Cinq conseils pour stocker ses données de façon plus judicieuse

En ce début d'année, offrez une cure d'amincissement à vos données.

La technologie est omniprésente dans notre monde moderne. Aujourd'hui, chacun d'entre nous possède non seulement un ordinateur chez soi et au bureau, mais aussi dans sa poche. Nous ne créons pas uniquement des documents et des tableurs, mais aussi une quantité pharaonique de photos et vidéos. Même les objets inanimés sont désormais connectés en réseau, partagent des données et génèrent des connaissances à partir de sources en apparence ordinaires. La technologie, ainsi que les données qu'elle génère, se sont immiscées dans le moindre aspect de notre vie, à en devenir quasiment invisibles ; elles sont simplement à notre disposition, comme le sont l'eau ou l'électricité.
Ce fut donc un choc de découvrir que l'une de nos ressources techniques les plus précieuses, le stockage de données, commence aujourd'hui à manquer. En 2013, le monde a généré près de 3,5 zettaoctets de données, soit l'équivalent de 120 milliards de smartphones de 32 gigaoctets, ou 600 milliards de DVD (ou encore plus de 3 milliards d'années de vidéo). D'ici à 2020, le volume de données créé sera plus de dix fois supérieur à celui-ci. Malheureusement pour nous, les problèmes se présenteront avant cette échéance ; à l'horizon 2016, d'après les estimations, la production de données augmentera plus rapidement que nos capacités de stockage. Autrement dit, dans moins de deux ans, l'abondance numérique que nous tenons tous pour acquise commencera à céder sa place à la pénurie.

Combler le fossé entre le volume de données produit et le volume que nous sommes capable de stocker ne sera pas une tâche facile. Le volume de données progresse à un rythme bien supérieur à celui de nos capacités à produire les disques durs qui hébergent ces données. Même si nous investissions plusieurs centaines de milliards de dollars dans de nouvelles usines, nous n'aurions aucune chance réaliste de dépasser ces prévisions extrêmes avec les solutions de stockage sur disques existantes. Si de nouvelles technologies de stockage, en cours de développement, promettent d'augmenter de façon considérable la densité des informations stockées sur les disques physiques, leur déploiement reste néanmoins une perspective lointaine. Quoi qu'il en soit, elles ne permettront pas de stocker TOUTES les données que nous créons actuellement.
La conclusion est sans appel : nous devons tous mettre nos données au régime. Petites entreprises, grands groupes, consommateurs ou créateurs de contenus, nous devons tous gérer et stocker nos données de façon plus judicieuse.
Mais comment perdre ces kilos de données superflus ? La première tâche des entreprises consiste à identifier les données dont elles ont véritablement besoin. À l'heure actuelle, dans la plupart des entreprises, les disques durs contiennent non seulement des informations essentielles, notamment des bases de données, des tableurs ou des documents d'entreprise, mais aussi pléthore de données superflues, telles que des archives et pièces jointes d'e-mails anciens, ou encore des photos et vidéos personnelles des employés. Gérer cette explosion de données n'est pas futile ; ces efforts seront payants dans un avenir proche, lorsque le stockage deviendra une ressource rare, et que les entreprises chercheront de nouvelles façons de réduire son coût global.

Cinq conseils pour stocker ses données de façon plus judicieuse

  • Cesser de tenir  le stockage « à volonté » pour un fait acquis. Informez vos collaborateurs qu'il est nécessaire de déterminer de façon plus réfléchie quelles données conserver, et pourquoi ; aidez-les à comprendre qu'il ne s'agit pas d'une mesure draconienne visant à leur rendre la vie plus difficile, mais d'une problématique fondamentale pour l'entreprise, qui doit être traitée dans les meilleurs délais.
  • Élaborer une politique relative aux données.  Élaborez, en collaboration avec l'équipe IT, une politique précisant quels types de données peuvent être sauvegardés sur disque dur, et ce que les employés peuvent ou ne peuvent pas sauvegarder sur le réseau. Il est facile de veiller au respect de ces politiques grâce aux technologies existantes, que ce soit au niveau du réseau ou du stockage. En effet, même les dispositifs NAS les plus simples permettent de fixer des quotas pour chaque utilisateur, ce qui les contraint à définir plus sérieusement ce qu'ils ont réellement besoin de sauvegarder.
  • Effectuer un ménage de printemps de vos systèmes. Même les évaluations les plus basiques permettent de mesurer l'ampleur du problème dans la plupart des entreprises. Il existe de nombreux outils permettant d'effectuer un scan des disques durs et d'afficher leur contenu sous forme graphique, ce qui permet aisément de déterminer quelles données doivent être conservées et quelles données peuvent être éliminées en toute sécurité. De la même façon, les outils de gestion des e-mails peuvent aider les entreprises à répertorier les pièces jointes anciennes et dépassées, et ainsi à libérer un espace disque important en peu de temps.
  • Supprimer les copies. La plupart des entreprises conservent leurs documents en plusieurs exemplaires, notamment les fichiers riches en contenu, tels que les diaporamas. Élaborez des politiques permettant d'empêcher la duplication des fichiers, et de favoriser les approches collaboratives centralisées, en lieu et place des modèles fragmentés utilisés aujourd'hui.
  • Gérer les sauvegardes plus efficacement. Déterminez de combien de sauvegardes vous avez réellement besoin, tant sur le plan opérationnel que sur le plan réglementaire. Il est fondamental d'effectuer des sauvegardes de données, et de le faire de façon rigoureuse. Néanmoins, cette opération doit également être effectuée avec discernement ; il est inutile de conserver des données anciennes par principe. Veillez à ne sauvegarder que les données dont vous avez besoin pour relancer votre activité en cas de problème grave.

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