Dix conseils pour rendre votre conférence virtuelle inoubliable
Comment rendre une conférence virtuelle inoubliable tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des organisateurs et des participants ?
Avant le confinement, nous étions depuis longtemps engagés dans les événements virtuels, principalement comme moyen de promouvoir des produits ou d’étendre l’accès à ceux qui ne pouvaient y assister en personne. Ils se présentaient sous forme de webinaires, ou plus récemment sous forme d’événements "globaux" où les équipes dirigeantes et projets partagent des informations avec les employés.
De nombreux dirigeants participent désormais à des conférences virtuelles et parfois même les organisent. D’ailleurs, les participants sont souvent agréablement surpris de la qualité audio et vidéo, du niveau de participation, et de la facilité avec laquelle il est possible de partager du contenu pendant et après l'événement. Mais les événements virtuels nécessitent une planification, des compétences et des bonnes pratiques pour qu’ils se déroulent sans écueil, soient professionnels et garantissent la sécurité et la confidentialité des organisateurs et des participants. Voici mes dix principaux conseils en la matière :
Planifier des événements virtuels avec une rigueur identique à ceux en présentiel
Cela signifie qu’il faut notamment choisir un thème et un ordre du jour captivants et pertinents pour attirer les participants et les sponsors, soigner la communication avec toutes les parties prenantes et préparer les intervenants à l'avance. Les événements virtuels étant parfaitement adaptés à la création de communautés et au partage de contenu impliquent de faire un suivi à postériori en fournissant par exemple les liens internet vers les présentations, les enregistrements et les profils LinkedIn des intervenants.
Utiliser les réseaux sociaux
Les événements virtuels se prêtent très bien à une amplification par les réseaux sociaux. Pour les événements publics, ne pas hésiter à créer et partager un hashtag (#) unique afin de générer de l’intérêt avant, pendant et après l'événement. Ne pas oublier non plus de fournir les pseudos Twitter et les profils LinkedIn de tous les intervenants dans les communications, sur le site web de l'événement et sur les présentations afin que les participants se connectent et relaient facilement contenus et citations.
Définir un code d’accès organisateur et un code unique pour chaque participant
Ne pas publier de mot de passe où que ce soit dans le domaine public, y compris sur les réseaux sociaux! Ce dispositif de protection est crucial pour garantir que seules les personnes inscrites puissent assister à l’événement. Un système doté d’une telle capacité garantit la sûreté et la sécurité de tous les participants.
Fournir des instructions détaillées aux intervenants basés chez eux
Cela comprend des conseils pour que la vidéo présente les intervenants sous leur meilleur jour, des consignes sur ce qu'il faut montrer (et ne pas montrer !) en arrière-plan, un rappel pour s’assurer que les membres de la famille ne fassent irruption et minimiser le bruit de fond (mobiles en mode silence), les paramètres et l'équipement audio-visuel à tester (les ordinateurs portables ou PC des orateurs doivent idéalement être connectés par câble réseau plutôt qu’en Wi-Fi). Il est également très important de disposer d’un bon éclairage en évitant par exemple qu’une une fenêtre ensoleillée derrière un intervenant ne puisse assombrir l’image.
Désigner plusieurs modérateurs
Ne jamais demander à un intervenant d’être aussi un modérateur. Sa présentation occupe son écran et masque par conséquent l’interface de contrôle du modérateur. Deux modérateurs sont nécessaires aux événements de plus de 100 personnes pour suivre tout ce qui se passe : surveiller qui participe à l'événement, ouvrir et fermer les micros des présentateurs, adapter l’affichage vidéo au bon moment, encourager les participants à poser des questions et gérer les réponses.
Organiser une "répétition générale" avant l'événement
Cette étape est une garantie du bon déroulement de la journée. Les intervenants apprécieront de retravailler les éventuelles faiblesses de leur présentation, tandis que les modérateurs se familiariseront avec tous les outils de contrôle à leur disposition dans le système de vidéoconférence et informatique pour une vérification du son sur le réseau et sur les appareils utilisés.
La fonction "sourdine à l’arrivée" est votre alliée
Cette fonction permet que le micro des présentateurs soient désactivés à leur connexion, ce qui permet aux modérateurs de contrôler à quel moment activer leur audio. La plupart des personnes qui ont participé à des vidéoconférences dirigées par des débutants auront été témoins du désordre qui s'ensuit, lorsque la fonction "sourdine à l’arrivée" n'est pas activée : plusieurs participants deviennent successivement le présentateur, souvent en raison de bruits de fond en provenance de chez eux. Lorsque les participants sont mis en sourdine, le présentateur reste dans la fenêtre de visualisation principale. Les participants peuvent "lever la main" ou envoyer un message via le chat au modérateur, qui peut temporairement transférer le contrôle au présentateur ou simplement lire et répondre aux questions.
Stimuler un fort engagement
Lorsqu'on organise un événement, il n'y a rien de plus ennuyeux qu’un manque de participation. Rappeler au préalable aux participants qui sont les intervenants et quels sujets vont être traités et les inciter à poser des questions permet d’y remédier. S’assurer que l’organisateur suggère aux participants moins à l’aise devant la caméra de poser leurs questions via la fenêtre de chat. Et pourquoi pas inviter à poser des questions sur Twitter en utilisant le hashtag de l'événement.
Etre attentif aux détails
Ne négliger aucun détail qui pourrait gâcher le site web fort bien conçu ou le programme intéressant et créatif d’un événement. Créer une liste pour vérifier tout ce qui doit être fait avant l'événement, y compris l'envoi aux inscrits d'au moins deux rappels avec les instructions de participation, avant l'événement et le jour même. Ces rappels doivent également informer les participants de l’enregistrement éventuel de l'événement. Les organisateurs et les modérateurs doivent se connecter à l'événement 30 minutes avant le début de celui-ci pour revoir le plan des interventions, tester et résoudre tout problème technique et répondre aux questions de dernière minute.
Remercier tout particulièrement les sponsors
Ceci est particulièrement vrai si les sponsors ont maintenu leur engagement, lors du passage d'un événement physique à un événement virtuel. S’assurer que leurs logos sont bien visibles et que l'organisateur les remercie pendant et à la fin de l'événement.
La saison des conférences approche à grands pas ! Seul le temps nous dira si, une fois que la vie aura retrouvé un semblant de "normalité", les entreprises technologiques décideront de revenir à l'organisation d'événements en personne prestigieux. En attendant, il n'y a pas de mal à devenir un expert en événement virtuel. Mais ne vous méprenez pas, j'attends avec impatience le jour où nous pourrons nous rencontrer à nouveau en personne, nous serrer la main, sympathiser et finaliser des affaires. Je reste aussi convaincu que les événements en personne auront toujours une place importante dans notre société.