Comment créer un environnement de travail multi-utilisateurs, sécurisé et accessible à distance ?

La vision traditionnelle du poste de travail se transforme peu à peu pour mieux s’adapter à nos besoins et à notre mode de vie actuel. L’accent est mis aujourd’hui sur la collaboration, la sécurisation et la mobilité.

L’augmentation du nombre de smartphones et tablettes a rapidement conduit à une hausse de la mobilité dans notre manière de travailler : nous consultons nos e-mails professionnels sur nos smartphones, nous profitons des trajets pour modifier des documents, et partageons en permanence des fichiers avec nos collaborateurs. Tous ces changements augmentent les risques de pertes de données, mais aussi de vol ou de piratage ; ils induisent donc un besoin grandissant de sécurisation.

Mais cette envie de travailler plus librement rencontre bien souvent des obstacles techniques : les fichiers partagés par pièce jointe se perdent dans les nombreux échanges de mails, les versions antérieures ne sont pas correctement archivées, ou encore l’accès à tous les fichiers sur terminaux mobiles n’est pas assuré. Afin que la technologie ne représente plus une limite, il existe des solutions multifonctions permettant aux travailleurs de s’organiser comme ils l’entendent. L’une d’elles consiste à adopter un NAS, c’est-à-dire un serveur de stockage en réseau.

Le NAS est un boîtier, relié au réseau internet, au sein duquel un ou plusieurs disques durs externes sont positionnés. Sa fonction première est de stocker une grande quantité de données et d’héberger certaines applications comme un site internet, mais il permet plus largement de s’adapter à de nombreux besoins.

1/ Collaboration : partager les fichiers et contrôler les accès

Avoir un réseau partagé et pouvoir accéder aisément aux fichiers nécessaires est un impératif dans le monde du travail.  Les NAS permettent de mettre en place ce réseau et d’en contrôler les accès.  Données sensibles ? Projets confidentiels ? Il est possible de configurer les autorisations d’accès par utilisateurs ou par groupes d’utilisateurs aux dossiers et sous-dossiers du réseau. Afin de s’assurer qu’une erreur ne vienne pas corrompre certains fichiers, il est également possible de permettre l’accès à certains fichiers pour la « lecture », mais aussi d’empêcher toute modification. 

Ainsi, chaque collaborateur pourra accéder à toutes les données qui sont essentielles au bon fonctionnement de son travail. Lorsque les données s’accumulent, le NAS dispose d’un système d’archivage intelligent, permettant l’application de nombreux filtres afin de retrouver rapidement le contenu recherché.

Mais la collaboration et le partage peuvent aussi concerner, non pas les collaborateurs de l’entreprise, mais leurs prestataires externes ou leurs clients. Dans ce cas, un lien URL peut être généré pour donner accès au téléchargement du fichier.

Sur certains modèles de NAS, l’option « files versioning » permet de rajouter plus de contrôle et de sécurité en conservant toutes les versions antérieures du fichier. Il est donc possible de retrouver une version à tout moment, peu importe le nombre de fois où le document a été modifié depuis.

2/ Accessibilité : des données disponibles à tout moment depuis tous les terminaux

Depuis un ordinateur, un smartphone, ou une tablette, les données des NAS peuvent être consultées et modifiées. Que l’utilisateur soit chez lui, en déplacement professionnel, ou à l’étranger, il peut ainsi accéder à ses fichiers à tout moment dès lors qu’il dispose d’une connexion Internet. Les constructeurs leaders sur le marché du NAS, mettent à disposition une application mobile permettant d’accéder très facilement aux fichiers avec une interface simplifiée et adaptée à l’expérience mobile.

Selon le modèle choisi, l’utilisateur peut également configurer et synchroniser plusieurs appareils et dossiers avec le NAS afin que les fichiers soient automatiquement mis à jour dès qu’une modification est effectuée. Ainsi le collaborateur disposera toujours sur l’ensemble de ces terminaux des dernières versions des fichiers. Une aubaine pour les commerciaux, chefs d'entreprises, artisans et plus généralement tous les professionnels amenés à se déplacer régulièrement.

Si le collaborateur ne dispose pas d’une connexion internet, il suffit de télécharger au préalable certains fichiers sur son terminal mobile afin de pouvoir y accéder et travailler dessus en mode « hors connexion ».

3/ Sécurité : accès cryptés, anti-virus et contrôle des adresses IP

L’accès chiffré permet de protéger les connexions et les communications du réseau. Cette fonction est particulièrement utile si l’entreprise décide également d’héberger certaines applications - comme son site Internet - sur le NAS ou si elle effectue beaucoup de partages par liens URL et gère de nombreuses connexions distantes. Il est également possible de crypter les disques durs externes, ainsi, en cas de vol du NAS, les données ne pourront pas être récupérées. 

Pour protéger ses données du vol, un système de contrôle IP est également mis en place. L’administrateur du NAS peut ainsi décider qu’après un certain nombre de tentatives de connexions infructueuses, l’IP soit bloquée pendant une certaine période ou indéfiniment. Cela permet de se prémunir contre d’éventuels hackers et d’éviter les accès frauduleux.

Enfin, les NAS embarquent dans leur système d’exploitation différents anti-virus pour pouvoir détecter la moindre action suspecte et éviter de laisser un malware infester le réseau.

Il est donc possible, sans avoir de connaissances informatiques poussées au préalable, de mettre en place un réseau facilitant la collaboration, l’accessibilité, la mobilité et la sécurité. Les employés n’ont pas besoin de s’adapter à la technologie et à ses limites ; c’est cette dernière qui s’adapte à leurs modes de travail et de vie. 

Stockage / Mobilité