Réussir la mise en place d'un portail documentaire collaboratif

Tour d'horizon des principales bonnes pratiques de mise en place d’un portail documentaire collaboratif.

La mise en place d’un portail documentaire collaboratif au sein d’une entreprise répond à des besoins de gestion et de diffusion de la connaissance au sein des équipes. Celui-ci permet aux employés de publier, mettre à jour ou supprimer des documents et communiquer de l’information. Nous allons voir dans les prochaines lignes quels sont les enjeux de la mise en place d’un tel outil et les clés de réussite de ce type de projet. 

Avoir un sponsor

Un portail documentaire modifie la façon de travailler des employés d’une société. Pour appuyer l’importance de ce projet, la présence d’un sponsor du Top Management est primordiale. Celui-ci donnera de l’importance à ce sujet pour faire avancer les choses et pourra faire bouger les lignes en cas de point de blocage. Sans sponsor, le projet risque d'être mal embarqué en étant noyé dans la masse des projets considérés étant plus prioritaires. 

Déterminer le besoin et les futurs utilisateurs

Un audit de l’organisation aidera à identifier les faiblesses et les points critiques du processus en termes de diffusion d’information. Cette étude mettra en exergue les différentes parties prenantes du système et leurs différents besoins en information. Cette analyse pourra se baser sur des entretiens individuels et/ou collectifs des employés afin de mieux comprendre leur métier et avoir leur retour d’expérience. Un examen plus fin de leurs tâches quotidiennes ou de leurs échanges (téléphonique, mail, questionnaire, etc.) permettra également de mieux appréhender leurs attentes. 

Concevoir la solution avec les futurs utilisateurs

A travers des workshops avec les parties prenantes d’un processus, il faut intégrer les futurs utilisateurs de la solution dans sa conception afin de s’assurer qu’elle répondra à leurs besoins. Pour cela, pourront être déterminés les choses suivantes : de quelle information ai-je besoin ? A quel moment ? Sur quel support ?, etc.

Sélectionner une solution technologique souple et facile d’utilisation

Avant d’entamer la phase de réalisation du portail documentaire, la sélection d’une solution technologique souple est importante afin de concevoir un portail se rapprochant le plus possible des exigences des métiers. SharePoint2010 est par exemple une solution simple d’utilisation mais difficilement ‘customisable’ sans passer par un peu de développement.

Concevoir une interface ergonomique, design et simple d’utilisation

Suite à la sélection de la solution technologique, l’interface qui sera proposée aux utilisateurs devra être ergonomique, simple d’utilisation et avec un design alléchant afin de faciliter l’adoption de l’outil par les équipes. L’architecture du site devra être pensée avec des parcours utilisateurs conçus en fonction de leur métier. Des feedbacks utilisateurs aideront également à façonner un portail documentaire à l’image des utilisateurs.

Travailler sur la gamification des contenus pour générer du trafic

Les documents Word ou PDF ne sont pas forcément les meilleurs supports pour aborder des sujets complexes et jugés ennuyeux par les collaborateurs. La lecture d'une documentation d’une dizaine de pages décrivant un processus peut être très fastidieuse pour beaucoup de personnes. Afin d’inciter les collaborateurs à visiter le portail et à en parcourir les contenus, la ‘gamification‘ des supports d'information peut être effectuée. Pour rendre plus lisible certaines informations, les rédacteurs peuvent essayer de les rendre plus ludiques en utilisant de nouveaux outils de présentation tel que OnMap, outil de simulation de processus en 3D.

Expliquer le nouveau rôle du middle management

La place du middle management est prépondérante pour le succès de la suite du projet. Un manager n’invitant pas ses équipes à utiliser un portail, à publier et mettre à jour des documents, peut mettre en péril la pérennité du projet si les employés ne prennent pas l’habitude de travailler avec le nouvel outil. Son rôle est de mettre dans les meilleures dispositions ses équipes à partager de l’information pour que celle-ci puisse être diffusée des experts vers les plus néophytes.

Accompagner les utilisateurs

Lors de la mise en ligne du portail documentaire, des formations pourront être délivrées aux équipes pour qu’elles puissent rapidement prendre la mesure de l’outil. Un travail préalable d’évangélisation du projet sera aussi nécessaire pour en expliquer les enjeux et les avantages. Enfin, un accompagnement régulier lors de la phase d’implémentation de l’outil aidera grandement les équipes à l’adopter et à s’y habituer en douceur et ainsi garantir la pérennité du projet.

Jouer sur la viralité

La viralité peut être une des clés utilisées afin de diffuser le portail documentaire auprès des collaborateurs de l’entreprise. En ciblant des personnes ayant un fort intérêt pour la nouveauté et les nouvelles technologies, ces dernières peuvent servir de relais entre le projet et leurs collègues en faisant la publicité de l’outil.

Collaboratif / Sharepoint