7 raisons d’adopter la gouvernance de l’information
Chaque département de votre organisation crée de l’information, la collecte, la stocke et a parfois besoin d’y avoir accès, souvent sous des délais courts. L’utilisation efficace de vos informations constitue un facteur clé de différenciation.
1- Trop d’information tue l’information...
Chaque service de l’entreprise crée des données ou des documents qui leurs sont propres. Ressources humaines, Comptabilité, Administration, IT,R&D, tous sont soumis à des réglementations, qui parfois leurs sont propres, et ont des besoins différents tant pour accéder à l’information que pour la stocker.
Avec l’explosion des volumes de données et de documents, adopter une approche stratégique claire devient alors une nécessité.
Il est donc important de définir une politique de gouvernance de l’information adapté orienté “flux” et appréhendant ces flux à venir en fonction de leur nature (données, documents), support (électronique, papier), valeur (engageante, confidentielle, patrimoniale,...).
2- Toutes les informations ne sont pas utiles
Toutes vos informations ne sont pas bonnes à garder. Certaines sont indispensables et d’autres non, certaines doivent être supprimées (exemple : droit à l’oubli,...).
Il est donc important de faire le tri et de qualifier les éléments que l’on doit conserver :
- Que dois-je conserver pour être en conformité ?
- Que peut-on ou doit-on supprimer ?
3- Prendre en compte l’information où qu’elle soit
Compte tenu des différents réseaux, des différentes applications, et des différents formats, un pilotage centralisé est nécessaire et nécessite de s’appuyer sur une large variété de connecteurs prêt à l’emploi.
Il est important de tenir compte :
- Des informations stockées dans différentes solutions de l’entreprise,
- Des informations sensibles stockées dans les anciens systèmes,
- De la multiplicité des types de données et/ou documents.
4- Trouver la bonne information, à temps, est la clé
L’information à retrouver peut provenir de plusieurs applications distinctes, être noyée dans un flux important d’information ou encore être mal décrite ou qualifiée. Dans un tel contexte, comment retrouver facilement l’information dont nous avons besoin ? La plupart du temps, les personnes n’y arrivent pas, ou du moins pas dans l’immédiat, excepté si nous réussissons à :
- Disposer d’un point d’accès centralisé pour rechercher une information,
- Qualifier l’information au plus tôt, pour en maîtriser le cycle de vie et en faciliter l’accès en recherche,
- Ne conserver que l’information utile et ne permettre l’accès qu’à l’information autorisée, afin de réduire le temps de recherche, et tirer aisément parti de l’information.
5- Sécuriser l’information en fonction de sa valeur
Les données et documents que vous gérez ont une valeur qui évolue dans le temps. Il est nécessaire d’appréhender cette notion afin de prendre en compte les contraintes d’accès, d’intégrité, de disponibilité de l’information dans le temps. Cet aspect est gérable par des technologies dédiées (cryptographique, sécurité...) pilotées par une politique de gouvernance claire.
Il est ainsi impératif :
- De rendre l’information accessible aux bonnes personnes et au bon moment,
- De contrôler l’accès et l’utilisation des informations,
- De protéger les données et documents des intentions malveillantes.
Les actions en justice sont coûteuses et préjudiciables et leurs impacts sont rarement anticipés. Il est pourtant possible et parfois aisé d’aligner l’application en place avec les obligations réglementaires et normatives imposées à votre entreprise.
Une meilleur de gouvernance de vos informations permettra notamment de :
- Répondre rapidement aux demandes en cas d’audit,
- Appliquer facilement les règles en cas de mis en suspens à des fins juridiques,
- Prouver la fiabilité et l’intégrité des données et documents.
L’information est à la fois un facteur de risques et un avantage compétitif. Les choses changent rapidement et constamment et ce qui est valable aujourd’hui ne le sera probablement pas demain.
Vous devez être en mesure de vous appuyer sur vos informations pour prendre les bonnes décisions lors d’un litige ou face à une opportunité. Dans un tel contexte, l’information doit être actualisée, pondérée en fonction de sa valeur et de son usage. Les pratiques de gouvernance de l’information s’inscrivent exactement dans cette orientation et permettront de réagir rapidement aux évolutions du marché et de vous différencier grâce à vos données et documents.
La gouvernance de l’information : de la gestion réactive à la gestion proactive de l’information
Apprenez à appréhender la valeur de votre information, afin naturellement de s’appuyer sur celle-ci pour :
- Prendre des décisions et anticiper en disposant, à temps, des informations capitales,
- Disposer de la méthodologie et des outils lors d’audit ou de mise en suspens à des fins juridiques
- Respecter les obligations réglementaires nationales, européennes et internationales
Soyez proactif : gérez activement l’information à l’aide de politiques prédéfinies et de procédures permet :
- D’améliorer la productivité des employés
- De réduire les coûts
- De limiter les risques
- D’être plus agile
Il est maintenant temps de prendre une position active sur toutes vos informations, et de mettre en place une stratégie de gouvernance.
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