Quelle démarche de choix pour les SIRH ?

Choisir un Système d'Information Ressources Humaines est un processus complexe, répondant à un certain nombre de critères et d'étapes clés. Explications.

Dès lors que l’étude de cadrage et l’analyse des processus ont été effectuées, la démarche de choix de progiciels peut être lancée. De quoi s’agit-il ? Il s’agit de trouver le progiciel répondant aux critères suivants :


- La pérennité du progiciel dans le temps (fiabilité de l’éditeur, effectif en R&D, fréquence des nouvelles versions, santé financière, références,…),

- Le respect des choix technologiques de l’entreprise dans le temps,

- Le budget défini,

- La prise en compte de l’organisation de l’entreprise (architecture produit, décentralisation de certaines fonctions,….),

- La couverture des besoins,

- Les processus Ressources Humaines.


Comment procéder ?

 

Appliquer la méthodologie de démarche de choix de progiciels

 

La démarche de choix de progiciel s'articule autour de trois grandes phases :

 

  • La formalisation des besoins,
  • La présélection de progiciels,
  • La sélection de progiciels.

     

    1. La formalisation des besoins

     

    Il s'agit de réaliser un dossier d'appel d'offres et non un cahier des charges (appelé dossier de conception générale déjà réalisé dans l'étude de cadrage).

     

    Un cahier des charges (ou dossier de conception générale) décrit le besoin des utilisateurs.

     

    Un dossier d'appel d'offres comporte :

     

  • Un questionnaire à destination des éditeurs permettant de vérifier s'il traite le besoin défini dans le cahier des charges,
  • La présentation de l'entreprise et les caractéristiques du projet.

     

    Ce dossier d'appel d'offres sera adressé aux 3 éditeurs sélectionnés à la fin de la phase 2 de présélection.


     

    2. La présélection

     

    Cette deuxième phase permet de couvrir un large spectre de progiciels (une quinzaine de progiciels par exemple) avec un minimum d'investissement. Elle confère une certaine crédibilité de la démarche vis-à-vis de la direction générale, de la direction des ressources humaines, des utilisateurs de la fonction Ressources humaines et des opérationnels.

    N'oublions pas qu'un projet réussi est un projet avant tout accepté par une grande partie des utilisateurs qui seront amenés à exploiter l'outil. La démarche doit être menée de manière équitable et objective.

    Il s'agit de réaliser un petit questionnaire à destination des éditeurs (10 pages maximum contenant les éléments fondamentaux et discriminants extraits du dossier d'appel d'offre de la phase de formalisation des besoins). Le dépouillement des réponses permet de ne retenir que 3 progiciels.


     

    3. La sélection de progiciels (3 produits au maximum)

     

    Cette phase comporte :

     

    Ø     La réalisation d'une maquette de démonstration permettant de mesurer l'adéquation du progiciel aux besoins pour des critères sensibles ainsi que l'ergonomie et la convivialité de l'outil.

    Ø     Les démonstrations personnalisées, réalisées par les trois éditeurs sélectionnés (sur la base de la maquette)

    Ø      La visite de 3 entreprises utilisatrices des progiciels sélectionnés,

    Ø     La rédaction d'un document de synthèse présentant les conclusions de l'étude et une préconisation. Ce document sera conçu sur la base des éléments suivants :

    o       La visite des 3 éditeurs (démonstration personnalisée du progiciel),

    o       La visite des 3 entreprises utilisatrices des progiciels expertisés,

    o       Les réponses apportées par les 3 éditeurs au dossier d'appel d'offres.

  • Autour du même sujet