SharePoint : ROI or not ROI, that is the question

Beaucoup d'entreprises ne retirent pas le meilleur de SharePoint, et constatent un taux d'adoption notoirement insuffisant. Il est pourtant possible de faire de SharePoint une ressource dynamique.

Des entreprises dans le monde entier utilisent SharePoint comme plate-forme unique de travail collaboratif, d’information et de communication interne. Comme pour tout investissement informatique, elles en attendent un retour sur investissement mesurable. Mais dans de nombreuses entreprises, ce retour se fait attendre, et la plate-forme SharePoint n’est souvent rien d’autre qu’une base d’informations statique plutôt qu’une ressource dynamique pour les employés.

La plupart des entreprises ne parviennent pas à traiter cette plate-forme comme une solution de communication ciblée et, plutôt que de rechercher, mesurer et adapter les contenus pour leurs utilisateurs, maintiennent SharePoint sous la forme d’un conglomérat d’informations, avec une interface sans cohérence et de faibles taux d’adoption.

Toutefois, en se fixant quelques objectifs simples puis en confirmant via des mesures si ces objectifs ont été atteints, il est possible de changer tout cela, et générer un véritable retour sur son investissement SharePoint.

Définissez vos cibles

SharePoint peut être intimidant car il répond à de nombreux objectifs dans l’entreprise. Dans un premier temps, déterminez qui dans votre entreprise en bénéficiera le plus et pourquoi. Cibler les bons utilisateurs les aidera à mieux faire leur travail – ce qui générera instantanément un retour sur investissement. Imaginez quels départements ont le plus à gagner d’un outil de travail collaboratif et de stockage partagé qui peut être accédé par n’importe qui dans l’entreprise. Votre organisation peut certes être un cas particulier, mais dans la plupart des cas les départements qui profitent le plus d’un outil de travail collaboratif sont les Ressources Humaines, les Communications Internes et l’Informatique.

Les équipes de Ressources Humaines doivent souvent créer et délivrer des programmes d’accueil des nouveaux employés, vérifier l’adhésion des employés aux organismes sociaux ou encore mettre à jour les registres du personnel. Pour ce faire, elles doivent se connecter avec les employés dans toute l’entreprise de façon à la fois régulière et fiable, se fixer des tâches et des dates butoirs et vérifier que les employés sont en règle. Un portail interne centralisé tel que SharePoint peut facilement délivrer ces informations et résoudre beaucoup des problèmes opérationnels auxquels elles doivent faire face.

Les Communications Internes peuvent travailler avec les dirigeants de l’entreprise pour diffuser divers messages et autres annonces stratégiques à l’ensemble de l’organisation ou à des équipes spécifiques. De nombreuses entreprises dans des secteurs soumis à des règles strictes – tels que l’énergie, la santé et la construction automobile par exemple – dépendent des systèmes de communication interne pour s’assurer que l’ensemble de leur personnel où qu’il soit puisse être immédiatement informé de tout changement affectant les tâches quotidiennes. SharePoint étant suffisamment extensible pour atteindre toutes les divisions, les régions et tous les individus dans l’organisation, son portail aide les Communications Internes à délivrer des messages stratégiques à l’ensemble de leurs destinataires.

Les équipes du département informatique sont idéalement placées pour bénéficier des avantages que peuvent offrir les solutions SharePoint. Déjà chargées d’exploiter la technologie pour améliorer la productivité des employés, les équipes de l’informatique pourront aussi être attirés par SharePoint en raison de leur familiarité avec les environnements Microsoft, et de la facilité d’intégration de la plate-forme avec d’autres solutions de productivité Microsoft.  Les équipes de l’informatique également, sont souvent les premières à être consultées pour justifier un investissement dans tout type de solution technologique, et sont par conséquent les premières à utiliser des outils de mesure lors d’un déploiement SharePoint. De plus, les autres départements s’adressent typiquement à l’informatique pour qu’il leur dise si la solution fait ce qu’elle est supposée faire, et pour concevoir des stratégies pour encourager l’engagement des employés et améliorer les performances de la plate-forme.

Connaître quelles catégories d’utilisateurs seront les principaux bénéficiaires aidera à préciser les objectifs d’une stratégie SharePoint.

Fixer vos objectifs

Afin d’évaluer la croissance et le retour sur investissement d’un déploiement SharePoint, vous devez connaître votre point de départ. Si vous lancez SharePoint pour la première fois, ce sera facile : partez de zéro. Si vous avez déjà SharePoint en place et cherchez à améliorer la plate-forme, pensez à ce que vous voulez améliorer. Est-ce le taux d’adoption global ? Une fois que vous aurez déterminé cela, regardez où vous en êtes et créez un indice de référence pour mesurer vos améliorations.

