habitude de savoir clairement le résultat à atteindre permet de regarder à chaque fois la référence et vérifier si ce que nous obtenons comme résultat et le rythme auquel nous l’obtenons correspond à la norme et à ce qui est attendu. Avec les tableaux de bord et toute la batterie d’outils de mesure et d’optimisation de la performance dont nous disposons maintenant, l’exercice est de plus de en plus facile ou devrait être plus facile. Mais cette évidence n’est que partielle. La plupart des vendeurs savent ce qui est attendu d’eux. Ils connaissent clairement les résultats à atteindre. Mais pourquoi sont-ils si peu nombreux à être performants ? Ils font bien la mauvaise  chose. Ils sont très appliqués, déterminés et engagés à atteindre les objectifs attendus d’eux mais leur productivité s’en sort très faible parce qu’ils ne s’arrêtent pas pour identifier clairement le bon comportement à avoir et les bonnes méthodes à utiliser pour améliorer leurs performances. Ils essaient et essaient encore les méthodes qui ont peut-être très bonnes mais qui ont toujours montré leurs limites surtout face aux nouvelles exigences du marché et aux nouvelles attentes de leur hiérarchie.
Les gens productifs procèdent autrement. Ils s’imprègnent des résultats à atteindre, cherchent des gens qui les ont atteints déjà, observent et étudient les méthodes que ces derniers utilisent, se les approprient et les utilisent pour obtenir du résultat. Les autres trouvent toutes les raisons de ne pas essayer ainsi de faire la bonne chose en évoquant la difficulté, l’inadéquation des méthodes ou les facilités dont les gens performants bénéficieraient…Ils tiennent plus à faire la bonne chose en vue d’obtenir le bon résultat que d’être « activistes ». Ils savent qu’il y a une différence fondamentale entre le « dynamisme » et la performance.

3. L’habitude d’avoir un plan d’action avant de commencer

Avec la succession des crises, il va (peut-être) de soi que nous ayons désormais plus de raisons de ne pas élaborer des plans que d’en élaborer. Effectivement, à quoi bon faire un plan alors qu’on ne sert même pas si on le réalisera et sachant que très de plans sont effectivement mis en œuvre ? Peu de mobiles. Mais l’habitude d’avoir un plan avant de commencer vous aide à savoir tout au moins par où vous allez commencer si les choses se passent tels que vous les avez anticipées ou si vous préférez d’avoir une liste de choses à faire suivant les différentes circonstances. Rien de fixe évidemment mais une liste de choses précises à faire en certaines circonstances. Cela donne plus d’orientation et aide à ne perdre aucune minute. Beaucoup trop de gens perdent du temps le matin et attendent le premier appel ou e-mail d’urgence pour véritablement démarrer leurs journées parce qu’ils ne l’ont pas planifiée par avance. Et même lorsqu’ils ont une liste de tâche, ils ne les ont pas hiérarchisées et commencent parfois par les tâches à basse priorité. Le fait d’avoir un plan à l’avance permet d’avoir une vue claire de ses priorités pour ne surtout pas s’en éloigner.

4. L’habitude de relire ses objectifs et ses plans d’action

C’est un exercice très simple et si ce n’est l’un des plus simples au monde. Mais il faut avouer que c’est en même temps enquiquinant que de devoir relire ses objectifs justement parce que vous pouvez  rapidement vous sentir coupable lorsque vous relisez vos objectifs avec les actions datées à engager et constatez malheureusement que vous n’avez rien fait, que vous n’avez pas du tout progressé.
Pour éviter de tomber dans ce sentiment de culpabilité, beaucoup de gens préfèrent ne pas relire leurs objectifs et plans d’action, d’autres décident carrément de ne pas les mettre par écrit. Ceci peut être une bonne résolution. Mais ce qui se passe c’est qu’aussi longtemps que l’objectif qu’ils doivent écrire et relire ne devient pas urgent grâce à une crise, ils les perdent complètement de vue. En effet, lorsqu’un objectif n’est pas mis par écrit et relu avec la pleine conscience de la raison pour laquelle il doit être atteint, on le perd de vue. Lorsqu’un objectif est perdu de vue, le motif disparait avec lui et il n’y a plus aucune motivation à faire quelque chose pour l’atteindre. L’intérêt  à relire ses objectifs et ses plans d’action réside dans le fait que cette habitude vous permet de vous concentrer sur vos priorités parce que vous les avez à l’esprit, vous avez l’image claire de leur formulation et de leur réalisation (lecture avec les yeux) et le son clair de leur énoncé (lecture à haute voix) et l’émotion envahissante à l’idée de leur réalisation (le sentiment vécu à l’imagination et à l’énoncé de leur réalisation). Elle permet également d’évaluer la progression et de procéder aux réajustements et aux optimisations nécessaires.

