Digitalisation de la paie : le gestionnaire de paie au coeur de la transformation numérique des RH

Transformation digitale, RH 2.0, clarification du bulletin de paie, DSN, prélèvement à la source… Autant de thématiques qui touchent directement au sujet ô combien sensible de la paie et de la rémunération des collaborateurs.

Si cette tendance forte à la digitalisation de la paie peut impacter directement les processus internes et externes – voire la communication au sein de l’entreprise -, elle peut aussi se révéler un formidable levier d’innovation pour le gestionnaire de paie qui, loin de disparaître, va pouvoir s’appuyer sur les outils logiciels pour faire évoluer son rôle au sein des DRH et gagner en expertise et en performance. 

Démonstration.

Objectif paie : simplification, sécurisation, clarification

"Ca bouge tout le temps" entend-on souvent au sujet des bulletins de paie et du social… En effet, le domaine de la paie a toujours été perçu comme complexe et intimement lié à la conformité réglementaire. Cela nécessite de la part des éditeurs de logiciels comme des gestionnaires de paie une veille constante, une réelle expertise métier et des capacités d’adaptation importantes.

Or, depuis quelques années, la paie connaît des évolutions majeures, pas seulement d’un point de vue de la réglementation mais aussi en termes d’usages et de technologies. Mise en place de la DSN (Déclaration sociale nominative), dématérialisation du bulletin de paie, prélèvement à la source sont autant d’illustrations de la volonté de simplifier, clarifier et surtout sécuriser les processus associés à la paie. La DSN, effective depuis le 1er juillet 2016 pour nombre d’entreprises, est un premier pas vers la simplification des pratiques, mais aussi vers une sécurisation des échanges entre l’entreprise et les organismes tiers sociaux. La mensualisation des échanges offre au passage une bonne opportunité de réduire les erreurs pour les gestionnaires de paie.

De même, la clarification du bulletin de paie, qui est encore basée sur le volontariat mais sera obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés dès le 1er janvier 2017 et pour les autres l’année suivante, reflète une volonté de transparence et de communication auprès des collaborateurs sur leur rémunération.

Pour finir, la dématérialisation des bulletins de paie, déjà en vigueur depuis 2009 sous réserve de l’approbation du salarié et qui pourrait être systématique avec la Loi Travail à partir du 1er  janvier 2017, a également vocation à sécuriser et simplifier l’émission, la remise, la consultation et l’archivage des bulletins de paie.

Digitalisation de la paie ou comment passer de la contrainte à l’opportunité

Si les avantages à la numérisation de la paie sont nombreux – simplification, réduction des coûts, sécurisation des données, contrôles plus réguliers, éco responsabilité, transparence et gain de temps pour tous – ils peuvent aussi apparaître comme de véritables contraintes, et parfois plus pour les salariés que pour les gestionnaires de paie, qui ont là, un rôle fondamental à jouer.

Pourquoi autant de crispation autour du bulletin de paie me direz-vous ? Simplement parce que nous touchons « au nerf de la guerre », à la base de la pyramide de Maslow des RH, c’est-à-dire le salaire. Ce dernier permet de satisfaire le besoin premier qui est le besoin physiologique (se nourrir, se vêtir, se loger, bref tout ce que le salaire permet de faire !).

Le besoin de transparence, de sécurité et de simplicité reste donc fondamental dans la relation que noue le collaborateur avec le gestionnaire de paie et au final avec son employeur. L’aspect technique du métier (« les taux c’est comme ça et puis c’est tout ! ») couplé à la culture française qui prône une extrême discrétion sur la rémunération de chacun, développe la méfiance des salariés vis-à-vis des nouvelles pratiques associées à la paie.

La réticence des salariés face au bulletin électronique, souvent attaqué pour son manque de confidentialité ou de sécurité en matière de transmission et de stockage, en est un exemple bien concret. Les gestionnaires de paie sont donc confrontés à un sérieux dilemme : comment gagner en performance et en fiabilité grâce à la digitalisation de la paie sans pour autant s’attirer les foudres des salariés, inquiets de cette évolution vers le tout numérique ? Comment réussir (ou ne pas rater) la transformation numérique de la paie, première étape fondamentale vers la transformation numérique des RH et de l’entreprise ?

Les technologies numériques au service de la communication et de la démystification de la paie

Heureusement, les technologies sont (enfin) là pour permettre au gestionnaire de paie de mettre en place de nouvelles pratiques tout en renforçant le dialogue et la confiance avec les salariés. Les éditeurs de logiciels de paie, dont les principaux participent activement aux évolutions réglementaires majeures, l’ont bien compris. Ils proposent des outils de paie, voire des services d’externalisation de paie, qui ont pour objectif de simplifier le travail des RH, de sécuriser leurs process et de les aider à mieux contrôler. Au-delà d’une automatisation des processus, les éditeurs se doivent également de garantir la sécurité des données (DSN, bulletins de paie digitalisés, futur prélèvement à la source) en s’entourant de partenaires et de tiers de confiance reconnus, afin d’offrir aux gestionnaires de paie toutes les garanties auprès de leurs salariés.

Le nouveau visage du gestionnaire de paie : un expert communiquant

Grâce aux nouveaux outils logiciels et aux évolutions réglementaires, le métier de gestionnaire de paie évolue, le transformant non plus en « roi de la saisie » mais en pilote, en contrôleur, en analyste - des compétences de plus en plus recherchées par les recruteurs -. Il reprend son rôle d’expert, disposant de compétences techniques pointues, d’un esprit d’analyse renforcé et d’une vision plus globale et plus prédictive. Le gestionnaire de paie anticipe, pilote et optimise, en recentrant son activité sur des tâches à réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.

Au-delà de son rôle d’expert, il devient également un interlocuteur privilégié des salariés. Il évangélise, explique, rassure les collaborateurs et accompagne le changement vers l’évolution des usages et la transformation digitale de l’entreprise. Prenons l’exemple du prélèvement à la source tant désiré (mais tant redouté) dont l’application devrait être effective en janvier 2018. Il s’agira pour le gestionnaire de paie de s’assurer de la bonne compréhension des processus par les salariés – qui, eux, ne sont pas des experts –, afin de les rassurer sur la confidentialité des données mais aussi de préciser le rôle et l’image de l’entreprise dans ces nouvelles pratiques.

Ainsi, le gestionnaire de paie, loin de perdre ses prérogatives, se positionne, au contraire, comme un maillon essentiel de la performance de l’entreprise grâce sa maîtrise des outils logiciels, son expertise des questions sociales, ses facultés de pilotage et d’anticipation et ses capacités de communication et d’accompagnement au changement.

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