Office Dépôt optimise sa gestion de parc jusqu'à la facturation
Grâce à sa solution de gestion de parc, le spécialiste du bureau gère son parc informatique par unités de coûts. Une facturation générée directement par les techniciens.
Office Dépôt est un spécialiste de la fourniture de bureau, de mobilier, et de consommables. C'est une entreprise américaine fortement présente sur le marché européen et français. Elle dispose de 48 magasins en France, et utilise trois canaux de distribution que sont la vente au détail, la contractualisation et la Vente Par Correspondance.
En matière de gestion de parc, Office Dépôt devait faire face à une gestion décentralisée et des modes de fonctionnement différents et multi sites. En 2006, Office Dépôt décide d'aller plus loin dans la gestion de parc que les outils dont l'entreprise dispose à l'époque.
"Nous travaillons avec des tableaux maisons basés sur Excel. Le problème, c'est que nous avions historiquement des méthodes de travail très disparates. Le choix d'une solution de gestion de parc correspondait aussi à notre volonté d'harmoniser l'ensemble des processus " explique Xavier Bruneel, (Field Support Assistant Manager chez Office Dépôt
Office Depot choisit alors la solution Tesma Online et le module Asset Tracking de l'entreprise CHG-Meridian. "Nous avons basé notre choix sur deux critères. D'un côté, il fallait que l'outil nous permette de visualiser le coût financier et de réaliser la facturation par centre de coût. Ensuite, il faillait que le logiciel soit très simple d'utilisation" précise Xavier Bruneel. L'outil entre en production en 2007.
Chacun des dix techniciens qui travaille à la gestion de parc, accède au logiciel et est capable de réaliser la facturation en fonction des business units de l'entreprise.
De fait, la solution est accessible via l'intranet de l'entreprise. Chacun des dix techniciens qui travaillent à la gestion de parc accède au logiciel et est capable de réaliser la facturation en fonction des business units de l'entreprise.
Côté adoption de l'outil, tout s'est passé très vite. "Nous avons eu une présentation pour nous familiariser avec l'outil. Ensuite, tout s'est effectué dans le cadre de formations en interne" explique Xavier Bruneel.
Le parc géré prend aujourd'hui en compte essentiellement des micro-ordinateurs et quelques imprimantes. La fonctionnalité Asset Tracking destinée aux services d'exploitation permet la centralisation et la synchronisation des informations sur un seul et même outil. Cela permet également de suivre des acquisitions, des installations et désinstallations en temps réel des équipements et leurs mouvements au sein du parc.
Au final, le bilan s'avère positif, les exigences de simplicité d'utilisation étant au rendez vous. Surtout, cette solution permet à chaque technicien d'effectuer une partie du travail administratif relatif à la facturation. Un rôle majeur puisqu'il n'était pas question pour Office Dépôt de dédier un poste sur ces tâches, au vu des effectifs réduits.