Trello : l'outil de gestion de projet en mode SaaS qui monte

Application de gestion de projet en ligne simple et efficace, Trello a déjà séduit 14 millions d’utilisateurs dans le monde. Il fait toutefois face à une vive concurrence avec Jira et maintenant Planner de Microsoft.

Simple et intuitif, Trello fait partie de ces outils collaboratifs de dernière génération, comme Slack, dont la prise en main se veut immédiate. Lancé en 2011, cet outil de gestion de projet en mode SaaS a déjà conquis 14 millions d'utilisateurs. Il revendique actuellement 150 000 nouveaux inscrits par semaine. Se présentant sous la forme d'un tableau de bord, il permet de coordonner le travail d'équipe.

Inspiré par la méthode agile Kanban, Trello est dessiné pour répartir des listes de tâches sous forme de colonnes "à faire", "en cours" et "fait". Ces tâches sont assignées aux différents membres du projet. Au fil de leur exécution, il suffit de glisser-déposer les cartes correspondantes d'une colonne à l'autre. Des codes couleurs permettent de gérer les priorités. Trello propose aussi des checklists, des dates limites et des notifications pour ne manquer aucune étape.

Un management visuel

Pour Simon Legroux, responsable du pôle logiciel du cabinet Lecko, l'outil fait appel au management visuel cher aux méthodes agiles. "Trello se présente en quelque sorte comme un tableau couvert de post-it que l'on déplace au jour le jour. Ce qui permet de connaître l'état d'avancement d'un projet d'un seul coup d'œil", explique l'expert. Une expérience identique est proposée sur smartphone, tablette ou poste fixe.

Trello propose un tableau digital suivant la même logique que les tableaux à post-it inspirés des méthodes agiles. © Capture JDN

Selon la stratégie du "land and expand", Trello pénètre l'entreprise sous le radar de la DSI avec une version gratuite riche fonctionnellement puis se déploie par capillarité. A la différence de Jira Software d'Atlassian qui est historiquement taillé pour les équipes IT, Trello peut être adopté par des directions métiers, comme les ressources humaines ou le marketing.

Plus de 460 000 utilisateurs en France

A l'instar de Wunderlist ou Sunrise, Trello est aussi utilisé dans un cadre personnel pour, par exemple, préparer ses vacances ou un mariage. Ce qui facilite ensuite son adoption dans la sphère professionnelle. Avec son interface traduite en français depuis septembre, la start-up américaine du même nom compte plus de 460 000 utilisateurs en France. Technip, BlaBlaCar et Leetchi figurent parmi ses références dans l'Hexagone.

Un concurrent de poids : Microsoft Planner

Pour autant, sur ce créneau de la productivité, Trello fait face à  valeur ajoutée féroce avec Jira déjà cité, mais aussi Asana, et maintenant Planner de Microsoft - dont la version définitive vient de sortir. Bastien Le Lann, responsable du pôle d'analyse et création du cabinet Lecko, trouve d'ailleurs à Planner des similitudes avec Trello. "Ergonomique, intuitive, responsive, l'expérience utilisateur de Trello reprend les codes dans l'air du temps. On a tout compris en cinq minutes", note le consultant.

Planner se positionne, lui aussi, sur le créneau de la coordination d'équipe à la différence de Microsoft Project dévolu à la conduite de projets plus structurés. Avec un atout de sa taille : son intégration à Office 365 - ce qui lui permet de lier une tâche à un document Word, Excel et demain à OneNote ou Skype. "Planner comble un manque", analyse Bastien Le Lann. "Il permet à Microsoft de lutter contre le best of breed et de fidéliser l'utilisateur dans l'environnement Office". L'expert verrait d'ailleurs bien la firme de Redmond racheter Trello après s'être emparé de Wunderlist.

Trello est optimisé pour desktop, tablette et smartphone. © Capture JDN

Des connecteurs dans la version payante

Pour autant, Microsoft ne ferme pas la porte aux autres outils puisqu'il propose un connecteur à ses Office 365 Groups pour… Trello. Les connecteurs représentent justement un des principaux atouts de Trello. Grâce à ses API, la solution peut s'intégrer à Dropbox, Evernote, GitHub, Hangouts, Mailchimp, Salesforce ou Slack. Trello supporte aussi les outils d'automatisation Zapier et IFTTT. "C'est la vraie valeur ajoutée de Trello", estime Bastien Le Lann. "En lui-même, l'outil est efficace mais il prend toute sa dimension quand on lui adjoint des fonctions de chat ou d'édition."

Mais pour bénéficier de ces intégrations, il faudra cependant passer à la caisse. Une version payante d'entrée de gamme ("business class") est proposée à 8,33 dollars par utilisateur et par mois. Depuis septembre, une version "entreprise" à 20,83 dollars par utilisateur et par mois offre des services supplémentaires d'authentification (SSO), d'administration et de support. Grâce à ces formules, Trello annonce un chiffre d'affaires annuel récurrent de 10 millions de dollars.

Les versions payantes de Trello permettent de bénéficier d'intégration avec des outils tiers.  © Capture JDN

Un outil efficace pour les équipes limitée en taille

Des services suffisants pour séduire les grandes entreprises ? Pour Pierre Jacob, manager chez Magellan Consulting, Trello se destine à des projets assez limités en taille. "Efficace avec son interface visuelle, l'outil reste dans une approche par tâche unitaire. Il manque la vision macro et la gestion des interdépendances entre les tâches qu'on trouve dans Jira", estime-t-il.

Un outil limité en termes de tableau de bord de suivi global

Avant tout dédié aux opérationnels de terrain, Trello peinerait à remonter les rapports nécessaires au pilotage de projet. Si les équipes terrain se retrouvent dans les codes couleurs des tableaux bord, les managers auraient plus de mal à suivre la progression du projet.

Par ailleurs, alors que Jira est nativement agile, il faut passer par une extension pour les navigateurs web pour mener un projet en mode Scrum dans Trello. En même temps, tempère Pierre Jacob, c'est la force de Trello que de proposer " un service minimum mais qui fonctionne parfaitement, et auquel on ajoute progressivement des fonctionnalités".

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