Extranet SharePoint : peut-on avoir le beurre, l’argent du beurre et la reconnaissance des utilisateurs ?

La plateforme SharePoint se positionne comme une composante importante du système d’information de nombre d’entreprises. Au-delà de ses fonctionnalités, il existe de nouveaux gisements de productivité auxquels les entreprises peuvent accéder en matière de travail collaboratif.

Cela est notamment rendu possible grâce au lancement d’initiatives complémentaires émanant de concepteurs de technologies de nouvelle génération.

Parmi ces nouveaux apports, nous pouvons par exemple évoquer l’émergence de « l’extranet SharePoint simplifié » qui est un axe majeur pour mieux collaborer avec l’extérieur. Ce concept émergent permet, depuis n’importe quel site SharePoint, d’envoyer à des personnes extérieures des documents ou des messages et de suivre leurs réponses ou les mises à jour qu’ils renvoient.

Généralement, on constate que la mise en place d’un extranet SharePoint complet est un processus consommateur de nombreuses ressources. De ce fait, les organisations hésitent ou parfois renoncent tout simplement à ce projet et ne mettent pas en place d'extranet, laissant aux utilisateurs la charge de gérer par d'autres moyens leurs communications avec des personnes situées en dehors de SharePoint.
Cela se traduit généralement par des échanges de mails de gré à gré, qui ont des impacts fortement négatifs sur l’efficacité et la productivité. D’une part, il faut subir la perte de temps individuelle liée à la nécessité de télécharger en local les éléments depuis SharePoint, de les joindre à un mail, d’y ajouter les destinataires (en faisant attention à ne pas en oublier), de gérer les situations où les pièces jointes sont trop volumineuses et doivent donc être renvoyées, de faire le tri des réponses reçues et de répercuter dans SharePoint les nouvelles versions des documents. A cela, il faut ajouter la perte d’efficacité collective induite par la coexistence de plusieurs canaux de communication sur le projet : recherche de la dernière version des documents qui peut être dans SharePoint ou bien dans sa boîte mail, perte de réactivité et cas d’absence ou de départ de celui qui gère les échanges avec le partenaire, ou encore malentendus liés au fait que les destinataires des différents messages aient pu varier.
Il est donc important de créer un pont de communication entre SharePoint et les utilisateurs externes. Cependant, pour éviter de retomber dans un projet long et coûteux, les utilisateurs doivent pouvoir partager des informations et collaborer depuis le SharePoint interne avec des partenaires externes, mais sans ouvrir le réseau, sans créer de comptes utilisateurs pour les externes et sans les former à SharePoint. Il est alors possible d’envoyer facilement un document accompagné d'un message depuis SharePoint à un utilisateur externe, et de tracer l'ensemble de la conversation et des nouvelles versions qui s'en suivront dans SharePoint, alors que le participant externe n'utilise que sa messagerie ou une interface simplifiée.

Une telle mise en œuvre doit permettre de :

- Inviter des collaborateurs externes depuis SharePoint avec une simple adresse e-mail, sans opération d’administration Active Directory, ni consommation de licences.
- Leur envoyer depuis SharePoint des documents, qu’ils recevront par mail.
- Remplacer automatiquement de gros fichiers par des liens vers une zone d'échanges sécurisée.
- Offrir une traçabilité complète de l’échange : voir en temps réel depuis SharePoint si l’externe a lu le message, ouvert la pièce jointe, répondu au message, envoyé une version modifiée ou d’autres documents.
- Éliminer la nécessité de reconfiguration du réseau et des firewalls, et offrir toutes les garanties de sécurité.
- S’installer en quelques minutes sur un environnement SharePoint.

Le lancement de ce type d’innovation va donc permettre aux utilisateurs de SharePoint d’accéder à des plateformes pratiques et favorisant le travail collaboratif avec les partenaires externes. Les utilisateurs pourront échanger sans risque des documents avec des personnes externes, améliorer la traçabilité des échanges et travailler dans un espace convivial.
Les différentes innovations gravitant autour de l’environnement SharePoint vont donc largement contribuer à accroître l’attractivité de cette plateforme et permettre à ses utilisateurs d’accéder à des fonctionnalités s’inscrivant dans leurs processus de travail du quotidien et génératrices de productivité.

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