5. L’habitude de faire ce qui a été planifié et sans excuses

Par minimalisme et surtout pour beaucoup d’autres raisons, nous recherchons de plus en plus à avoir des journées « soft ». Rien de plus normal. Si vous êtes adeptes du minimalisme, il restera toujours à votre emploi du temps un minimum de choses à faire. Lorsqu’elle est appliquée à ce minimum de choses à faire, l’habitude de faire ce qui a été planifié et sans excuses permet d’optimiser la valeur de ses journées et de se voir de progresser dans la réalisation de ses objectifs. Lorsque nous ne savons pas nous discipliner suffisamment pour faire ce minimum de choses à forte valeur ajoutée à faire, nous tombons rapidement dans la culpabilité d’être entrain de paresser, meublons/surchargeons nos journées de toutes ces tâches en retard, espérant optimiser ainsi notre journée. Une démarche souvent trop vaine. En effet il n’y a que la discipline - pour faire ce que nous devons faire que cela nous plaise ou non – pour nous aider à évoluer dans la progression de nos projets personnels et professionnel étape par étape, parcelle par parcelle avec la sérénité et la percussion que procure le fait d’avoir tenu ses promesses envers soi-même.

6. L’habitude de faire chaque jour quelque chose

Vous connaissez ces projets qui trainent ou qui ne bénéficient que d’une attention sporadique de notre part, des projets que nous espérons boucler à tout moment mais qui ne quittent jamais notre « liste de tâches à accomplir ». Nous les lorgnons à chaque fois mais nous ne faisons rien de concret pour les faire avancer. Le défi c’est que lorsque le moment de la crise (du retard constaté) arrive, nous sommes prêts à leur consacrer toutes les ressources dont nous pouvons disposés, nous sommes subitement prêts à travailler d’arrache-pied pour les finaliser au plus vite. Parfois, nous y arrivons avec brio mais au prix de tant d’autres projets négligés et reportés à leur tour. Lorsque les crises atteignent leur maturité et s’enchainent, nous devenons un vrai « manager de la 25è heure » perdant du coup notre rythme normal.
Il est possible de corriger le tir en appliquant la méthode des 60 minutes hebdomadaires ou en faisant chaque jour quelque chose par rapport à chacun de nos objectifs prioritaires. Prenez un objectif ou un projet que vous devez avoir réalisé avant la fin du trimestre. Sans pression, et avant même que le projet ou l’objectif ne devienne prioritaire ou urgent, décidez de consacrer 10 minutes par jour à collecter l’information, à échafauder vos plans, à les optimiser  et à les relire, à identifier et à mobiliser les ressources, à engager des actions, à évaluer vos résultats. 10 minutes par jour du lundi au samedi soit 60 minutes par semaine. Utilisez la méthode des 60 minutes au premier quartier du délai. Vous pouvez monter en régime au deuxième quartier en doublant, triplant ou quadruplant et ainsi de suite le nombre de minutes consacrés à l’objectif ou au projet. Certaines personnes conservent le rythme de 10 minutes par jour sans jamais monter en régime et atteignent leurs objectifs dans les délais. Mais le plus important, c’est de faire chaque jour quelque chose pour atteindre chacun de ses objectifs.

 7. L’habitude de sauver sa journée

Chaque jour est à notre disposition pour atteindre nos objectifs prioritaires dont vivre la joie de vivre, marquer notre passage et notre présence par  des empreintes d’excellence et de performance. Mais il arrive ces jours où nous cherchons désespérément le carburant pour faire démarrer notre « machine personnelle de production », des jours où elle est vraiment en panne. On en sort si désespéré que l’on a hâte de la terminer par quelques gorgées de Whisky et de s’embaumer de fumée de cigarette ou de faire quoi que ce soit d’autre pour l’oublier tout simplement le temps de retrouver  le jour suivant. Les gens très productifs vivent eux-aussi ces moments douloureux. Éventuellement, ils prennent quelques gorgées de vin ou de whisky ou fument ou font quoi que ce soit d’autres.
Mais quand ils ont fini de faire tout cela, ils se disent : « je n’irai pas me coucher sans avoir bouclé ce dossier ». Ils font tout pour racheter leur journée. Ils font tout pour la rendre utile ; ils marquent des points, ils cochent des indicateurs de résultats pour la journée. N’importe qui peut le faire, du moins, c’est l’une des méthodes efficaces pour améliorer sa productivité.

 8. L’habitude de faire aujourd’hui, mieux qu’hier

La plupart des gens diminuent leur rythme de travail d’aujourd’hui parce qu’ils sont impressionnés eux-mêmes par ce qu’ils ont pu faire hier. Ne tombez dans ce piège. Soyez plutôt impressionnés par ce que vous avez pu être capable de faire - et qui n’est que la prémisse de ce que vous êtes encore plus capable de faire. Dites-vous : « Si j’ai pu le faire alors que je ne m’y attendais pas, cela veut dire que maintenant que je le sais, je suis encore capable d’aller encore plus loin. ». Mettez-vous au travail et battez chaque jour vos records des jours précédents. Comme le dit l’adage venu d’Orient, « il n’y a rien de noble à vouloir faire plus que quelqu’un. La vraie noblesse c’est de faire aujourd’hui mieux qu’hier ».

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