Décisionnel : peut-on lutter contre l'emblématique Excel ?

Peut-on faire face à nos utilisateurs qui restent attachés à leurs feuilles Excel ? Comment mettre fin au mythe, aux réels besoins ou aux simples aberrations parfois du comportement humain ?

Nous sommes dans un monde qui évolue en permanence et qui fait évoluer avec lui nos pratiques, nos mœurs, et notre façon de voir les choses. Cela est encore plus vrai dans le domaine informatique, mais à une exception près ! Celle de l'emblématique Excel que l'on trouve à tous les niveaux d'une structure, de la simple gestion de projet jusqu'au pilotage des entreprises. Est-ce la raison pour laquelle tous les éditeurs d'outils BI proposent des sorties de reporting en format Excel ? Comment faire face aux utilisateurs qui restent attachés à leurs feuilles Excel ? Comment mettre fin au mythe, aux réels besoins ou aux simples aberrations parfois du comportement humain ?

Le constat :

En 2010 avec la version Microsoft office 2010, nous sommes loin des premiers tableurs "Multiplan" ou "VisiCalc" apparus au début des années 80. Un pas de géant au niveau de l'ergonomie comme à la richesse des fonctionnalités proposées. En parallèle, le reporting décisionnel a pris de l'ampleur dans nos entreprises, au point que cela est devenu une discipline à part entière, en termes de complexité des flux de données, de modélisation et de mode de stockage complètement dédié au reporting.

Mais une constante défie le temps : quel que soit le choix de la solution décisionnelle mise en place ou l'éditeur d'outils BI commandité, les utilisateurs (décideurs) tiennent toujours à avoir leurs versions Excel en sortie (des versions qu'on peut parfois personnaliser, nuls ne diront retravailler, avant d'être diffusées) et les éditeurs de logiciels spécialisés ne font que se plier à cette réalité, et proposent des fonctions adaptées au besoin du marché. Une option, à l'origine, et un argument de vente qui sont vite fait devenus un besoin de base auquel on ne peut échapper.

Le changement :

Fort de ce constat, la dimension humaine reste la clé du changement (tous types de changement) : quelle que soit la typologie de votre démarche ou la criticité de vos enjeux, vous vous retrouverez face à quatre types d'utilisateurs vous défiant.

1°) Les conservateurs (pourquoi doit-on changer) : ce sont des utilisateurs qui ont pris leurs marques et leurs habitudes avec l'ancien système existant, et pour qui le changement présente un risque important. Leur ticket d'adhésion ne peut être que l'endogéneité de la démarche et du besoin. A ce niveau-là, une bonne communication interne avec une forte mobilisation est une chose à ne pas négliger.

2°) Les résistants (qu'est ce qui doit changer) : C'est une population d'utilisateurs qui partagent votre constat, mais pas forcément votre solution. D'où l'importance de mettre en place des ateliers démonstratifs "workshop" valorisant les nouvelles solutions & pratiques. Cette démarche doit s'inscrire dans le temps et garder le fil intentionnel du processus engagé.

3°) Les récalcitrants (vers quoi veut-on aller ) : L'humain a toujours clamé sa liberté et un sentiment d'en être privé le rend anxieux, retissant, et distant. Comme dans tout processus de changement il faut toujours expliquer l'apport, décrire la démarche, éclaircir le but et surtout rassurer. Une approche pédagogique finie toujours par donner ses fruits: repositionner la dimension humaine au centre du procédé tout en œuvrant pour une relation gagnant-gagnant.

4°) Les affranchis (comment doit-on changer) : Certains supers utilisateurs, à l'image de leurs besoins spécifiques, disposent de droits spécifiques. Leurs exigences doivent être étudiées avec soin pour y répondre avec finesse et intelligence. In fine tout le monde doit y trouver son compte...

Le mystère :

Cela pourrait paraitre simple, mais ce n'est en aucun cas simpliste : une bonne conduite du changement et un accompagnement des utilisateurs (tous types d'utilisateurs) peut bien garantir des succès, mais forcément pas des miracles ! Vu notre attachement absolu aux produits bureautiques Microsoft. Mais ce qui est vrai aujourd'hui ne l'ai pas forcement demain ! Et le changement pourrait peut-être bien venir du côté de nos mobiles (Smartphones), à suivre...

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