Comment la gouvernance des données alimente les succès commerciaux

Aujourd'hui, la plupart des organisations ne se dotent pas d'une gouvernance des données efficace. Pourquoi ?

Le Data Governance Institute (DGI) définit la gouvernance des données comme "un ensemble de droits de décision et de responsabilités relatifs à la gestion de  l'information, mis en œuvre selon des modèles approuvés qui définissent  comment chacun peut agir avec quelles informations, et quand, dans quelles circonstances, en utilisant quelles méthodes."

En d'autres termes, il s'agit d'un cadre qui détermine comment les données peuvent être utilisées au sein d'une organisation. Pourtant, la plupart des organisations ne se dotent pas  d’une gouvernance des données efficace. Pourquoi ? Tout d'abord, la plupart des gens  n'aiment pas être dirigés : ils préfèrent la liberté. Cependant, en matière de données, la  liberté totale peut conduire au désastre, car cela expose les organisations à des problèmes de sécurité.

Pour éviter de tels écueils et se donner toutes les chances de réussite, les entreprises doivent trouver la juste mesure entre d'un côté, les directives et le contrôle, et de l'autre, l'accès et l'autonomisation.

Par ou commencer pour garantir la gouvernance des données ?

Il n'y a pas de réponse unique. Mais le consensus parmi les experts en gestion des données des entreprises de premier plan avec lesquels j'ai discuté est que la première étape devrait inclure l'une des actions suivantes :

• Assurer la qualité des données : sans cela, la confiance fait défaut, ce qui rend impossible la prise de décisions stratégique  en toute sérénité.
• Établir des définitions et des conventions de dénomination : l'établissement de normes garantit une  uniformité et une précision,  ce qui offre  un suivi  et une cohérence. Cela facilite également la "recherche de données".
• Se comporter comme un gérant de magasin : empêcher les gens d’entrer n’apporte rien. Soyez un bon commerçant, qui aide ses clients mais garde le contrôle de la marchandise.  
• Comprendre les besoins des personnes : demandez-vous "qu’est ce que les gens cherchent à faire ? Et comment puis-je répondre au mieux à leurs  besoins ?" Ensuite, avancez à partir de là.

En bref, lancez-vous dans cette démarche avec l'idée de créer une culture où les gens peuvent explorer et innover de manière responsable.

Comment puis-je impliquer tout le monde ?

Une fois que vous avez franchi la première étape, il est temps de créer une dynamique. N'ayez pas peur d'utiliser l'architecture existante ; la gouvernance ne nécessite pas de partir de zéro et d'engager des dépenses que l'organisation pourrait ne pas consentir.

Pensez à des concours et à des incitations ; il n'y a pas de mal à récompenser les personnes qui s'assurent que les données sont renseignées correctement et de manière cohérente.

Enfin, assurez-vous que la gouvernance fait partie des objectifs de chaque collaborateur tout au long de l'année. Si, à la fin, un de vos collaborateurs peut dire : "J'ai nettoyé 78 ensembles de données qui n'étaient plus utilisés, et j'ai tout renommé pour qu'ils correspondent aux règles de dénomination", alors votre objectif sera atteint.

D'autres conseils et astuces en matière de gouvernance ?

Certainement. Selon les conversations que j'ai eues au fil des ans avec des spécialistes de la gouvernance des données, il est utile d'automatiser autant que possible. "Plus vous pouvez automatiser", m'a dit un analyste, "plus vous pouvez travailler sur des sujets avancés, ce qui vous permet d'être plus efficaces dans ce que vous entreprenez."

Par ailleurs, ne reliez jamais vos jeux de données sources à vos flux de production de données. Mettez une couche de protection entre vos sources et vos flux. "C'est là se concentre  toute la validité de votre travail", a déclaré un autre expert.

Troisièmement, comprenez que parfois tout repose sur des interactions humaines. Créez un conseil de gouvernance et organisez des réunions, ou au minimum mettez en place un canal de communication où les gens peuvent poser des questions. Cela renforce le facteur de confiance.

Une autre recommandation : tirez parti des fonctions de certification que proposent les plateformes BI modernes. Une fois que vous avez un groupe de personnes certifiées pour  accéder à tous les jeux  de données sous gouvernance, vous pouvez commencer à supprimer les anciennes versions de ces données.

"J'ai constaté que l'ajout d'un petit filigrane ou d’un sceau aux  rapports certifiés crée une toute nouvelle culture dans l'organisation", explique un gourou de la gouvernance des données chez  un grand fabricant de technologies de simulation. "Une culture de gouvernance."

Il peut être fastidieux de suivre au fil de l’eau les événements liés à la gouvernance. Pour vous aider, de nombreuses plateformes BI modernes fournissent des jeux de données à  utiliser pour mesurer la gouvernance des données. Les rapports de gouvernance classiques comprennent l'engagement avec la plateforme, le nombre de nouveaux tableaux de bord créés et le taux d'échec du rafraîchissement des flux de données.

Enfin, acceptez de n'en avoir jamais fini avec la gouvernance des données : elle doit pouvoir évoluer en fonction des besoins de vos collaborateurs et de vos nouveaux usages métiers.