Les universités de PACA adoptent massivement le bureau virtuel

Les 5 plus grandes universités de la région PACA ont mis beaucoup d'espoir dans leur projet d'Environnement Numérique de Travail. Avec bientôt 100 000 utilisateurs, les attentes ont largement été comblées.

Lancé en 2002 dans le cadre du Comité interministériel de l'aménagement du territoire, le programme UNR (Universités Numériques en Région) a trouvé un écho des plus favorables auprès des universités et du Conseil Régional de la Région PACA.

Veillant à dynamiser de la meilleure façon possible leurs projets d'Environnements Numériques de Travail (ENT), les universités d'Aix Marseille I, II, III, d'Avignon et des pays du Vaucluse, de Nice Sophia-Antipolis, du Sud Toulon et du Var se sont penchées en 2004 sur la mise en place d'une solution de bureau virtuel.

"Nous avions besoin de mettre à disposition de nos étudiants, du personnel administratif et des enseignants un environnement de travail couvrant tout un ensemble de besoins allant de la messagerie, au partage d'agendas partagés en passant par le chat et les forums et la dépose de cours", fait savoir Isabelle Pouliquen, chef de projet de l'UNR PACA.

"Nous avons réinternalisé la solution pour des raisons de confidentialité des données" (Isabelle Pouliquen Chef de projet de l'UNR PACA)

Séduite par le bureau virtuel ContactOffice, l'UNR PACA choisit alors dans un premier temps de mettre en place un pilote en mode ASP où près de 1 000 personnes sont invitées à participer à une phase de test grandeur nature. Non sans avoir prévu au préalable de réinternaliser la solution.

"Alors même que nous souhaitions d'abord tester l'efficience de la solution et sa capacité de mutualisation par le biais de son mode ASP, nous avions dès le départ prévu sa réinternalisation, essentiellement pour des raisons de confidentialité et de protection des données individuelles", précise Isabelle Pouliquen.

Déployé dans le courant de l'année 2005, le bureau virtuel ContactOffice aura mobilisé en tout une dizaine de personnes - de la phase de rédaction de son cahier des charges jusqu'à sa mise en œuvre - pour un résultat à la hauteur des attentes des universités.

Notamment en permettant aux étudiants de partager leurs documents de travail, aux enseignants de mettre à disposition leurs cours et de maintenir un lien avec les étudiants en filière d'apprentissage et au personnel administratif de mettre à jour les emplois du temps des différentes promotions.

"Un autre grand intérêt de ContacOffice est son accessibilité en situation de nomadisme, dans la mesure où l'application requiert uniquement un simple navigateur, quand bien même la lecture de fichiers audio ou vidéo nécessite la présence de lecteurs spécifiques sur les postes de travail", lance Isabelle Pouliquen.

Désormais utilisé par près de 70 000 personnes - plus de 100 000 attendues à terme - le bureau virtuel ContactOffice aura tout de même nécessité de la part de l'UNR PACA de procéder à une précieuse étape de sensibilisation et de formation.

"Nous avons dû procéder à des phases de formation massives à l'outil qui se sont déroulées sur 2 niveaux : des sessions de 2 fois 3 heures en direction des étudiants, personnel administratif et enseignants, et une campagne globale de 12 heures de formation en direction des étudiants primo-arrivants dans le cadre de la campagne de sensibilisation à l'ensemble de nos outils numériques".

Totalement intégré au sein de l'Environnement de Travail Numérique (portail ESUP) comportant également des encyclopédies et des bouquets de Presse, le bureau virtuel ContactOffice dans sa version 2 est désormais attendu de pied ferme par l'UNR PACA qui attend beaucoup des nouvelles avancées en termes d'ergonomie (Ajax...) et de manipulation de données.

 

Le tableau de synthèse
le projet en bref
Source : UNR PACA
OrganismeUNR PACA
Solution retenueContactOffice (ContactOffice)
Début de la phase de test2004
Première implémentation 2005
Coût70 000 euros / a, (1 euro par utilisateur)

Cas utilisateur