Comment mettre en œuvre une stratégie gagnante de négociation avec les éditeurs de logiciels ?

Le poste logiciel est supérieur à la dépense de matériels dans le budget de production de l’IT, représentant jusqu'à 35% de ce budget.

Nous le savons, il est aujourd’hui indispensable pour une entreprise de maîtriser son patrimoine logiciels car ce poste (achat, location, maintenance...) est supérieur à la dépense de matériels dans les budgets de production de l’IT, représentant jusqu'à 35% du budget de la production. Pour mener à bien cette mission, il est donc important de rentrer en négociation avec les éditeurs de logiciels et respecter certaines étapes.

Tout d’abord, il faut commencer par un processus d’audit de l’existant. Pour cela, il convient de collecter les contrats, leurs volumes et l’historique des paiements.

A l’issue de cet inventaire initial, il convient d’établir les premières bases d’une stratégie. Celle-ci peut varier suivant le type d’éditeur. Par exemple, dans le cas d’un éditeur en situation de monopole, on pourra essayer de construire un contrat de partenariat, pour partager les objectifs, les risques et les profits. On peut également essayer de créer un panel d’éditeurs stratégiques, pour minimiser l’importance du monopole.

De manière assez pragmatique, la phase suivante consiste en la rédaction de cahiers des charges très précis pour répondre  au « juste besoin ». Achats groupés, consolidation de contrats existants, décommissionnement des contrats isolés…

Beaucoup d’entreprises font des Business Plan de conversion vers des éditeurs concurrents (par exemple pour changer de fournisseur de logiciel de Bases de Données) afin d’établir une tension positive dans la négociation avec un éditeur en situation de monopole.

La voie de la négociation

La clé du succès consiste dans la bonne compréhension de l’ingéniosité commerciale des éditeurs, afin d’explorer le chemin des possibles. Voici quelques-unes de ces clés de lecture :

  • Comprendre la logique de rémunération des équipes commerciales des éditeurs. En général, la récompense est beaucoup plus sur le « New Business » que sur la maintenance et les renouvellements. La maintenance n’a souvent que peu d’intérêt pour l’équipe commerciale… qui a peu de levier pour influencer ces coûts !
  • La notion de Price List ou de Prix Catalogue – quand elle existe – ne veut pas dire grand-chose !
  • Identifier les pièges des URL (modifiables) des éditeurs, en début de négociation, au lieu de subir leur variation au fil de leurs modifications successives
  • Identifier les impacts des différents modèles. En particulier :
- Attention à CPU vs CORE pour les serveurs
- Attention aux tables de conversion des éditeurs
- Attention au CAL (par device, par user, par produit)

Il faut bien sûr relire et étudier les contrats existants avant de les renégocier et déterminer une stratégie de négociation détaillée. Il faut encourager les modèles flexibles, permettant d’associer la baisse du prix des licences (maintenance comprise) à la baisse des volumes ou des usages.

Un des pièges classiques à éviter consiste à refuser les effets « rebond » des solutions de Collaboration, lorsque l’éditeur veut surfacturer une utilisation des logiciels au-delà de l’entreprise (ex: Sharepoint payé 2 fois sous 2 formes différentes).

Lorsque le planning de négociation est déterminé, il est important d’anticiper les risques d’audits de conformité dans ce planning.  Parmi nos clients, les éditeurs réalisant le plus d’audits sont (par nombre d’audits décroissant) Microsoft, Oracle, IBM, SAP, Adobe.

Sauf dans des cas très particuliers, il faut absolument éviter les contrats globaux ou les volumes illimités. Ces accords sont souvent présentés par les éditeurs comme des effets, mais ce sont davantage des pièges dans lesquels le client peut se retrouver à payer son logiciel plus cher que s’il l’avait acheté au prix catalogue…

Vers le Software Asset Management

De manière indéniable, les sociétés les plus efficaces dans l’optimisation de leur patrimoine logiciel (licences et maintenance) sont celles qui ont mis en place – ou bien sont en train de mettre en place – une approche de Software Asset Management.

Le Software Asset Management se définit, d’après ITIL, comme un ensemble de compétences, processus, organisation et outils ayant pour but de gérer, contrôler et protéger les actifs logiciels de l’entreprise et ce pendant tout le cycle de vie du logiciel.

Il existe au niveau international une norme sur la gestion de biens de logiciel qui définit les procédés à mettre en œuvre : la norme ISO/IEC 19770-1. Elle a fait l’objet d’une mise à jour en 2012 pour intégrer une dimension méthode d’évaluation progressive de la conformité aux procédés définis.

Précurseur en ce domaine, la France joue à plein son rôle en initiant au sein de l'AFNOR un groupe de travail consacré à l’élaboration d’un Guide d’application de la norme ISO/IEC 19770-1:2012, destiné à faciliter la compréhension et la mise en œuvre du SAM par tous les acteurs de la chaîne de valeur. Ce groupe de travail appartient à la commission de normalisation CN IQLS « Ingénierie et qualité des logiciels et des systèmes ».

Microsoft / IBM