Software Asset management et optimisation du patrimoine logiciel

La dépense Software est fréquemment supérieure à la dépense Hardware dans les budgets de la Production IT, pouvant représenter 30 à 40% du budget total. Cette quote part est en constante augmentation depuis plusieurs années.

De manière indéniable, les sociétés les plus efficaces dans l’optimisation de leur patrimoine logiciel (licences et maintenance) sont celles qui ont mis en place – ou bien sont en train de mettre en place – une approche de Software Asset Management (SAM).

Le Software Asset Management se définit, d’après ITIL, comme un ensemble de compétences, processus, organisation et outils ayant pour but de gérer, contrôler et protéger les actifs logiciels de l’entreprise et ce pendant tout le cycle de vie du logiciel.

Une étude récente de CA Technologies indique que 88% des entreprises européennes s'attendent à faire face à un audit de leurs licences logicielles au cours des 12 prochains mois et les coûts de mise en conformité peuvent être significatifs.

Lors de notre dernière prise de parole, nous avions expliqué comment et pourquoi les entreprises devaient mettre en place une solution de SAM. Nous avons demandé l’avis d’un distributeur de matériel informatique, acteur très important sur son marché, pour illustrer ce propos.

Il ressort de ces échanges que les éditeurs trouvent toujours le moyen de complexifier les modèles économiques et règles du jeu, pour rendre extrêmement difficiles les comparaisons de prix. Le distributeur explique qu’avant de rentrer en négociation, la première étape est de bien s’y préparer : comprendre le contrat existant, les besoins et volumes par profil ou métier, les contraintes budgétaires, les nouveaux modèles de licensing (SaaS en particulier)… Être accompagné dans ce processus de négociation a été un atout pour cette entreprise, afin de disposer de toute la compréhension en termes juridiques, mais aussi de services, volumes, modalités, et conditions contractuelles et niveaux d’engagement.

Même avec des éditeurs « captifs », il faut savoir trouver des leviers de négociation les plus audacieux comme jouer sur le calendrier du process, quitter la table de négociation ou comparer avec les prix dans d’autres pays (Inde, Etats-Unis, Grande Bretagne,…).

Et dans ce cas, être assisté par un cabinet pour tendre les négociations et aller tester les points de rupture, permet de préserver la bonne relation contractuelle par la suite.

Les éditeurs de logiciel ont créé un écosystème de licensing très complexe, couvrant les conditions d’achat des licences, les prestations de maintenance associées ainsi que les services de  support. Personne ne peut changer seul l’éco-système de licensing imposé par un éditeur. Lors des négociations, il est donc recommandé d’impliquer les opérationnels de la DSI et le service Juridique dès la phase préparatoire de la négociation.

Somme toute, pour ne pas être victimes de cette complexité, la meilleure solution pour les clients des éditeurs est d’implémenter un process de Software Asset Management (SAM).

Quoi qu’il arrive, il faut maîtriser ses volumes existants et ses évolutions de périmètre. En effet, l’optimisation des coûts ne peut se faire que lorsque le client sait ce dont il a besoin, et quand il en a besoin. Et le Software Asset Management est la clé de voûte d’une gestion efficace des logiciels.

Enfin, les contrats signés sont complexes… mais ils comportent tous des clés – parfois bien cachées…- d’optimisation technico-économique de ce poste de dépense si important pour les DSI. Ils ne doivent pas dormir dans les placards… Les opérationnels doivent se les approprier et ce, tout au long de la vie du contrat !

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