Puis, éclatez vos objectifs en différents indices atteignables et quantifiables. Voici des exemples d’indices pour commencer, ainsi que la façon de les mesurer. L'Accroissement du taux d’adoption des utilisateurs pour une solution SharePoint mise à jour – de 2010 à 2016 par exemple. Si vous pouvez déterminer un indice de base pour le taux d’adoption et l’engagement des utilisateurs en 2010, vous devriez être capable de fixer des objectifs pour 2016, basés sur de nouvelles capacités et stratégies d’adoption. Puis valider la dépense selon que les objectifs sont atteints ou non.

·      Si une équipe spécifique cherche à utiliser SharePoint pour une fonctionnalité ou un processus particulier, une consultation avec elle avant, pendant et après la mise en œuvre pourra améliorer à la fois la conception et les performances de la solution. Les échanges, la consommation des contenus et les actions des utilisateurs pourront être mesurées et comparées aux objectifs de départ.

Se fixer des objectifs, documenter les étapes importantes et mettre à jour régulièrement la stratégie SharePoint en interne sont autant de facteurs clés pour comprendre et améliorer la valeur de SharePoint dans votre entreprise.

Mettre en œuvre des stratégies et mesurer la croissance

Bien que la mise en œuvre d’une stratégie SharePoint diffère d’une entreprise à une autre, une chose est commune à toutes les organisations : la nécessité de mesurer. Après tout, vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez mesurer. Voici quelques façons simples de mettre en œuvre des stratégies et de mesurer les améliorations :

·       - Récompensez vos meilleurs utilisateurs : Si vous avez identifié des champions de SharePoint dans votre entreprise, récompensez-les. Convaincre des utilisateurs d’adopter une nouvelle technologie peut nécessiter beaucoup de temps et d’efforts. Accélérez le processus en récompensant vos utilisateurs pionniers, qui ont été les premiers à faire l’effort d’intégrer SharePoint dans leur travail quotidien.

·      -  Lancez des campagnes de courte durée qui pourront accroître le taux d’adoption sur le long terme. Intégrer des éléments d’informations populaires, tels que la météo, le cours de bourse ou d’autres données fréquemment mises à jour, sur des pages clés peut accroître le taux d’adoption des pages en question. Des outils de mesure de campagnes peuvent déterminer combien de nouveaux utilisateurs ont été attirés par l’intégration de ces nouveaux éléments par exemple.

·        - Construisez sur ce qui fonctionne et supprimez ce qui ne fonctionne pas. Cela peut sembler être du simple bon sens, mais beaucoup de gens l’oublient. Des outils d’analytics très simples peuvent permettre aux administrateurs de connaître ce qui fonctionne et ne fonctionne pas dans l’environnement SharePoint. Par exemple, si le reporting montre une chute du taux d’utilisation à 11h45, vous pourriez en déduire que les employés se déconnectent de SharePoint pour chercher un endroit où aller déjeuner. A ce stade, l’ajout d’un moteur de recherche de restaurants peut être la réponse la mieux adaptée.

·     - Chouchoutez les utilisateurs convaincus. Concentrez-vous sur l’engagement et l’enthousiasme d’utilisateurs clés dans différents départements. Un seul membre d’une équipe, s’il est convaincu, est capable d’influencer, encourager et former ses collègues. Parce qu’il connait parfaitement le mode de fonctionnement et le rôle de son équipe, il peut puissamment influencer ses collègues et les inciter à adopter SharePoint. Des mesures peuvent cibler individuellement des divisions, des équipes et des individus pour suivre l’impact de ces influenceurs sur leur équipe.

·        - Avancez progressivement. Débuter sur une toute petite échelle en déployant ou en améliorant l’environnement SharePoint pour une équipe, une action ou un processus extrêmement visible dans l’entreprise, démontrez les succès puis étendre le déploiement à d’autres domaines est un bon moyen d’avancer de façon stratégique et mesurable. Des mesures peuvent définir les cibles, les stratégies et les facteurs de succès.

·      - Résolvez les problèmes des utilisateurs. La meilleure stratégie pour SharePoint sera toujours de résoudre rapidement et efficacement les problèmes des utilisateurs grâce à l’utilisation du logiciel.

SharePoint peut être une ressource d’une incroyable valeur pour permettre à une entreprise de partager des informations entre de multiples départements, mais la plupart des organisations ne parviennent pas à en retirer le maximum de bénéfices. En procédant par étapes simples visant à identifier les cibles, fixer des objectifs spécifiques et mesurer les progrès, les entreprises peuvent rapidement et facilement optimiser SharePoint pour accroître le taux d’engagement des utilisateurs.

Les mesures comptent, la responsabilité compte, comme la confiance dans les moyens qu’une entreprise met en œuvre pour assurer un engagement maximum de ses employés, de ses partenaires et de ses clients. De simples petites erreurs de communication peuvent détruire la réputation de très grandes entreprises. Il est important que les systèmes mis en place pour garantir que de tels événements ne se produisent pas fonctionnent comme prévu. Et seules les mesures offrent les moyens de la prouver.