Budgets informatiques : faire des économies en optimisant les contrats de maintenance ?

Un récent rapport du cabinet d’analyse américain Forrester Consulting révèle que peu d’entreprises s’attaquent à un nettoyage de leurs contrats de maintenance informatiques, alors qu’elles renouvellent leurs équipements régulièrement.

L’actuel contexte économique fait que les entreprises cherchent en priorité à augmenter leurs recettes et à acquérir de nouveaux clients. Néanmoins, afin de mobiliser les ressources nécessaires, elles doivent souvent réduire les coûts d’autres postes de dépenses.
C’est le cas des services informatiques, qui doivent sans cesse revoir leurs dépenses opérationnelles à la baisse. Sachant que les dépenses d’infrastructure comptent pour près de 40 % du budget informatique global, ils cherchent à déployer des solutions plus économiques.
Les équipes en charge de l’infrastructure et des opérations (I&O) collaborent avec leurs collègues en charge des achats pour réduire les contrats d’achat de matériel informatique dans la mesure du possible.

Toutefois, un rapport récent réalisé par Forrester Consulting pour Network Hardware Resale révèle que les entreprises pourraient faire encore plus d’économies en examinant de près leurs contrats de maintenance et les cycles de renouvellement des technologies.

Un gros manque à gagner

D’après le rapport de Forrester, 80 % des entreprises passent à côté d’importants potentiels d’économies sur leurs investissements et autres dépenses opérationnelles, et ce simplement parce qu’elles renouvellent leur infrastructure réseau trop tôt et qu’elles ne négocient pas suffisamment leurs contrats de maintenance.
Les entreprises qui sollicitent des OEM pour leurs achats d’équipements réseau, de logiciels et de services de maintenance se voient généralement proposer des cycles de renouvellement et des contrats de maintenance qui vont dans le sens du fournisseur. Cependant, elles n’ont souvent pas conscience que les cycles de vie de leur matériel puissent être plus longs ou qu’elles bénéficieraient d’alternatives plus favorables à leurs contrats de maintenance en s’adressant à des fournisseurs tiers.
Près de quatre entreprises sur cinq (79 %) qui suivent les conseils donnés par les professionnels de l’industrie, renouvellent leur infrastructure réseau tous les 3 à 5 ans (incluant équipements de réseaux de campus, réseaux de datacentre, installations de routage et Wi-Fi).
Ainsi, de nombreux professionnels I&O estiment qu’au bout de trois à cinq ans, à l’issue du cycle de renouvellement préconisé par les OEM, leur équipement sera devenu obsolète, qu’il aura perdu toute valeur et qu’il risquerait même provoquer des pannes.
Pourtant, en majorité, l’infrastructure remplacée va conserver sa valeur marchande et une durée de vie moyenne d’au moins 20 ans avant de tomber effectivement en panne. Il est donc clair que les fabricants sont les seuls à tirer profit de ces cycles de renouvellement accélérés.
Une entreprise peut très bien conserver ses équipements plus longtemps sans courir de risque et cela lui éviterait les dépenses opérationnelles considérables et les perturbations inutiles que suppose le renouvellement de tout son parc. La valeur matérielle peut donc être prolongée.
81 % des entreprises reconnaissent que, par défaut ou par confort, elles optent pour les contrats de maintenance du fabricant OEM, même si le contrat n’a finalement pas grande valeur en soi. Qui plus est, plus de la moitié déclarent souscrire un contrat de maintenance au moment où elles achètent l’équipement.

Des contrats souvent décevants

La plupart des entreprises avoue être mécontente des contrats de maintenance de leurs fournisseurs de services informatiques. Elles considèrent être trompées vis-à-vis des économies promises, les prestations donnant lieu à des frais cachés ou les modèles de tarification étant inflexibles.
Au final, cependant, rares sont les entreprises soumettant des réclamations, si bien que les fournisseurs continuent impunément à engranger les bénéfices de ces contrats.
4 entreprises sur 5 ont beau dire qu’elles pourraient envisager les contrats de maintenance de tierces parties, la majorité n’en fait rien. Cela peut être imputé à une certaine  ignorance.
Ce serait pourtant l’occasion de réduire leurs investissements et leurs dépenses opérationnelles, tout en continuant à recevoir l’assistance et le support technique dont elles ont besoin pour leur infrastructure.

L’intérêt de défier le status quo

Pour accroître la valeur de leurs investissements matériels (passés et à venir), les équipes I&O doivent se poser la question de savoir ce que leur infrastructure leur permet de faire, ce qu’ils attendent d’elle et si leurs attentes peuvent être comblées en l’état. Cet exercice devrait leur permettre d’identifier ce qui fonctionne et ce qui doit – ou non – être conservé.
Elles ont tout intérêt à examiner à la loupe leurs contrats de maintenance OEM, d’autant plus qu’au-delà de leur coût élevé, ces contrats comportent souvent une obligation de mise à niveau des logiciels, même si la garantie de base du produit prévoit l’accès gratuit aux mises à jour. Il arrive que ces contrats ne couvrent plus les services de maintenance et les mises à niveau de la version concernée du matériel.
Comme nous l’avons observé précédemment, les entreprises tendent à souscrire leurs contrats de maintenance auprès des mêmes fournisseurs à qui elles ont acheté leur matériel. Faire jouer la concurrence et demander des devis auprès de différents revendeurs (y compris des tierces parties) est une méthode que doivent adopter les services I&O ainsi que les équipes en charge des achats pour faire baisser les prix proposés.
C’est un fait : les OEM imposent les cycles de renouvellement de la technologie et les contrats de maintenance font généralement partie de la vente de matériel.  Aussi, les entreprises mettant en doute ces pratiques établies auront de bonnes chances de négocier les prix à leur avantage et ainsi de réaliser des économies.

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