Sortir des Google Apps sans encombre : mode d'emploi
Lancés en 2007, les services de messagerie et de suite bureautique SaaS de Google commencent à trouver leurs marques dans les entreprises. Elles sont de plus en plus nombreuses à y recourir, et plus seulement d'ailleurs dans les petites entreprises (lire l'article : Les choix du CAC40 en matière de cloud).
Pourtant, des contraintes tant internes qu'externes (rachat, fusion...) peuvent les inciter à abandonner les Google Apps. Et dans cette éventualité, mieux vaut se tenir prêt pour éviter les mauvaises surprises surtout lorsque que l'on sait que chaque produit des Google Apps dispose d'une procédure de migration spécifique.
Des scripts d'export à développer
"La migration des comptes de messagerie Gmail vers Exchange est l'une des plus simple à réaliser car il suffit d'exporter tous les e-mails d'un compte utilisateur via le protocole IMAP, mais là où cela devient plus compliqué c'est au niveau de la gestion documentaire et des contacts", prévient Alexandre Vivien, Cloud Integration Architect chez Capgemini.
Dans ce cas, il sera nécessaire de développer des scripts d'export spécifiques en se basant sur les API fournies par Google pour chacune de ses solutions (Google Drive, Gmail, Contacts, Calendar, Sites...). Des scripts qui, pour être écrits, implique une expertise Java pour organiser l'export de données et retrouver dans son système cible une organisation des comptes (groupes d'utilisateurs régionaux, par métiers...) à l'identique de celle de son système source.
Plusieurs étapes à suivre
Lorsqu'une entreprise sort des Google Apps, plusieurs étapes doivent être suivies pour éviter les déconvenues. "La première étape c'est de déterminer les données que l'on souhaite exporter, l'outil dans lequel on compte les injecter et surtout réaliser un planning d'échelonnage pour lisser la charge de reprise des données dans le temps, surtout si le domaine Google Apps est très souvent utilisé", fait savoir Alexandre Vivien.
"Les erreurs les plus fréquentes sont liées à la taille des pièces jointes et à la compatibilité des tableurs" (Alexandre Vivien - Capgemini)
En effet, toute interruption de services (messagerie en tête) pourra être un facteur non négligeable d'une perte de productivité. Alors autant limiter autant que faire se peut le nombre de jours - voire d'heures - d'inaccessibilité. "En moyenne, le délai pour sortir des Google Apps et effectuer une migration complète ne dépasse pas 2 jours", indique cependant Olivier Chanoux, co-fondateur de gPartner, revendeur Google Apps.
Pour accompagner les entreprises dans leur projet de migration, Google propose plusieurs outils. Dont GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) pour les aider à migrer en masse et de façon centralisée les mails des collaborateurs, indépendamment de leur localisation géographique. Autre outil : GADS (Google Apps Directory Sync) pour l'export de comptes Gmail vers Exchange.
Un site web (dataliberation.org) existe également pour aider à s'échapper des Google Apps. Gare cependant à Google Takeout, un outil qui permet à chaque utilisateur d'exporter ses données. Mieux vaut le désactiver d'autant qu'il ne permet pas l'export centralisé de comptes.
GAMME et GADS : mieux vaut ne pas les installer sur des serveurs locaux
Mais pour réussir son projet de sortie des Google Apps, quelques préconisations s'imposent. "Mieux vaut ne pas installer les outils de migration comme GAMME ou GADS sur le réseau local car ils risquent de consommer beaucoup de bande passante. Le mieux est de louer des machines à bande passante montante et descendante de 1 Go sur un service d'hébergement externe et d'installer plusieurs machines pour optimiser l'export et l'import vers le nouveau système cible", indique Alexandre Vivien.
Mieux vaut également être bien conscient des erreurs qui pourront survenir lors de la migration. "Les erreurs les plus fréquentes sont liées à la taille des pièces jointes qui peuvent atteindre voire dépasser 25 Mo chez Google ce qui ne sera pas forcément le cas pour les systèmes cibles", explique Alexandre Vivien. Pour palier ces limitation, mieux vaut en amont prévoir des règles pour gérer les erreurs prévisibles et éviter de gérer les problèmes au coup par coup durant la migration.
Enfin, "pour les documents, il n'y a généralement pas d'erreur à l'export, mais le rendu peut être dégradé comme le cas de tableurs Google Spreadsheet complexes qui peuvent mal passer sous Excel", conclut Alexandre Vivien.