Bata mise sur le SaaS pour dématérialiser ses entretiens annuels d'évaluation

Bata TalentSoft SaaS entretien individuel évaluation Le distributeur de chaussures a souhaité éliminer les formulaires papier pour ses entretiens annuels d'évaluation. Ciblant les cadres, la solution de TalentSoft a permis de dégager d'importants gains de temps.

Présent dans 50 pays dans le monde pour 40 000 collaborateurs, le groupe Bata a fait de la vente de chaussures sa spécialité. En France, sa filiale distribution qui totalise 850 collaborateurs, dispose d'une certaine autonomie en matière de choix et décisions relatives aux systèmes d'information en général et au SIRH en particulier.

Jusqu'en octobre 2010, Bata France Distribution recourait dans le cadre de sa procédure d'entretiens individuels d'évaluation à des formulaires papier. Une situation que le groupe a souhaité reléguer au passé en procédant à sa complète dématérialisation.

"La procédure d'évaluation sous sa forme papier posait de nombreuses contraintes en termes de relecture, de temps de remplissage et de délai de traitement, d'envoi et de mise sous pli pour notre réseau de 160 magasins, sans compter l'important travail de ressaisi à des fins d'exploitation dans notre base de gestion collaborateurs", indique Julien Lebédel, responsable Ressources Humaines Opérationnel chez Bata France.

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La solution de TalentSoft permet à Bata de piloter efficacement sa campagne d'entretiens annuels d'évaluation. © Bata France Distribution

Porté par le DRH et le directeur général de Bata, le projet de dématérialisation des formulaires d'entretiens annuels d'évaluation est alors lancé pour répondre à plusieurs objectifs : piloter plus efficacement les campagnes d'évaluation, bénéficier de tableaux de bord décisionnels RH, mettre un terme aux ressaisies, construire et intégrer un nouveau référentiel emploi.

En janvier 2010, Bata lance alors un benchmark de solutions auquel répondent notamment Taleo, Stepstone, Grimmer Soft et Talentsoft. "Nous étions en recherche d'un outil présentant un maximum de souplesse, doté de masques de présentation personnalisables et disponible en mode SaaS pour permettre une mise en œuvre rapide", poursuit Julien Lebédel.

Après avoir passé au crible les offres et passé en revue les éditeurs à l'occasion de séances de démonstration, c'est la solution de Talentsoft qui aura su retenir l'attention de Bata. "L'éditeur nous a proposé un accompagnement complet sur notre réflexion autour du maping de notre référentiel de compétences qui nous a séduit", se rappelle Julien Lebédel.

"Le référentiel de compétences est alimenté par de simples fichiers CSV" (Julien Lebédel - Bata)

Un atout indéniable pour Bata qui a ainsi pu compter sur l'intégration dans la solution de formulaires dynamiques de compétences, entièrement personnalisés et préremplis en fonction de la nature du poste occupé par le collaborateur.

Après plusieurs mois de travail sur le référentiel, la mise en œuvre de la solution de Talentsoft a pu débuter entre septembre pour une mise en production opérationnelle moins de deux mois plus tard, pour une satisfaction globalement au rendez-vous.

"Nous n'avons pas eu besoin de faire appel à des compétences informatiques pointues car la solution est conçue pour les opérationnels sans connaissance spécifique en programmation, le référentiel de compétences étant alimenté par de simples fichiers CSV", explique le responsable Ressources Humaines Opérationnel chez Bata France.

Aujourd'hui, 220 personnes sont amenées à utiliser la solution, soit une population de cadres (160 responsables de magasins) et une soixantaine d'autres personnes au siège. Bien que l'accès à la solution se fasse par le biais d'une connexion Internet, via le plus souvent un ordinateur personnel, Bata n'a cependant pas souhaité étendre l'usage de sa solution aux employés sur les surfaces de ventes.

Si les qualités induites par la dématérialisation des entretiens individuels de formation ont été nombreuses (gains de temps sur la réalisation des campagnes, reporting et indicateurs d'activité en temps réel, workflow de fin de campagnes...) ayant permis notamment d'économiser une semaine de temps de travail au responsable RH opérationnel de Bata, un point noir subsiste malgré tout. 

"Si la solution de Talentosft fonctionne parfaitement en connexion filaire, des problèmes subsistent en mode Wi-Fi ou 3G qui obligent de recommencer la saisie des éléments qui ne sont pas automatiquement poussés dans l'entretien comme l'état-civil, le bilan de compétences de l'année précédente et les objectifs à venir", pondère Julien Lebédel.


Le projet en bref
Source : Bata France Distribution
Organisme Bata France Distribution
Solution retenue TalentSoft (TS my talentsoft, TS evaluation et Profil évaluateur)
Début du projet Janvier 2010
Mise en service Novembre 2010
Coût15 500 euros (accès aux modules, formation et accompagnement) et abonnement annuel de 13 000 euros

SaaS / Applications métiers